個人ファイルの整理術

個人的なファイルは、簡単に、すぐに整理できなくなります。 整理されていないファイルが増えれば増えるほど、将来、再びファイルを探すのが難しくなります。 個人ファイルを見つけやすく、しまいやすくするために、時間をかけてきちんと整理しましょう。 どのようなシステムを使うかはあなた次第だ。 しかし、個人的なファイル整理の基本的な方法はいくつかあります。

パート1

基本的な整理方法を使う

1. シンプルにする。 ファイリング・システムを構築するポイントは、自分自身で物事を簡単にすることです。 システムを過度に複雑にしたり、混乱させたりすることは避けたいものです。 システムをできるだけシンプルにしておけば、どんな書類でも簡単にファイリングしたり、取り出したりすることができます。

   • 必要なものだけをファイリングしましょう。 たくさん保存しすぎると、システムが不便で使いにくくなります。
   • 不必要に複雑なファイルシステムは避けましょう。
   • もう必要ないと確信したファイルは捨てましょう。
2. システムには適度な深さを持たせましょう。 ファイルを分類するために、たくさんのカテゴリーやサブカテゴリーを作りたくなるかもしれません。 しかし、大まかなレベルのカテゴリーだけを作り、絶対に必要な数だけ使用するのが良いでしょう。 カテゴリーを作りすぎると、不便で非効率的なファイリングシステムになってしまいます。 システムをスムーズに機能させるために、適切な量の整理の深さを作るようにしましょう。

   • システムのサブカテゴリーを細かく作りすぎないようにしましょう。 例えば、「領収書、食品、パン」などは、あまりに詳細すぎて役に立ちません。
   • 単純に月ごとや週ごとの領収書のカテゴリーを設ける方が、ファイリング・システムとしては適切かもしれません。
   • 顧客用のセクションを設け、アルファベット順に並べるのも効果的な深さの例です。
3. ファイルを見つけやすくする ファイリング・システムは、どこに何が保管されているかが一目でわかるような視覚的な手がかりがあると、大きなメリットがあります。 ファイルシステムのセクションをわかりやすくすることで、すぐにアイテムを見つけたり、ファイリングしたりすることができます。 ファイルを目立たせるために、以下のヒントを覚えておきましょう：

   • 特定のカテゴリーやセクションを示すために、色のついたフォルダーを使いましょう。
   • 色とカテゴリーをリストにしておくと便利です。
   • ラベルメーカーを使って、ファイルにはっきりとラベルを貼る。
   • フォルダーのカットを管理しましょう。 カテゴリーやセクションごとに、フォルダーのカットを1つだけにしてみましょう。
4. 必要なファイルコンテナの種類を考えましょう。 ファイルを整理する前に、ファイルを入れるものが必要です。 どのタイプのファイルコンテナを使うかは、保存するファイルの量、重要度、書類のサイズ、アクセスする頻度によって決まります。これらのヒントを参考に、どのファイルコンテナが適しているか考えてみてください：

   • 非常に重要な書類を保管する必要がある場合は、耐火保管容器の購入を検討してください。
   • 容器にUnderwriters' Laboratoryのシールが貼ってあれば、華氏1700度の火災で約1時間ファイルを保護できることがわかります。
   • 通常のファイルであれば、基本的なファイリング・キャビネットを購入するとよいでしょう。機密ファイルや機密性の高いファイルについては、より安全なファイリング・キャビネットや金庫の購入を検討しましょう。
   • ファイリング・コンテナには、すべてのファイルを収納できる十分なスペースがあることを確認してください。
   • サイズの異なる書類がある場合は、収納容器に収まるかどうか確認してください。例えば、リーガルサイズの書類は、収納寸法だけでなく、必要なフォルダーのサイズにも影響する場合があります。

パート2

書類の整理

1. 書類をすべて集めます。 書類の整理を始める前に、すべての書類が目の前にあることを確認しましょう。 ファイルの整理や配置は、まだ気にしないでください。 とりあえず、保管が必要と思われる書類をすべて集め、分類する準備をしましょう。

   • すでに分類した古い書類を取り出す。 これから作る新しいシステムに合うように、並べ替えた方がいいかもしれません。
   • 最近の文書をすべて集め、分類の準備ができたことを確認する。
2. ファイルをアクティブ項目とアーカイブ項目に分類する。 ファイルを整理するときは、作業する必要のあるアクティブファイルと、保管する必要のあるアーカイブファイルの2つに分類すると便利です。 こうすることで、頻繁に使うファイルにはアクセスしやすくなり、すぐにアクセスする必要のないファイルはすっきりと片付けることができます。

   • アクティブ・ファイルとは、今でも頻繁にアクセスしたり、参照したりする必要のある書類です。
   • アーカイブファイルとは、近い将来は必要ないが、まだ保存しておく必要がある書類です。
3. システムに適したカテゴリーを作成し、ラベルを付ける。 ファイルを一カ所にまとめたら、ざっと棚卸しをしてみましょう。 ファイルを見直している間に、それらが当てはまりそうな大まかなカテゴリーをメモしておきましょう。 これらのカテゴリーを書き出して、ファイルに使う基本的な整理システムを作りましょう。 一般的なカテゴリーをいくつか見て、どのカテゴリーを使ったらよいかを考えてみましょう：

   • 出生証明書、死亡証明書、結婚文書などのサブカテゴリーを持つ法的記録。
   • 過去の財務概要、クレジットカード情報、信用報告書、年次財務概要をカバーする財務書類。
   • 財産記録。
   • 卒業証書、雇用記録、健康記録、保険証書などの個人文書。
4. 長期保管の書類はファイリングして片付けておく。 アーカイブファイルとしてラベルを貼った書類は、長期保管用コンテナに入れる。 これらのファイルは頻繁にアクセスするものではないので、後で取り出せるよう、ファイリングシステムの適切なカテゴリーに入れるようにしましょう。 アーカイブ・ファイルは、ファイリングされ整理された書類の大半を占めるでしょう。

   • 長期保管は、さらに「永久ファイル」と「死蔵ファイル」の2つに分けることができます。
   • 永続的なファイルには、教育文書や雇用文書など、まだアクセスする必要のある重要な書類が含まれます。
   • 「デッド」ファイルとは、二度とアクセスする必要のない書類のことです。古い納税記録はこのカテゴリーに入るかもしれない。ただし、納税申告書は7年間保存する必要があることを覚えておこう。
5. 現在使用している文書は、アクティブ文書のセクションに入れましょう。 頻繁に使う書類や、まだ見直す必要のある書類は、アクティブ・ドキュメント・セクションに入れる必要があります。 ファイリング・システムにこのセクションを設けることで、まだアーカイブの準備が整っていない書類にもすぐにアクセスできるようになります。 以下は、最も一般的なアクティブ文書の4つのカテゴリーです：

   • まだ注意が必要な文書
   • まだ読んだり見直したりする必要のある文書。
   • まだ支払う必要のある請求書
   • 長期保管に移行する準備ができている文書。

パート3

電子ファイルの整理

1. 大まかな分類から始めて、より具体的に。物理的なファイルと同じように、まずは大まかな分類から始めましょう。例えば、あなたが個人請負業者であれば、雇用主ごとにファイルを整理するとよいでしょう。つまり、雇用主ごとに1つのフォルダを作るのです。そして、大まかなカテゴリーごとにファイルを分割します。つまり、雇用主のフォルダは、その雇用主との各プロジェクトに関する情報を含む別のフォルダにさらに分割することができます。

   • それぞれの大まかなカテゴリー内では、一貫性を保つようにしましょう。そうすることで、ファイルを見つけやすくなります。例えば、プロジェクトごとのサブフォルダには、"プロジェクト文書"、"請求書"、"連絡事項 "といったファイルを入れることができます。
   • また、年ごとにフォルダを整理することもできます。
2. まだ電子化していないファイルは、スキャンするかダウンロードする。すべてのファイルを電子的に一箇所に保存しておくことは有益である。時間はかかりますが、できるだけ多くの現物書類をスキャンして、電子的に保存し、バックアップできるようにしましょう。また、万が一ホスティング・ウェブサイトにアクセスできなくなった場合に備えて、他の場所にオンラインで保存されているファイルは必ずダウンロードしておきましょう。これらのファイルは、他のファイルと同じように整理してください。
3. ファイルには具体的な名前をつけましょう。ファイル名はわかりやすく、一意でなければなりません。つまり、ファイル名を見て、その中に何が含まれているかがすぐにわかるようにするのです。日付、ファイルを含むフォルダの記号、個々の記述子を含めてみてください。例えば、顧客であるX社のために2016年6月に作成された請求書ファイルは、"0616_XCorp_Invoice_2 "と呼ばれるかもしれません。これにより、時間をかけてファイルを開かなくても、ファイルの内容を正確に把握することができます。

   • どのようなシステムを使ってファイル名を付けるにせよ、一貫性を持たせるようにしましょう。一度決めたシステムにはこだわりましょう。後ですべてのファイルの名前を変更するのは大変です。
4. ファイルを定期的にバックアップする。電子ファイル保管の最大の危険性は、コンピュータのクラッシュによって情報が失われる可能性があることです。オンライン・バックアップ・サービス、CD、外付けハードディスク・ドライブなどに定期的にファイルをバックアップし、これに備えましょう。外付けドライブやCDをお持ちの場合は、火災や自然災害による全損を避けるため、本宅から離れた安全な場所に保管することをお勧めします。

パート4

ファイリング・システムの維持

1. システムを維持しましょう。 ファイリング・システムを構築した後は、意図したとおりに使い続けたいものです。 後手に回ったり、ファイリングすべき項目を無視したり、不適切にファイリングしたりすると、せっかくの苦労が水の泡になりかねません。 ファイリング・システムを使い続けるために、きちんと管理しましょう。

   • 時折、所在不明になっているファイルを探すことで、システムの秩序を保つことができます。
   • 有効な文書をアーカイブ文書保管庫にファイリングすることを怠らないようにしましょう。
2. 古いファイルを取り除く。 長期保存が必要なファイルもあります。 しかし、ファイリングシステムのサイズは有限であり、不要になったファイルを定期的に削除する必要があります。 ファイル・システムの定期的な除草は、システムを整然と保ち、適切に機能させるのに役立ちます。

   • 古い財務書類の多くは、何年も保管する必要がある。
   • 古い予算、財務諸表、年次方針などは、1年間だけ保存する必要があるかもしれない。
   • 古いファイルを削除することで、新たな書類を保管するスペースが生まれる。
   • 不要なファイルを処分することで、必要な書類を見つけやすくなる。
   • 電子ファイルも同様です。以前のプロジェクトで作成した文書で、重複しているもの、古くなったもの、不要なものはすべて削除する。
3. 古い電子ファイルをアーカイブする。まだ関連性のある古いファイルや、いつか参照する可能性のあるファイルは、アーカイブしておくとよい。これは、標準的なファイリングシステムから離れた場所に保管することを意味しますが、整理してアクセスしやすくしておきましょう。アーカイブされたファイル用に、さらに大まかなカテゴリーを設定することも検討しましょう。未使用のファイルは、サブフォルダーのフォーマットをそのままに、このフォルダーに移動します。アーカイブされたファイルをファイル画面の邪魔にならないようにしたい場合は、ファイル名の前に "z "をつけて、アルファベットのファイル順の一番下になるようにしてみてください。例えば、"z_archive "などと呼ぶことができます。
4. ファイリング・システムを合理化する。 ファイルを整理整頓し、その状態を維持することは、個人的な整理整頓に役立ちます。 しかし、ファイリングシステムには常に改善の余地があります。 ファイリング・システムに取り組みながら、より効果的にするための改善点に目を向けましょう。

   • 使っていないようなカテゴリーを取り除くのもよいでしょう。
   • 使いすぎているようなカテゴリーは、もっと小さなカテゴリーに分ける必要があるかもしれません。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Organize Your Personal Files 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。