整理整頓の方法

たいていの人は整理整頓が苦手だ。本当の意味での整理整頓には時間がかかるが、コツをつかめば生活はずっと楽になる。本当の意味で整理整頓をするためには、自分のスペースを整理し、時間を整理して、すべての予定や約束を記録しておく必要がある。また、整理整頓された状態で仕事をすることで、より効率的に、より多くのことを短時間で終わらせることができる。整理整頓をすることで、ストレスや不安を軽減し、日々の活動をコントロールできていると感じることができる。

方法1

時間を整理する

1. カレンダーに重要な日付を書き込む。カレンダーを用意し、キッチンやベッドサイド、ホームオフィスなど、毎日見られる場所に飾りましょう。スマートフォンのカレンダーアプリを使ってもよい。カレンダーには、締切日、予定、会議など、重要な日付をすべて記入しましょう。カレンダーは定期的に更新し、時間の整理に役立てましょう。

   • 朝一番や夜寝る前など、毎日カレンダーをチェックする習慣をつけましょう。
   • カレンダーの項目を優先順位別に色分けする。例えば、重要な日付は赤、それほど重要でない日付は黄色で強調する。
   • スマホのカレンダーアプリを使っている場合は、数日前や数時間前にリマインダーを設定すれば、重要な日を忘れることはありません。また、24me、Quip、Wanderlustのような携帯電話の他の整理アプリを使うこともできます。
2. .日めくり手帳も、時間を整理するのに最適な方法です。1週間を1日ごとに区切り、それぞれの日に予定やミーティングを入れることができます。一日のうちにたくさんの約束がある場合は特に便利です。日めくり手帳に時間ごとの予定をすべて書き込む。一日の始まりに手帳をチェックすることで、予定がわかり、整理整頓ができます。

   • 例えば、午前中はミーティング、午後はクライアントとの電話、夕方は締め切りといった具合だ。
3. ToDoリストをつける。整理整頓するために、ToDoリストを作りましょう。短期的にやらなければならないことのリストと、長期的にやらなければならないことのリストがあってもよい。ToDoリストはホワイトボードに書き、キッチンや寝室など目につくところに置いておく。項目をこなしたら消していくことで、生産的な気分になり、リストの項目をもっとこなそうという意欲が湧いてきます。

   • ToDoリストをパソコンで管理したい場合は、スプレッドシートを作ってToDoリストとして使う。スプレッドシートをデスクトップに置いておけば、それを見ながら完了した項目を消していくことができる。
   • 例えば、明日の課題を終わらせる、部屋を掃除する、今週の備品を注文するなど、短期的なToDoリストを作成する。そして、1ヶ月後の大学入学願書、アラビア語の勉強、旅行の計画など、長期的なToDoリストを作っておくとよい。
4. 整理整頓ができたら、自分にご褒美をあげましょう。モチベーションを高めるために、ご褒美システムを使いましょう。ToDoリストの項目をチェックしたら、焼き菓子やお気に入りのレストランでランチをごちそうする。あるいは、カレンダーや手帳の項目を早く終わらせたら、5分間の休憩を与えて散歩に出かけるのもいい。

   • また、好きなテレビゲームをしたり、好きな番組を見たりするなど、楽しい活動やリラックスできる活動で自分にご褒美をあげることもできます。こうしたご褒美を自分に与えるのは、その日に必要なタスクを完了したときだけにしましょう。

方法2

組織的に仕事をする

1. 毎日のスケジュールを立てる。整理整頓された状態で仕事をするために、1日の仕事のスケジュールを立てましょう。各タスクを重要度別にリストアップし、完了したらチェックを入れる。最も重要な仕事を最初にし、次に重要でない仕事をする。こうすることで、仕事中であろうと学校であろうと、日常的に整理整頓されていると感じることができます。

   • 例えば、課題の完了や子どもの昼食の準備などのタスクを最初にリストアップすることができます。その後、メールを読んだり、ニュースを見たりする時間を確保し、午後や夕方には他の仕事をする。
2. 一日の仕事の中で休憩時間を設ける。必要な仕事をすべて終わらせることは重要ですが、短い休憩時間を確保することも必要です。いくつかの仕事が終わるごとに5分程度の休憩を入れ、足を伸ばしたり、少し歩いたり、軽い運動をしたりすることができる。コーヒーや軽食をとるために休憩時間を使うのもよい。

   • 休憩時間を設けることで、特にその日にこなさなければならない仕事がたくさんある場合は、疲れすぎたり、働きすぎたりすることがなくなります。本当に忙しい場合は、1日のうちに少なくとも1回は休憩を入れるようにし、何時間も働き続けることがないようにしましょう。
3. .整理整頓された働き方をするもう一つの方法は、一度に複数の仕事を切り替えるマルチタスクです。マルチタスクを使えば、短時間で複数の仕事をこなすことができる。また、やるべきことを一度に終わらせれば、圧倒されたりストレスを感じたりすることが減るので、より整理整頓しやすくなる。

   • 例えば、お茶を入れるためにやかんをかけ、お湯を沸かしている間にタオルをたたんだり、メールを送ったり、洗濯機に負荷をかけたりすることができる。あるいは、職場のコンピューターにダウンロードをセットしておき、ダウンロードが終わるのを待つ間に、オフィスで事務作業や他の仕事をすることもできる。
   • ただ、マルチタスクをすると、一度にひとつのことに集中する能力が低下するという研究結果もあることを覚えておいてほしい。
4. 必要であれば、他の人に仕事を任せる。やらなければならないことがたくさんある場合は、できる限り他の人に仕事を任せるようにしましょう。オフィスで働く人に仕事を任せてもいいし、家庭で家族に仕事を任せてもいい。仕事を任せることで、1日をより効率的に進めることができ、整理整頓もしやすくなります。

   • 例えば、家の中の家事を子供や家族に任せることで、自分だけが家の掃除や手入れをする必要がなくなります。あるいは、時間が空いている同僚に仕事を任せることで、その日の仕事をすべて終わらせることができる。

方法3

スペースを整理する

1. 自分のスペースを整理する。空間を整理整頓するには、まず寝室から始めましょう。寝室の各アイテムを調べ、もう使わない、または必要ないアイテムを処分できるかどうかを判断しましょう。寝室の散らかりを減らし、整理整頓されていると感じられるように掃除し、寝室で使うアイテムだけを残しましょう。

   • 例えば、寝室の本棚に本がぎっしり詰まっているかもしれません。本を調べて、もう読まない本や必要ない本は箱に入れましょう。正直なところ、もう読むことはないだろうと思う本は処分するようにしましょう。箱の中の本はチャリティーに寄付して、部屋から出してしまいましょう。
2. 整理整頓を心がけましょう。自宅に仕事場がある場合は、その場所を整理整頓しましょう。机の上にある書類や請求書をすべて調べましょう。フォルダや書類棚に入れる。ハードコピーとして保管する必要のない書類は処分する。事務用品は引き出しやキャビネットに入れる。ペンや鉛筆はペン立てに入れる。

   • また、よく使うものはワークスペースの近くに置き、手の届くところに置く。例えば、オフィスでホッチキスをよく使うなら、机の一番上の引き出しに入れておけば、手の届くところにあり、いつでもどこにあるかわかります。
   • オフィス内の電気コードは、ジップタイでコードを巻いて整理しましょう。こうすることで、コードが絡まったり散らかったりするのを防げます。
3. キッチンを整理するキッチンは、家の中で最もよく使う場所のひとつでしょう。各アイテムに目を通し、もう使わないものは寄付することで、整理整頓を心がけましょう。壊れたキッチンツールや古い調理器具を捨てる。これらのアイテムを一掃してから、残しているアイテムをどのように整理するかを見極めましょう。

   • 引き出しや戸棚に、関連性のあるものをまとめて入れる。例えば、コーヒーマグカップはすべて一緒に、調理器具はすべて一緒に収納する。
   • キッチンカウンターにはできるだけ物を置かず、大きなまな板ややかんなど、よく使うものだけを出しましょう。
   • アイテムによっては、ただまとめるだけでなく、レイアウトや順番が必要なものもあります。スパイスのようなよく使うユニークなアイテムは、カウンターのスパイスラックに置くなど、手近で手に取りやすい場所に置いておく。
   • 食品のような腐りやすいものは、先入れ先出しで消費する。缶詰などの腐りやすいものは、戸棚やパントリーに古いものから積み上げる。
4. 整理整頓を心がけましょう。散らかりがちなもう一つの場所はクローゼットで、特に衣類が多い場合は要注意です。クローゼットの中を整理し、もう着ないものは処分しましょう。多くの場合、1年間着ていないアイテムは処分できます。ジーンズは1つの棚に、ジャケットはクローゼットの同じ場所に、というように、衣類をグループ分けする。

   • クローゼットの中の手の届くところにあるアイテムをローテーションさせれば、さまざまなアイテムを着ることができ、それぞれのアイテムを最大限に活用することができます。
   • 靴は、できればシューズラックか、ラベルを貼った箱にまとめて収納する。こうすることで、1足ずつ確認でき、クローゼットの中に何があるか正確に把握できます。
   • クローゼットの整理整頓が難しい場合は、クローゼットオーガナイザーを用意して、アイテムを分類しておきましょう。
5. 定期的に掃除する整理整頓を維持するために、寝室、ホームオフィス、デスク、キッチン、クローゼットを定期的に掃除しましょう。週に1日は掃除の日と決めて、これらの場所をよく掃除しましょう。そうすることで、家の各エリアにたまったごちゃごちゃを確実に減らすことができます。また、各エリアを整理整頓するシステムを維持しやすくなります。

   • また、1週間を通して定期的に掃除することで、各スペースを維持することができます。1日1回、家のホコリを軽く払いましょう。不要な書類や請求書などは、散らかすのではなく、すぐに捨てましょう。
   • 毎週掃除するのがよい。すぐに散らかってしまうようなら、掃除の頻度を増やしてもいい。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Be Organized 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。