スケジュールの立て方

日々のタスクに追われている人は、スケジュールを立てることで生産性、効率性、組織性を高めることができます。手帳、プランナー、アプリなどを使って時間を構成し、自分に合った方法を試してみましょう。合理的な期待値を設定し、責任と自由時間のバランスを取るようにしましょう。スケジュールを計画することを日課にし、リストからタスクが消えるたびに自分にご褒美をあげましょう。

サンプル・スケジュール

パート1

スケジュール管理

1. ルーチンワークにかかる時間を記録する。朝の支度、食事、洗濯、食料品の買い物、Eメールの返信、宿題、その他の日常的なタスクにかかる時間を記録する。ノートや表計算ソフト、メモ帳アプリなどに、これらの時間を1週間ほど記録する。

   • 1週間のルーチンを記録することで、特定のタスクにどれだけの時間を割くべきかを正確に見積もることができる。
   • さらに、より生産的になる方法が見つかるかもしれない。例えば、ビデオゲームに10時間費やしたのだから、もっと勉強に時間を割くべきだったかもしれない。
2. ノートや手帳、スケジュールアプリを使ってみる。初めてスケジュールを立てるときは、いろいろな書き方やデジタルの方法を試してみましょう。白紙の状態から始めたいなら、ノートやメモ帳アプリを使ってみよう。日付と時間枠のある既製のグリッドが欲しいなら、プランナーやカレンダーアプリを使おう。

   • 自分の好みに合った方法を選ぼう。紙を扱うのが嫌いなら、アプリを使おう。手書きの方が捗るという人は、鉛筆とパッドを使いましょう。
   • スケジュール帳を使っているうちに、自分の好き嫌いがわかってくるはずです。自分に合った方法が見つかったら、それを使い続けましょう。ノートでも、手帳でも、アプリでもいいので、すべてのタスクを1か所にまとめておきましょう。
3. 必要であれば、日付と曜日を書き込む。日付と曜日が自動で入っていない場合は、スケジュールのページの一番上に記入しましょう。1日分のページをまるまる使って、現在のタスクに集中したり、必要に応じてメモを書き留めたりできます。

   • 曜日を記入すると、月曜日と水曜日に音楽教室があるなど、特定の日に行われる活動を把握しやすくなります。
   • 白紙のノートを使っている場合は、左側のページを時系列にスケジュールし、右側のページに日々の優先順位やその他のメモを書き込むとよいでしょう。
4. 決まった時間のブロックを埋める授業や定例会議など、決まったタスクがスケジュールの骨組みになります。例えば、"8:30 a.m. - Intro to Psychology "や "4:00 p.m. - Yoga class "のように、決まった時間のブロックを埋めることから始めましょう。

   • 白紙のノートやスプレッドシートを使う場合は、ページの左側に30分間隔で時間枠を記入すると便利です。各30分間隔の間に2～3行空けて、タスクの下に箇条書きで書き留めるスペースを確保します。
   • プランナーやスケジュール管理アプリを使っているのであれば、すでにタイムスロットが用意されているでしょう。

パート2

時間の構造化

1. 別の紙にタスクのリストを作る。決まったタスクを記入するのは簡単ですが、それ以外の時間を構造化するのは厄介です。まず、達成しなければならないことをすべて白紙に書き出すか、携帯電話やパソコンの新規ドキュメントに書き出します。各タスクの横に数字かアルファベットを書いて、優先順位をつけます。

   • 例えば、最も重要なタスクの横に1（またはA）と書く。これが、スケジュール表に最初に書く仕事になります。優先順位の中間のタスクには2（またはB）、優先順位の低いものには3（またはC）を書きましょう。
   • スケジュールにタスクを書き込んだら、その横に優先レベルをマークしてもいいし、最優先事項の横にアスタリスクや感嘆符をつけるだけでもいい。
   • もしそうなら、1週間のタスクのリストを作ろう。1日の予定なら、1日のタスクを書き出す。
2. 最も重要なタスクは、あなたが最も注意深い時間帯に割り当てる。最も重要なタスクからスケジュールを埋めていく。各タスクにかかる時間を見積もり、最も注意力が高く、気が散らない時間帯に、最優先のタスクをスケジュールする。優先順位の高いタスクに注意を促すには、アスタリスクを引いたり、下線を引いたり、ハイライトを付けたりします。

   • 例えば、午前中が最も生産性が高いなら、優先順位の高いプロジェクトはランチタイムの前にスケジュールする。紙のファイリングやEメールの削除は、1日の後半に取っておく。
   • 合理的な期待値を設定するよう努めましょう。宿題やクライアントとの打ち合わせを30分で済ませようとせず、1時間くらいが現実的です。
   • 最も重要な項目を入力したら、洗濯や食料品の買い物など、小さなタスクを記入します。
3. 何をすべきかを正確に覚えておくために、詳細を記入しましょう。タスクを記入するときは、その記入の意味を忘れないように、具体的な情報を入れましょう。ただ速記しているだけだと、"Go to meeting "や "Do research "の意味を思い出せないかもしれません。

   • ミーティングに行く必要がある場合は、時間、場所、誰が出席するのかを記入する。また、会議のトピックを箇条書きにするとよいでしょう。
   • タスクごとにエッセイを書く必要はありません。必要なことだけを書き込むようにしましょう。
4. 各タスクの開始時間と終了時間を記載する。アプリでもメモ帳でも、タスクの開始時刻と終了時刻を決めておくと、1日を計画的に過ごすことができます。1日がどのように進み、特定の時間にどこにいるのかがよくわかるようになります。

   • 例えば、午前9時30分から午前10時30分までアウトラインを作成し、午前11時から午後12時15分まで授業に出席し、午後12時30分に昼食をとり、午後1時から午後1時45分までミーティングをするといった具合だ。
   • 合理的な期待値を設定することを忘れない。時間を記録したときのログを参照し、タスクにかかる時間を正確に見積もりましょう。
5. 楽しい時間、家族との時間、リラックスする時間を確保する。24時間、100％の生産性を発揮できるわけではないので、恋人と過ごしたり、ぶらぶらしたり、楽しんだりする時間を作りましょう。休みを取り忘れるタイプの人は、リラックスして楽しむためのリマインダーを入れることが特に重要です。

   • 例えば、「火曜日18:30-サムとフィルと夕食（5:45までに仕事を終わらせる！）」「土曜日12:00-ジョーイを公園に連れて行く」など。
   専門家のアドバイス

   認定プロフェッショナル・オーガナイザー

   カティ・バーンズは、認定プロフェッショナル・オーガナイザー（CPO）であり、オーガナイズド・アンド・エナジャイズド！というコンサルティング・ビジネスの創設者である。カティは17年以上のオーガナイズ経験を持ち、その仕事は『ベター・ホームズ・アンド・ガーデンズ』、『NBCニュース』、『グッド・モーニング・アメリカ』、『アントレプレナー』などで紹介されている。オハイオ大学でコミュニケーションの理学士号を取得。

   
   認定プロフェッショナル・オーガナイザー

   自分にノーと言う許可を与えましょう。手一杯で忙しすぎると感じているなら、誰かに何かをできないと伝えても100％大丈夫です！丁寧な態度で、「やりたいけれど、今は予定が合わない」と言いましょう。
6. 時間の25％は空けておきましょう。一日のうち、25％程度の時間を空けましょう。その代わり、中断や遅れに対応するための時間を確保しよう。タスクとタスクの間に少なくとも15分空けることは、計画に余裕を持たせる良い方法です。

   • 車で移動する場合は、万が一渋滞に巻き込まれたときのために、10分か15分程度余裕を持たせておくことを忘れずに。
   • 遅刻したり、注意散漫になったりしなくても、休憩をとったり、運動したり、余計な仕事をしたりするために、余裕のある時間を使うことができます。

パート3

スケジュールを守る

1. 毎日同じ時間にスケジュールを立てる。毎日同じ時間にスケジュールを立てれば、計画を立てることが日課になります。朝のコーヒーを飲むときにタスクリストを見直すにせよ、前の晩にやるにせよ、スケジュールを立てることを毎日の儀式にしましょう。

   • 日曜の夜に1週間の計画を立て、毎晩または毎朝、毎日のタスクリストを調整し、整理するとよいでしょう。
2. スケジュールは見えるところに置いておきましょう。ノートでも手帳でもアプリでも、スケジュールは常に手元に置いておきましょう。埃をかぶったままにしておくと、時間管理の目標が守られにくくなります。

   • アプリを使うなら、それをインストールして、使っているすべての電子デバイスでアカウントを同期させましょう。デスクトップやホーム画面のウィジェットを使って、電子機器のメインディスプレイにタスクをピン留めしてみましょう。
   • また、仕事場にホワイトボードやカレンダーを貼って、重要な日付や1週間の目標など、一目でわかる情報を表示しておくと便利です。
3. 完了したタスクに印をつけると、そのタスクを継続できる。シンプルに聞こえるかもしれないが、完了したタスクの横にチェックを入れることは、非常に満足感が得られる。完了したタスクに印をつけることで、進捗を実感でき、自分の責任を俯瞰しやすくなります。

   • すべてのタスクを完了できなくても慌てないでください。今日やり残したことがあれば、スケジュールを見直し、明日の優先課題にしましょう。
4. タスクを達成したら、自分にご褒美をあげましょう。楽しみがあれば、特に面倒な仕事や退屈な仕事もこなしやすくなります。例えば、プレゼンや会議、締め切りが一日中ある場合は、休憩時間やアイスクリームコーンなど、ちょっとしたご褒美を自分に与えましょう。

   • 個々の仕事をこなしたときの小さなご褒美だけでなく、生産的な一日を過ごした後には、自分への大きなご褒美をあげましょう。ゆっくりお風呂に入ったり、テレビゲームをしたり、映画を見たり、自分が一番好きなことをしましょう。
5. 生産性向上アプリを使って、気が散るのをブロックする。ついついネットサーフィンやソーシャルメディアを見てしまう人は、StayFocusedやFocusbarのようなアプリをダウンロードしよう。これらのアプリは、仕事用に指定した時間帯に、気が散るウェブサイトをブロックしてくれる。

   • 携帯電話を机の上ではなく、ポケットやバッグに入れておくのも有効だ。必要なときはそこにあるが、目につかないようにしておけば、気が散るのを防げる。
6. 燃え尽き症候群にならないよう、定期的に休暇を取る。休みのない過密スケジュールは負担が大きく、先延ばしになりがちです。さらに、自分を追い詰めると、良いパフォーマンスは発揮できません。仕事量を管理しやすくし、心身をリフレッシュさせるために休暇を確保しましょう。

   • 例えば、週末を使って家のことを片付けるのは素晴らしいことです。しかし、土曜日に芝刈り、洗濯、家の掃除をするのであれば、日曜日はほとんどリラックスして過ごしましょう。
   • 毎晩、寝る前に少なくとも1～2時間はくつろぐ時間を作るようにしましょう。その時間を使って、リラックスできる本を読んだり、お風呂に入ったり、心地よい音楽を聴いたりしましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Make a Schedule 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。