より正確に時間を見積もる方法

タスクに必要な時間をより正確に見積もるには、タスクの各部分を明確に特定する必要がある。より細かく、各部分のサブステップを特定する。タスクの各側面に必要な時間を追跡し、データを記録する。そのデータを使って見積もりを立てる。あるタスクに関するデータが多ければ多いほど、そのタスクの完了までの時間の見積もりの精度が高くなります。

方法1

強力な見積もりを立てる

1. 見積もりを作成するために、過去の一貫した時間を使う。以前やったことのあるタスクを完了させる場合、自分の経験をもとに、所要時間の大まかな見積もりを立てることができます。その作業に毎回同じ時間がかかるのであれば、おそらく前回と同じ時間で達成できるはずです。

   • 例えば、昼食にサンドイッチを作るとき、いつも8分かかるとしたら、今作るサンドイッチも8分かかると高い精度で見積もることができる。
2. 過去のさまざまな時間を使って見積もりを立てる。見積もりを作成しようとしている作業にかかる時間が、その作業をするたびに微妙に異なる場合、見積もりを作成するために、その作業を完了するのにかかった過去の時間を平均することができます。手持ちの道具が毎回違っていたのかもしれないし、初めてその作業をしたときは、自分が何をしているのかよくわかっていなかったのかもしれない。原因が何であれ、タスクに費やした時間を合計し、インスタンス数で割れば見積もりができる。

   • 例えば、タイヤ交換をしていて、過去に3回タイヤ交換をし、完了時間が30分、20分、10分だった場合、合計時間は60分です。これを3回で割ると、タイヤ交換にかかる時間は20分となります。
3. 他の人の経験を参考にして、必要な時間を見積もる。ある作業を完了するのにかかる時間を見積もるのに、自分の経験を活用することに加えて、他の人の経験を活用することもできます。例えば、携帯電話のバッテリーを新しいものに交換する予定がある場合、同じ携帯電話を持っている友人に、交換にかかった時間を聞くことができます。これらの見積もり時間を平均するか、時間の中央値を特定することで、合理的な見積もりを出すことができます。

   • 完了までの見積もり時間を知りたい作業を特定したら、知識のある人に、完了までにかかると思われる時間を尋ねてみましょう。
   • そのような見積もりを出せる知り合いがいない場合は、ウェブ上の情報源を参考にして、かかる時間の見当をつけましょう。完成させたい作業によっては、地元の図書館にある本で妥当な見積もりを見つけることができるかもしれません。例えば、家の修理、美術や工芸のプロジェクト、レシピなどには、そのタスクの指示を書いた人の経験に基づいて、完成までの推定時間が記載されていることがよくあります。
4. どちらの見積もりも参考にしてください。可能であれば、自分の過去の経験と他の人の経験の両方を利用して、タスクに必要な時間の最も正確な見積もりを出してください。そうすることで、できるだけ多くの背景データを活用することができ、その結果、与えられたタスクに必要な時間を最も正確に見積もることができる。

   • 又聞きと個人的な経験の両方に重きを置くことで、ある仕事を素早く、あるいは与えられた時間内に成し遂げる自分の能力を過大評価することを避けることができる（少なくとも、その確率を最小限に抑えることができる）。
5. 楽観的な見積もりを提示する。楽観的見積もりとは、タスクにかかると予想される最小限の時間のことです。これは、あなたが以前にあるタスクを達成したときの最短時間を基にしたものです。例えば、リビングルームを掃除するのに必要な時間の見積もりを作成しようとしている場合、リビングルームを掃除するのに必要な以前の時間が30分、24分、31分だった場合、楽観的な最小見積もりは約24分になります。

   • 最小値を見積もりとして引用するのは避けましょう。なぜなら、それはたった1つのデータポイントに基づいており、あまり正確ではないからです。
6. 悲観的な見積もりを提示する。最も悲観的な見積もりは、あなたがあるタスクの1つのインスタンスに費やした時間の最大量に基づいています。例えば、パンケーキを10分、20分、15分で焼いたことがある場合、悲観的な見積もりとして20分を選ぶでしょう。最小値同様、1つのデータポイントに基づいているため、あまり信頼できません。

   • 最大値を見積もりに使うと、非常に保守的な見積もりになります。
7. 中央値を見積もりとして提示する。中央値はデータセットの真ん中の数字です。例えば、ケーキを焼くのに20分、22分、23分かかるとすると、データセットの他の数値の真ん中の数値（この場合は22）が中央値です。

方法2

より大きなタスクを定義する

1. タスクを完了するために必要なステップを特定する。ほとんどのタスクにはいくつかの部分があります。タスクに必要な時間を正確に見積もる前に、タスクの各構成要素やステップを特定し、それを達成するのにかかる時間を計算する必要があります。

   • 例えば、ビジネスの場では、成果物の内容に合意する必要があります。そして、各成果物を完成させるまでの各ステップにかかる時間を知る必要があります。例えば、プレゼンテーション、報告書、プロトタイプ製品の作成が必要だとわかっている場合、3つの独立した見積もりを作成し、それらを足して最も正確な見積もりを出すことができます。
2. タスクを完了するために必要なステップを定義するときは、助けを求める。ビジネスやその他の組織では、上司からタスクやサブステップが割り当てられることがよくあります。このような場合、あなたはすでに達成すべきことを明確に把握しているはずなので、それぞれのステップに何が必要なのか、クライアントや上司に相談しましょう。
3. 活動の順序を決める。大規模なプロジェクトでは、多くのステップがあります。これらのステップをどのような順序で完了させてもよいかもしれませんし、論理的な方法で活動を順序付ける必要があるかもしれません。例えば、家を建てるのであれば、可能な順序に基づいて活動を順序付ける必要があります。基礎工事にかかる時間、骨組みの組み立てにかかる時間などを加える必要がある。

   • その他の場合、たとえば新製品の開発では、あなたやあなたのチームは、製品の複数の側面に同時に取り組むことができる。たとえば、あなたが製品の広告やマーケティングを開発する一方で、別のチームが関連業界のイベントで製品を紹介する計画を立てることもできる。この場合、完成までの見積もり時間は、単純に2つの見積もり時間のうち長い方になります。
4. チームに相談する。仕事によっては、完成までに他の人の意見や協力が必要なものもある。例えば、コミックを書く場合、誰かが脚本を書き、誰かが本を描き、誰かが本にインクを塗る必要がある。このような場合、タスクを完了するために必要な最も正確な見積もりを得るために、他の関係者から意見を聞く。そうしないと、各工程にかかる時間の見積もりの精度が低くなってしまいます。

   • パートタイムでタスクに取り組んでいる人がいる場合、役割を交代すると正確な見積もりが出せなくなる可能性があることを忘れないでください。
   • 最終的な時間の見積もりを作成するときは、チームの他の人に、タスクを完了するスケジュールが妥当かどうか意見を求めましょう。
   • チームの生産性が80％しかないと仮定する。病欠、事故、会議、その他の不測の事態に対応する時間を必ず考慮する。
5. 計画を守る。より正確な見積もりを出そうとしている仕事が計画に基づいて始まったと仮定して、完了するまで計画に沿って段階的に進めましょう。計画から外れると、見積もりの精度が下がります。

   • 時には、最初の計画を捨てて新しい計画に変更せざるを得ないこともある。このような場合は、最初の見積もりを再検討し、新しく修正された計画をどのように補うかを決定する。
6. 段階的実施を行う。段階的実施とは、長期間にわたってタスクを完了させることであり、タスクの個別のサブステップまたはさまざまな部分を直線的な方法で完了させる。タスクの各ステージが完了すると、タスクの次のステージに向かって前進できる。これは、同じシステムや製品を何度も何度も生産したり、設置したりするような場合に特に有効である。

   • たとえば、オフィスの10台のコンピュータすべてに新しいオペレーティングシステムをインストールするのがあなたのタスクだとする。インストールが終わるたびに、オフィス全体に新しいオペレーティングシステムが導入されるまでにかかる時間をより正確に見積もるための、別のデータポイントを手に入れることができます。
7. 与えられたタスクにどれだけの時間を費やしているかを追跡する。あるタスクに必要な時間をより正確に見積もるには、そのタスクを繰り返し練習し、実際にどれだけの時間を費やしているかを正確に追跡する必要があります。タスクに必要な時間を記録する最善の方法は、タスクをサブステップに分割し、各サブステップを正確に記録することである。継続的なデータ収集システムがあれば、タスク完了に必要な時間をより正確に見積もることができるようになる。

   • 将来また正確な見積もりが必要になると予想されるタスクについては、データを保管しておきましょう。
8. タイムトラッキングを効率化する方法を見つける。時間の見積もりを作成しようとしているタスクによっては、そのタスクを完了するのに必要な時間を追跡するアプリを使うことができる。時間を記録するためのアプリもあるが、単にスプレッドシートや紙とペンを使ってタスクの時間を記録するだけでも満足できるかもしれない。

   • 例えば、2マイル走ったり、自転車で2マイル走ったりするのにかかる時間を記録するのであれば、FitBitなどのフィットネストラッカーや、MobileTrackのようなアプリを使うことができる。仕事関連の時間記録アプリには、Eon、Slips、Clockwork、Punchなどがある。
   • もっと手作業が多いなら、ペンと紙を用意するのもいい。より正確な見積もりを得ようとする各タスクを1つの欄に書き、その横にタスクを完了するのにかかった時間を書く。
   • 例えば、毎日家を出るのにかかる時間をより正確に見積もろうとするなら、「服を着る-4分、歯を磨く-3分、朝食を食べる-10分」といったリストを書く。これを毎日繰り返し、1日の終わりにタスクの合計を平均する。

方法3

正しいデータを含める

1. 否定的な結果を認める。自分の経験（あるいは他人の経験）をもとにする場合、特定のタスクに過大な時間がかかったり、恥ずかしい時間がかかったりした場合を除外しないことが重要である。否定的な結果がいくつかあった場合（例えば、以前同じような、または同じような仕事を、現在の仕事を達成したい期間よりも長い期間かけて達成した場合）、それを見積もりプロセスに加味する。以前の結果に不満があるからといって、決してそれを割り引かないこと。そうすると、タスクに必要な時間を過小評価したり、過大評価したりする可能性がある。
2. 特別な条件に注意する。タスクに必要な時間を見積もる能力を損なう可能性のある緩和要因がある場合は、見積もりプロセスに含めてください。例えば、自分が先延ばしするタイプであるとわかっている場合や、見積もりを作成する新しいタスクの前に複数のタスクがある場合は、見積もりプロセスにそれらの要因を含める。そうすることで、与えられたタスクに対してより正確な最終見積もりを出すことができます。
3. 見積りの精度を評価するあるタスクの所要時間をより正確に見積もるには、見積りが完全に正確である必要はありません。例えば、"1週間で完了できる自信は75％です "と言うかもしれません。

   • もし望むのであれば、"I am 100% certain I could finish this in two weeks. "のように、より悲観的な見積もりを続けることもできる。
   • 自分の見積もりに対する自信の度合いを伝えることは、他人のためにタスク完了の見積もりを作成する場合には特に重要です。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to More Accurately Estimate the Time Needed for Tasks 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。