時間を賢く整理する方法

やるべきことをすべてやり遂げるには、1日の時間が足りないという不満は、誰もが耳にしたことがあるだろう。基本的な整理術と時間管理術を身につければ、今ある時間を最大限に活用することができます。今ある時間でより多くのことを成し遂げるために、時間を賢く整理する方法を学びましょう。

方法1

時間の使い方を確認する

1. 日々の行動を記録する。日常的にやっていることをモニターし、それにどれだけの時間を費やしているかをメモする。実際にこなした仕事の量と比較すると、1日のうちでどれだけ時間を浪費しているかに驚くかもしれない。

   • 朝食を作る、家を掃除する、シャワーを浴びるなど、平凡な仕事も忘れずに記録しておこう。
2. すべての行動をノートに記録する。毎日何をし、どれくらいの時間を費やしているかがわかったら、それをノートに書き留めましょう。これらの情報を1つの場所にまとめ、1つのページで見ることで、パターンや、時間を浪費している可能性のある領域を特定することができます。

   • このノートに記入するときは、包括的かつ明確にすること。別々の出来事を1つのエントリにまとめず、些細なタスクを見落とさず、1日の内訳を評価するときは必ず正確な時間を書き出すこと。
   • ある種の活動を分類しておくと便利です。例えば、家事は青、仕事は赤、レジャーは黒で書く。こうすることで、時間の使い方をイメージしやすくなります。
3. 時間の使い方を評価する。1日1時間はボーっとしている時間？食事の場所を決めるのに2時間？ネットサーフィンに8時間？時間の使い方のパターンを探し、何が必要で何が不必要かを判断する。

   • 自制心がないために時間を無駄にしていないか？先延ばしにしすぎていませんか？責任を負いすぎていないか？これらはすべて、時間の使い方を見極めながら自問自答する必要がある質問です。
   • 意味のない方法で1日の活動を分割していることに気づくかもしれません。例えば、30分仕事をした後、些細なことに10分費やし、また30分仕事に戻るのは賢明ではないでしょう。1時間だけ仕事をして、些細なことは後で処理する方が、集中力と生産性が高まる。
   • 仕事は「チャンキング」するのが一番だ。チャンキングとは、あらかじめ決められた時間を、気が散ることなくひとつの仕事に捧げる方法である。
4. 調整を考える。自分の時間がどこに、何に使われているかを正確に把握したところで、スケジュールの積極的な調整を始めよう。時間の問題だけで減らすことができない、あるいは減らすべきでない分野を明確にする。時間がかかるからといって、それが無駄な時間だとは限らない。
5. 仕事関連のメール送信に1日3時間費やしている場合、この活動に費やす時間を減らすことはまず無理でしょう。しかし、仕事のメールの合間に個人的なメールを4、5通送っているのであれば、メールに割く時間を確実に減らすことができる。
6. 習慣や規範を変える時間管理の問題が何であれ、解決策はあります。時間を無駄にしている場所や、時間をどう使うべきかを決めたら、時間管理の習慣を変える努力をする必要があります。

   • 家の掃除や食事作りに多くの時間を費やしているのなら、メイドやコックといった家事手伝いを雇うことを検討しよう。お金よりも時間の方が大切な人もいる。
   • 一日の大半を無為にネットサーフィンに費やしているかもしれない。他のことに取り組んでいるはずなのに、特定のインターネット・サイトやソーシャル・ネットワーキングのアカウントにアクセスするのを制限することができる。

方法2

気晴らしを避ける

1. 生活の中で気が散るものを特定する。時間を賢く使うための最大の脅威は、一貫した気晴らしです。どのような種類の活動が、あるいはどのような人物が、あなたの時間を浪費してしまう傾向があるのかを把握したい。おしゃべりをやめない友人であれ、仕事から遠ざかってしまう後ろめたい趣味であれ、こうした時間の浪費を避ける方法を見つけることができる。

   • 自分にとって望ましい結果をもたらさないことに時間の大半を費やしているのなら、それはあなたの人生において、避けるべき単なる気晴らしである可能性が高い。
   • オフィスで働いていると、同僚の多くが気晴らしになる。勤務中は、世間話や無益な雑談は避けるようにしましょう。ただし、オフィスでのあなたの態度は、時間管理スキルと同じくらいあなたのキャリアアップにとって重要であることを肝に銘じて、失礼のないようにしましょう。
2. 長電話は避ける。長電話に時間を取られているようなら、電話の習慣を変える必要があります。多くの場合、電話で話すよりも、直接会って話す方がより多くのことを達成できる。

   • 特に会話の最初や最後には、余計で不必要な会話が含まれることが多い。人は電話をしている間、集中力を失い、ふらふらと歩き回る傾向があるので、その点を注意すること。直接会ってミーティングを行うことで、仕事に関する問題だけに対処する必要性が高まる。対面でのミーティングでは、どちらも気が散るようなものに囲まれていないからだ。
3. 過度なネットサーフィンは禁物だ。多くの人が、インターネットを重要なツールとして使っている。しかし、それと同じくらい多くの人が、役に立たないニュース記事やスポーツのハイライト、有名人や子猫、子犬の写真に流されてしまうことに罪悪感を抱いています。インターネットを利用するときは、集中しましょう。特定のアプリケーションやウェブサイト、ドメインをブロックするプログラムがあり、インターネット関連の注意散漫を減らすのに役立ちます。

   • フェイスブックやツイッターなどのソーシャル・ネットワーキング・サイトは、他のことに集中すべき時には避けましょう。
   • さまざまなトピックをググるのも、危険な時間の浪費です。ちょっと調べるつもりが、いつの間にか3時間以上もインターネットの奥深くを検索していることになりかねません。
4. Do Not Disturb（邪魔しないでください）」の看板を設置する。ホテルの部屋のドアに掲げられている看板をご存じだろう。この看板はオフィスや職場でも同様に効果的だ。このような看板は、次に泊まるホテルから持っていってもいいし、自分で印刷して必要なときに仕事場のドアに貼り付けてもいい。こうすることで、仕事の邪魔になる世間話をなくすことができる。

   • 自宅で仕事をする場合は、自分専用の仕事スペースを確保することが重要です。テレビ、電話、ゲーム機などがあると、仕事から気が逸れてしまうからだ。
5. やむを得ない気晴らしの時間を作る。どうしても避けられない気晴らしもある。上司が社交的なおしゃべりに時間を割いてくれたり、年老いた家族が簡単な仕事を手伝ってくれたりすることもある。このような避けられない気晴らしが何であれ、事前に計画を立てておけば、他のやるべきプロジェクトや活動から重要な時間を奪うことはない。

方法3

時間を効率的に使う

1. すべてを書き出す。記憶力に頼って、片付けるべき仕事を片付けてはいけません。やるべきことをすべて一箇所に書き出し、すべての目標を達成するために、このリストを頻繁に参照する準備をしましょう。

   • たとえ些細なことでも、平凡なことでも、書き留めておきましょう。手帳には、"スティーブに電話する"、"利益率を調べる"、"上司にメールする "などの小さなコメントを書き込んでおく。
   • メモ帳を常に持ち歩き、タスクが浮かんだら書き留めるようにしよう。後で書き留めようと思っても、思い出せないかもしれない。
   専門家のアドバイス

   ライフコーチ

   アリッサ・チャンはサンフランシスコのベイエリアを拠点とする栄養コーチ兼トレーナー。脳に基づく神経科学の幅広い知識を生かし、クライアントと共に脳と身体のつながりを改善し、癒し、目標達成、痛みのない身体作りを目指す。カリフォルニア州立大学イーストベイ校で運動学、栄養学、ウェルネスの理学士号を取得し、プレシジョン・ニュートリション、Zヘルス・パフォーマンスの認定を受け、全米ストレングス＆フィットネス協会から認定を受けている。

   
   ライフ・コーチ

   専門家の意見手帳に物事を書き出すと、より効率的になることがよくあります。頭から離れ、視覚的に確認することで、一日の戦略を立てることができます。また、書き終えたらリストから消していくことで、自分がどれだけ仕事をこなしているかを把握することができます。
2. カレンダーを使う。整理整頓の道具に日めくりカレンダーや手帳を加えるだけで、時間を効率的に整理することができます。新しい締め切りや課題、会議がスケジュールに追加されるたびに書き留めましょう。毎朝、その日のカレンダーを見直す時間をとり、何が待ち受けているかを把握する。
3. ダブルコミットを避ける。オーバーブッキングや、一度に多くのプロジェクトやイベントに参加することを避け、スケジュールを整理しましょう。何かを承諾する前にカレンダーをチェックし、必要な時間が空いていることを確認しましょう。そうすることで、自分の時間が整理され、規則正しいスケジュールを守ることができます。
4. 雑念を排除する。気晴らしになったり、予定から外れたり遅れたりする可能性のある要素を取り除き、生産的に時間を整理しましょう。テレビやゲーム機を勉強や会計をする場所に置かないようにすれば、最初にやるべき仕事に集中し、楽しいことは後回しにすることができます。
5. タスクの優先順位をつける。最も重要なタスクや時間切れのタスクを最初に達成する計画を立てることで、時間を賢く管理しましょう。特別な色の蛍光ペンや小さなステッカーを使って、これらのタスクをスケジュールに書き留めましょう。これらの最優先タスクを最初にスケジュールして、それを完了するのに十分な時間を確保し、次に優先順位の高いタスクの周りで時間的制約の少ないことに取り組みます。

   • 優先順位を随時変更できるようにしておく。直前になって、すぐに注意を払わなければならないことが出てくる。今やっていることを中断し、この土壇場の目標にエネルギーと時間を集中し直す必要が時折出てくる。ただ、それが頻繁に起こらないように注意すること。
   • 一日中、優先順位の並べ替えを繰り返しているようなら、何かが間違っている。スケジュールの微調整は予想されることだが、一貫して調整しなければならないのは、そもそも優先順位付けが適切でないということだろう。
6. 現実的であれ。各タスクをこなすのに現実的な時間を確保する。30分から1時間かかると思ったら、1時間分の時間を確保する。どれくらい時間がかかるか現実的に考えることで、圧倒されたり、予定より遅れたりすることを防げます。

   • 常に慎重を期して、必要以上に時間をかける方が安全です。早めに仕事を終えれば、次の仕事に移ることができる。
7. 基本的なスケジュールを立てる。食事やシャワーなど、日常の基本的な時間をスケジュールに入れることを忘れずに。これらは当たり前のことのように思えるかもしれないが、他の予定されたタスクの中にこれらの時間を確保することが重要で、サボったり、予定より遅れたりしないようにするのだ。
8. リマインダーシステムを使う。重要なタスクや締め切りを忘れないために、手帳に加えて簡単なリマインダーを使いましょう。付箋を使ったり、携帯電話の音声アラートやテキストアラートを特定の時間帯に使ったりして、何かをすることや予定があることを忘れないようにしましょう。このバックアップシステムがあれば、忘れ物を防ぐことができます。

   • 他人に頼るのは避けましょう。他の人もあなたと同じように忘れる可能性があります。
   • 非常に重要なことであれば、自分用に複数のリマインダーを用意する。付箋一枚や電話のアラート一本でも見落とすことはない。
9. 助けを求める。誰かに助けを求め、必要であれば小さな仕事を任せましょう。プライドを飲み込んで、家の周りのちょっとした雑用や忙しい平日の夜の夕食の世話を誰かに頼むと、全体的にあなたのスケジュールにプラスになる。

   • 責任ある仕事は、適格な人に任せるようにしましょう。誰かが仕事をするだけでは十分ではありません。仕事をうまくこなしてもらいたい。
   • 自分の仕事を他人に丸投げする癖をつけないこと。それは時間管理能力を反映していません。怠け者でやる気がないように見えるだけだ。
10. 自分の生産性を測る。時々は一歩引いて、自分が何を達成し、どれだけの成果を上げ、どれだけの時間を要したかを分析する必要がある。自分の仕事や生活のこうした側面を把握することで、スケジュールや日々の行動パターンを変更し、驚くほど効果的な結果を生み出すことができる。
11. 自分にご褒美を与える。働きすぎや働き過ぎは燃え尽き症候群を招き、簡単な仕事にさえ集中できなくなる。ですから、時々は達成したことを祝い、心から楽しめることで自分にご褒美をあげる時間を取りましょう。

    • ダウンタイムは自分自身を楽しむ時間に充てましょう。携帯電話の電源を切り、メールの返信も避ける。仕事と余暇が混在していると、自分へのご褒美にもならず、燃え尽き症候群にもなりかねません。
    • 月曜から金曜まで働いているなら、週末は休もう。あるプロジェクトに3カ月間ずっと取り組んでいるのなら、それが終わったら短い休暇を取りましょう。

なぜ時間管理が重要なのか？

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この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Organize Your Time Wisely 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。