優先順位の付け方

世界全体が崩壊しているように思えることがある。仕事や学校が山積みになり、家事や責任、友人や家族との約束......。効果的な優先順位の付け方を学べば、時間、エネルギー、ストレスを節約し、より効率的な仕事ができるようになります。タスクを明確なカテゴリーと難易度に分けて整理し、プロ並みのアプローチを始めましょう。

優先順位リストのテンプレート

パート1

ToDoリストを作る

1. リストの時間枠を決めましょう。特に忙しい週はありますか？クレイジーな一日？年末までにやらなければならないことを考えると、気が狂いそうになるかもしれません。どのような約束であれ、優先順位を管理し、ストレスを意味のある行動に移すために、優先順位リストの作成期間を選びましょう。

   • 短期目標には、多くの異なるカテゴリーのものが含まれます。今日中に終わらせなければならない仕事がいくつかあるかもしれませんし、家に帰る前に済ませなければならない用事や、家に着いてから家の周りでやるべきことがいろいろあるかもしれません。ストレスの原因となる、数時間以内にやらなければならないことをリストアップすることもできる。
   • 長期目標には、より大きな野望が含まれるかもしれないが、その野望は複数のステップに分ける必要があり、優先順位をつける必要がある。長期的なToDoリストに「大学に出願する」と書くかもしれませんが、これにはさまざまな小さな活動が含まれます。しかし、それを単純に分割することで、プロセスが単純化され、分かりやすくなります。
2. やるべきことをすべて書き出しましょう。具体的に何をすべきかを、思いつくままに書き出してみよう。あなたがストレスを感じている時間枠の中で、大小にかかわらず、達成しなければならない仕事をすべて選び出し、リストアップする。達成しなければならないプロジェクト、決断しなければならないこと、実行しなければならない用事をリストアップする。
3. やるべきことを分類する。すべてを別々のカテゴリーに分け、基本的には生活のさまざまな分野ごとに異なるToDoリストを作るのが役に立つかもしれない。家事は1つのカテゴリーかもしれないし、仕事のプロジェクトや学校のプロジェクトは別のカテゴリーかもしれない。忙しい社会生活を送っているなら、週末にはいろいろなことがあるかもしれない。それぞれ別のリストを作りましょう。

   • あるいは、すべてを一か所にまとめておくと便利な場合は、家事や責任、仕事の約束、社会生活に必要なことをまとめた全体的なToDoを作成することを検討してもよい。圧倒されそうなときは、すべてを他のものと並べることで、個々のタスクの重要性が他のものと比べてわかるようになります。
4. リストを順番に並べる。リストの中で最も重要なもの、緊急性の高いものを特定し、それを先頭にリストを書き換える。学校での活動が仕事のプロジェクトに優先すると決めたり、その逆もあり得る。

   • また、すべてが同じように重要で必要であれば、リストは並べず、アルファベット順やランダムにアプローチする。リストから積極的に物事をチェックしている限り、重要なのは物事を片付けているということだ。
   • 目の前にリストがあり、いくつかの項目が消されていることで、物事を片付けるストレスが和らぐ。
5. リストは常に見えるようにしておく。特に長期的なリストの場合、リストを目に見えるところに置いておけば、終わらせなければならないことのリマインダーとして使うことができます。

   • 紙に書いたアナログのリストなら、冷蔵庫のドアや玄関近くの掲示板、オフィスの壁など、よく目にする場所に貼っておく。
   • また、デスクトップ上のリストを開いておき、他の作業をしている間、リストを常に新鮮な状態にしておき、終わったら項目を削除することもできる。
   • ポストイット・ノートは、家中のリマインダーに最適です。ポストイットをテレビの画面に貼っておけば、生産性の低いことで時間を浪費する代わりに、重要なことをやることを思い出すだろう。

パート2

プロジェクトのランク付け

1. 各タスクの重要度をランク付けする。リストの中で最も重要なものは何ですか？一般的には、仕事や学校のタスクが社会的なことや家事を上回ると判断するかもしれないが、例外もあるだろう。例えば、食事と入浴はしなければならないが、洗濯は重要な仕事のプロジェクトを終わらせる間、別の日に待てるかもしれない。

   • リストのさまざまなタスクと基準をランク付けするために、いくつかの異なるレベル、おそらく3つを決める。重要度の高いタスク、中程度のタスク、低いタスクは、リスト上の物事の重要度をランク付けする最も簡単で良い方法かもしれません。慎重に決めましょう。
   • 色を使ってリストの項目をランク付けすることもできます。たとえば、重要な項目や優先順位の高い項目は赤、中程度の重要度の項目はオレンジ、まったく緊急でない項目は黄色という具合です。
2. 各タスクの緊急度をランク付けする。今後の締切と、その締切内で仕事をする能力を考慮する。最も早くやらなければならないことは何か？今日中にやらなければならないことは？もう少し時間を稼ぐことができそうなものは何か？

   • 各タスクを達成するのにかかる時間を考慮することが重要で、特定のことに決まった時間を割り当てることもできるだろう。毎日運動することを優先しているが、仕事がめちゃくちゃ多いのであれば、運動の上限を30分と決め、どこかでその時間を捻出する。
3. それぞれの仕事に必要な労力をランク付けする。一日の終わりまでに郵便局に何かを届けることが重要かもしれないが、これはそれほど難しい仕事ではない。リストのすべてを難易度順にランク付けして、他の仕事との関連付けがわかるようにする。

   • 互いに関連させて判断しようとするのではなく、「難しい」「中程度」「簡単」といったレベルを用いてランク付けするのが効果的かもしれない。各項目を評価する前に、順番に並べることは気にしなくてよい。
4. すべてのタスクを比較し、リストに順番をつける。リストの一番上に、最も重要で緊急性が高く、最も労力を必要としない仕事を並べ、割り当てられた時間内で最大限の仕事ができるようにする。

パート3

リストを攻略する

1. 一度に1つのことを行い、完了まで見届けよう。リストを見ながら、いろいろなことを少しずつこなしていくのは難しい。数時間後、あなたのリストは今と同じように不完全なものになるでしょう。少しずつ作業するのではなく、1つのことを終わるまでやり、少し休憩したらリストの次のことに移る。最初の重要なことが終わるまで、リストの他のことには手をつけないこと。

   • あるいは、複数のリストから、効果的に組み合わせられそうなプロジェクトを探すこともできる。数学のノートを見直すのと歴史の論文を書くのを同時にやろうとするのはいい考えではないかもしれませんが、コインランドリーで洗濯物が乾くのを待ちながら勉強すれば、重要な仕事を終わらせる時間を節約できるかもしれません。
   • 最も重要な仕事や難しい仕事は、最もエネルギーがあるときにやるようにしよう。
2. 何を任せ、何を見送るかを決める。あなたの家でインターネットが故障している場合、図書館に行ってWi-fiに関する本を読み始め、問題を一から診断したくなるかもしれない。代わりにケーブル会社に電話したほうがいいのでは？

   • 時間を割く価値がないと判断してもいいし、時間をかけるよりコストをかけてでも仕事を任せたほうがいいと判断してもいい。高価なフェンス・ワイヤーを新しく買うこともできるし、廃品置き場で炎天下の中、数時間かけて粗大ゴミを丹念に探し出し、自分で救い出すこともできる。
3. リストの作業を交互に行う。やることを分けることで、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができ、リストをより早く終わらせることができる。宿題リストと家事リストを交互にこなせば、最も効率的に仕事をこなすことができる。その間に小休憩を取り、違う仕事をする。フレッシュで効率的な状態を保てる。
4. 一番やりたくない仕事、一番大変な仕事から始める。あなたの気質にもよるが、一番やりたくないことを最初にやり遂げることは、あなた自身の士気にもつながる。それは必ずしも一番難しいことでも、一番重要なことでもないかもしれないが、苦痛の少ない活動を後回しにするために、それを片付けることは、人によっては効果的かもしれない。

   • 英語のエッセイの方が数学の宿題よりも重要かもしれないが、数学が本当に嫌いなら、先にそれを片付けて、エッセイだけに専念する時間を確保し、エッセイに全神経を集中させよう。
5. 場合によっては、重要性を緊急性に優先させましょう。注文した「ゲーム・オブ・スローンズ」の新しいディスクを取りに図書館まで行くのに10分しかない、という状況があるかもしれません。DVDを取りに行くのは、もっと時間が取れるかもしれない翌日まで待った方が、時間を稼げたことになる。
6. タスクを完了したら、リストから消していこう。おめでとう！ファイルから削除したり、錆びついたポケットナイフで積極的に紙から切り離し、儀式的にスクラップに火をつけたりするのだ。小さな達成ごとに、自分にご褒美をあげる。やるじゃないか！

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Prioritize 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。