会議に遅刻しない方法

会議に遅刻することがわかっている場合は、同僚や上司にすぐに知らせましょう。到着したときに同僚があなたを待っていた場合は、手短に謝罪して次に進みましょう。会議が順調に進んでいる場合は、邪魔をせず、積極的に貢献できるよう最善を尽くしましょう。できる限り正直に話し、言い訳を考えなければならない場合は、家族の緊急事態のような大きな出来事に飛びつく前に、技術や交通のせいにすること。いつも遅刻してしまう場合は、遅刻しない習慣を身につけるための簡単な方法がいくつかあります。

方法1

ダメージを最小限に抑える

1. 遅刻しそうだと思ったら、すぐに連絡する。遅刻しそうだとわかった瞬間に電話に出て、会議を仕切っている人に、時間に間に合わないことを伝えましょう。急いでいるように見えるように、会話は短くしましょう。連絡しないと、他人の時間を大切にしていないと思われる危険性があります。

   • 遅刻の正当な理由がない限り、30分以上前に電話するのは気をつけましょう。時間に間に合わせるためにもっとできることがあったのでは、という印象を与えかねません。
   • どれくらい遅れるか、無理な見積もりはしないこと。少なくとも10分は遅れるとわかっているなら、"5分で着きます "とは言わないこと。
2. 待っている人がいたら、到着したらすぐに謝りましょう。到着したらすぐに短い謝罪の言葉を述べ、それを公にしましょう。みんなに謝ることで謙虚さを示せば、そもそも遅刻したことで与えたダメージも和らぐでしょう。謝罪は短く、簡潔に。言い訳をしたり、遅刻の深刻さを軽視したりしてはいけません。あなたが到着したときに会議が進行中だったとしても、謝罪のために会議の流れを中断してはいけません。

   • 申し訳ありません。遅刻するつもりはありませんでした。皆さんの足手まといになって申し訳ありません」と言って、次に進みましょう。会議中に手の込んだ説明をする必要はない。
   • 上司や監督者には後で個人的に謝りましょう。責任者は弁解を求めるだろうが、会議自体がその話をするのに適した時と場所ではない。
   • 問題が頻繁に起こるものでなければ、会議の他の参加者も理解してくれるだろう。

   ヒント謝りすぎないこと。遅刻について1、2回以上言及すると、注意を引くだけになってしまいます。
3. 遅刻した理由を正直に話しましょう。遅刻した理由を正直に話せば、将来、不快な問題を避けることができます。嘘をつくと、上司から医師の診断書や交通報告書など、あなたが出せない証拠を求められる可能性があります。めったに遅刻をしないのであれば、雇用主はあなたが今後遅刻をしないことを信用しているはずなので、理由はあまり重要ではないはずです。

   • 慢性的に遅刻する場合は、上司に個人的に相談することを考えましょう。上司は、あなたの職務においてどのように遅刻のタイミングを改善すればよいか、フィードバックしてくれるかもしれません。
   • 愛する人との口論や健康上の問題など、個人的な理由で遅刻する場合は、あなたが話しやすいことを話してください。
4. 会議を進行している場合は、予定を変更する。遅刻しそうで、たまたまあなたが会議の責任者だった場合は、会議の予定を変更しましょう。あなたが部下の時間を大切にしているという大きなシグナルとなり、部下はあなたが現れるのをじっと待つ必要がないことに感謝するでしょう。

   • 同じような役割を果たす同僚が1～2人いる場合は、会議の予定を変更する前にまず同僚に相談しよう。
5. 会議に参加したら、生産的に貢献する。遅刻は、会議で自分の力を発揮できない理由にはなりません。到着したら、遅刻していないときと同じように貢献し、質問しよう。貢献できれば、チームメンバーや上司の目には遅刻の埋め合わせになるかもしれません。

   • 会議の冒頭で情報を聞き逃したことがわかっていても、コメントしたり、説明を求めたりしてはいけません。

方法2

言い訳をする

1. 事故や運休があった場合、交通機関や公共交通機関のせいにする。言い訳を考えなければならないなら、交通機関は適切な選択です。ネットで公共交通機関の運休や事故がないか調べ、そのルートで立ち往生してしまったと言えばいい。上司は、あなたが嘘をついているかどうかを確認するためにニュースをチェックするのは簡単です。

   • 上司や同僚があなたと同じルートを通っている場合は、この言い訳を使わないこと。上司や同僚は、あなたが何かをでっち上げているかどうか、すぐに分かってしまうからだ。
2. 基本的な言い訳が必要な場合は、目覚まし時計や携帯電話のせいにすることを選びましょう。電話が壊れたり、目覚まし時計が壊れたりすることはある。基本的な言い訳が必要なら、テクノロジーのせいにしましょう。一緒に働いているほとんどの人が、目覚まし時計のコンセントが抜けたり、携帯電話のバイブレーションを切り忘れたりして、約束や締め切りに間に合わなかった経験があるはずだ。ほとんどの同僚や上司は、自分が経験したことに共感し、あなたの言い訳に疑問を持ったり、その言い訳をしたことを批判したりすることはないだろう。

   • アラームやカレンダー通知のせいにするのは、たまにしか通用しない。この言い訳に頻繁に頼っていると、不注意でだらしないと思われかねません。
3. 家族や個人の緊急事態は控えめに。個人的な緊急事態について嘘をつくのは極めて不誠実な行為であり、重大なトラブルに巻き込まれる危険性がある極端な状況でのみ行うべきです。緊急事態を欠勤の言い訳にする癖をつけると、雇用主が証拠を求めてくる可能性が高く、重大な緊急事態を捏造したことが明らかになれば、解雇や停職処分を受ける可能性があります。

   • 重大な怪我や死亡について、決して嘘をつかないこと。家族の緊急事態について嘘をつかなければならない場合は、曖昧にしておきましょう。
4. 仕事量のせいにするのは要注意です。同僚にはないような特別な責任を負っているのでない限り、遅刻を仕事のせいにするのは避けましょう。他の仕事をしていました」と言いたくなるかもしれませんが、それは逆効果になり、あなたが今の仕事をこなせないように思われる可能性があります。また、他の人はあなたより整理整頓ができている、という印象を与えてしまいます。

   ヒント たとえ同僚が別のプロジェクトであなたを遅らせたとしても、同僚のせいにしないこと。たとえ同僚が別のプロジェクトであなたを遅らせたとしても、その同僚を非難してはいけません。

方法3

時間を守る習慣をつける

1. 10分前に時計をセットして、時間を守るように自分をだましましょう。いつも時間通りに会議に出られないという人は、目覚まし時計やパソコン、携帯電話の時刻を変えてみましょう。実際の時刻より10～15分早く表示されるように設定するのだ。これは、数分の遅刻を防ぐ簡単な方法です。
2. 通勤時間に15分の余裕を持たせる。エレベーターで数階下に降りる場合も、ランチミーティングのために車で街中を移動する場合も、誰かを待たせないように15分早く出発しましょう。余分な仕事を持っていくか、会議の準備をして余分な時間を生産的に使いましょう。早めに出勤する習慣を身につければ、重要な会議の前にいつも自分の時間を持てることに感謝するようになる。

   ヒント：電車やバスで通勤している場合、目的地にぴったり着く予定の電車やバスには乗らないこと。何らかの理由で遅れたり、スピードを落とさなければならなくなったりすると、結局遅刻することになる。
3. 食事、服装、書類は前もって準備しておく。遅刻してしまう最も簡単な方法のひとつは、十分な準備を怠ることだ。朝になって慌てないように、大事な会議の前の晩に昼食と服装を準備しておく。プリンターが長蛇の列になるのを避けるため、会議に必要な書類は前もって印刷しておく。

   • 大事な会議の前夜に、携帯電話にリマインダーを設定しておく。そうすることで、前もって準備することを思い出させてくれる。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Pull Off Being Late to a Meeting 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。