時間管理能力を高めるには

仕事を終わらせ、締め切りを守り、生産性を100％発揮することは誰にとっても難しい。時間管理に苦労しているなら、なおさら難しい。幸い、時間管理能力を向上させる方法はいくつかある。日々の生活を変えるだけの簡単なものから、スケジュールの立て方を全面的に見直すものまで、さまざまな方法がある！この記事では、1日のスケジュールを立てる、気が散るものを取り除く、完璧なワークスペースを整理するなど、物事をより効率的にこなすために使える時間管理テクニックをたくさんご紹介します。

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明確で測定可能な週間目標を設定する。

1. 達成したいことをすべて書き出す。リストを見直し、期限が迫っている仕事など、その週に絶対にやらなければならないことに優先順位をつけましょう。具体的な目標を設定することで、モチベーションを維持しやすくなり、やろうとしたことをすべて達成したときには、特別な達成感を味わうことができます。

   • 自分ができると思っている以上のことにチャレンジしてみましょう。金曜日に大量の研究論文の締め切りがあるのなら、家全体の整理整頓や小説の執筆をリストに加えるのは時期尚早でしょう。
   • その代わり、リサーチペーパーを仕上げる、クローゼットを整理する、小説を10ページ書く、という目標を立ててみてください。

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毎日のスケジュールを立てて、タスクを整理する。

1. スケジュール管理には、カレンダーや紙を使いましょう。1日の時間の使い方を正確に書き出し、スケジュールから外れるものは何もないようにしましょう。各タスクにどれくらいの時間を使いたいかを記入する。例えば、「朝7時半から8時まで：朝起きて朝食を食べる。続いて、その日の最初の主な仕事を「8:00 AM - 8:30 AM：メールに返信する。

   • 人生には、あるタスクにどれくらいの時間がかかるかという驚きがあるものだ。いずれにせよ、スケジュールは1週間の目標を達成するための素晴らしい指針となる。

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毎日のタスクに優先順位をつける。

1. その日のタスクの中で、最も難しいもの、または最も緊急なものを最初に選びましょう。例えば、膨大な量の宿題があり、どこから手をつけていいかわからないとしましょう。課題の期限と難易度を確認し、優先順位をつけましょう。難しくて時間のかかる課題を先に片付ければ、達成感が得られ、残りのToDoリストに取り組む準備が整います！

   • 例えば、明日締め切りの膨大な数学の課題と、週明けに締め切りの簡単な語彙のワークシートがある場合は、数学の宿題から始めましょう。

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一度に一つの仕事に集中する。

1. 一度にたくさんのことをやっていると、物事を終わらせるのは難しい。ToDoリストを消していくときは、目の前の仕事に集中しましょう。他の仕事については考えないようにし、関係のない仕事を行ったり来たりしないようにしましょう。一度に1つの仕事に取り組む方がはるかに効率的です。

   • 例えば、メールの返信と電話の応対を同時に行うのではなく、すべてのメールに返信してから電話をかける。
   • タスクを行ったり来たりするのは、脳にとって負担が大きく、処理速度も遅くなる。

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気晴らしや中断を最小限に。

1. 各タスクに全神経を集中させましょう。メールや電話、ソーシャルメディアの通知など、気が散るものはすべてオフにする。近くにあるテレビやラジオなどの雑音も消しましょう。邪魔されたくない時間を確保し、絶対に必要なとき以外は、邪魔が入らないようにする。

   • 例えば、45分間書くつもりなら、その間は電話に出たりメールに返信したりしない。45分が過ぎたら、メールをチェックしてもいい。
   • ソーシャルメディアは大きな気晴らしになる。1日の中でソーシャルメディアの利用時間を決め、予定された時間帯以外は利用しないようにしましょう。

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燃え尽きないように、短い休憩を取る。

1. 1日24時間働き続けることはできません。1日の中で休憩時間を設け、休息したりリラックスしたりする時間を作りましょう。休憩を取ることで充電し、新鮮な気持ちで仕事に戻ることができます。休憩時間には、絵を描いたり、ギターを弾いたり、携帯電話でチェスをするなど、仕事とはまったく関係のないことをするようにしましょう！また、次のようなことも考えられる：

   • 友人に電話する
   • 散歩をする
   • ストレッチをする

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他の人に任せられる仕事は任せる。

1. 何でも自分でやる必要はない！他の人に任せることで、あなたは他の仕事に専念しながら、すべてを終わらせることができます。信頼できる人に任せるようにしましょう！その人が本当にやってくれるかどうかを心配する必要はありません。

   • 任せることは、弱さではなく、強さと知性の表れであることを忘れないでください。誰でも、時には助けを求めなければならない！

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日記やアプリで時間を記録する

1. ノートを持ち歩き、自分がやったことすべてとその時間を書き留めましょう。あるいは、Due Time Tracking、Calendar、TopTrackerのような無料の時間記録アプリをダウンロードして、1分1秒をどのように過ごしたかを記録しましょう。 必ず正直に。1日の終わりに、自分の時間の使い方を見直しましょう。これを1週間毎日続けることで、自分の1日の過ごし方を把握することができます。週の終わりに、ソーシャルメディアのチェックやネットサーフィンに何分も（あるいは何時間も）費やしていることに気づいたら、変更を検討しよう。

   • 自分のスケジュールを正直に把握するために、数日間連続して時間を記録するのがベストです。誕生日のディナーや医者の診察など、日常的な仕事ではないために予定が狂ってしまう日もあるでしょう。

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一日の終わりにタスクリストを見直しましょう。

1. 終わらせたことと、まだ終わらせる必要があることをメモしましょう。完了したタスクにチェックを入れ、次の日のために新しいToDoリストを作りましょう。毎晩この特別なステップを踏む時間を作ることで、翌日の目標を念頭に置きながら、達成したことを祝うことができる。また、どの仕事に一番時間がかかっているかを把握するのにも役立ちます。その情報をもとに、特定の仕事をこなすためにどれだけの時間を割くべきかを見直しましょう。

   • すべてのタスクが終わらなくても、まったく問題ありません！明日は新しい一日です。目標を達成するために、自分を追い込み続けましょう！

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ご褒美でモチベーションを上げる。

1. タスクの開始時に、終了時に自分にご褒美を約束しましょう。例えば、書き上げなければならない課題があるけれど、やる気が起きないときは、課題が終わったら近くの公園まで20分ほど散歩に行くことを自分に許そう！

   • ご褒美は、自分が本当に楽しめるものにしましょう。
   • ご褒美が挫折の原因になったり、軌道から外れたりしてはいけません。例えば、30分の仕事を終えたら、映画に行ったり、休みを取ったりするのは良くないかもしれません。

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予定がいっぱいなら、追加プロジェクトは断る。

1. 自分の能力以上のことを引き受けるのは簡単です。新たな責任を引き受けるときは、自分のやるべきことを念頭に置いて、現実的に考えましょう。例えば、学校のある週は授業とサッカーの練習でスケジュールが埋まっている場合、他のクラブに参加するのに最適な時期ではないかもしれません。

   • "ノー "と言えるようになりましょう。断れない場合は、時間の制約があることを正直に伝えましょう。例えば、今日中に何かを終わらせてほしいと頼まれたら、"今ちょっと忙しいのですが、明日中には終わらせることができます "と言うことができます。
   • 過剰なスケジュールはストレスにもつながる。ストレスを感じると、生産性が低下する。

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ダウンタイムを活用しよう。

1. 時間が余っているときに、簡単なリストを作りましょう。例えば、通勤や通学のバスの時間を使って、特別な計画を立ててみましょう。これは、余暇の時間に自分の責任について特にストレスを感じている場合に特に役立ちます！

   • 余暇のすべてを計画や整理に充てるのはやめましょう。これはストレスになり、良いことよりも悪いことの方が多くなるかもしれません。リラックスする時間も必要です！
   • ダウンタイムが10分あったら、まず2～3分を整理整頓に充てましょう。

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ワークスペースを整理して生産性を高めましょう。

1. デスクを整理整頓するか、家の中で静かで落ち着けるスペースを見つけましょう。机の上が書類や封筒、ペン、ゴミであふれかえっていたら、誰でもちょっとしたストレスを感じたり、気が散ってしまうだろう！ワークスペースを整理整頓して、気が散る可能性をなくしましょう。ゴミを捨て、ノートパソコンやデスクのホコリを払い、書類をフォルダやバインダーに整理してみましょう。

   • とはいえ、個人的な趣向をすべて排除する必要はありません！幸せな気分を味わいたいときに眺める写真を数枚飾ったり、かわいいペンホルダーや観葉植物を置いたりして、空間に華やぎを与えましょう。

なぜ時間管理が重要なのか？

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この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Improve Time Management Skills 」を改変して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。