時間を管理する方法

時間管理は、勉強で優秀な成績を収め、仕事で輝き、日々のストレスを軽減するのに役立ちます。しかし、どうすれば効果的に時間を管理できるのでしょうか？実は意外と簡単なのだ。それは、優先順位をつけること、スケジュールを立てること、生産性を上げることです。いくつかの簡単なトリックを教えることで、あなたの時間管理スキルを一変させる方法をお教えします。必要なことはすべて、この先をお読みください！

方法1

毎日のスケジュールに従う

1. デジタルカレンダーを使う。テクノロジーは、時間を管理し、締め切りや予定などを把握するのに最適な方法です。スマホやパソコンのカレンダーを活用しましょう。予定や仕事や学校のスケジュールなど、毎日のタスクを書き込む。自分にリマインダーを設定する。例えば、論文の締め切りの1週間前に、携帯電話にリマインダーを送らせる。勉強やプロジェクトに取り組む時間を確保する。

   • 物事を消していく満足感を味わいたい人や、ToDoリストを視覚的に処理したい人には、紙のカレンダーが最適です。
2. 最も生産的な時間帯を特定する。人によって、1日の中で生産性が高い時間帯は異なります。自分が最も時間を有効に使える時間帯を把握し、その時間帯に仕事をするように計画するとよい。例えば、朝がエネルギッシュなら、その時間に仕事の大半を終わらせるようにする。夜間は、自分の好きなことをしてリラックスする。

   • 自分のエネルギーのピークを見極めるには、しばらく時間がかかるかもしれません。1週間ほど、1日のエネルギーレベルと全体的な集中力を記録してみてください。そうすることで、いつが一番生産的かわかるはずです。
3. 朝の最初の30分間は、1日の計画を立てる時間にあてよう。朝、その日のゲームプランを立てるのが効果的です。起きたらすぐに、何をすべきかを考え、それをいつやるかの大まかなアウトラインを描く。仕事の義務だけでなく、社交上の義務や用事も念頭に置いておく。

   • 例えば、8時から4時まで働いていて、仕事の後に祖母の誕生日に電話したり、クリーニングを取りに行ったりする必要があるとします。朝、これらの用事をどのような順番で行うべきかを考えましょう。
   • 祖母が遅い時間帯にいる場合は、祖母がいる場所で遅くなりすぎないように、仕事が終わってから電話する計画を立てる。それから、ドライクリーニングを取りに行く計画を立てましょう。
4. 休憩と中断の予定を立てる。休憩や中断なしに働き続けられる人はいません。たまには邪魔が入ったり、気が散ったりしても構わない。このように、必要な仕事から外れるようなスケジュールを立てておくと、中断によって1日が台無しになる可能性が低くなります。

   • 1日を通して、仕事から少しずれるだけでなく、大きな休憩や中断も予定に入れましょう。
   • 例えば、毎日午後1時に1時間の昼食をとり、仕事から戻ったら30分テレビを見てくつろぐ。
   • また、日々の仕事中に小さな中断を計画することもできる。例えば、論文を書いているとする。500字書くごとに5分間フェイスブックをチェックする時間を作る。
5. 週末に仕事を片付ける。週末はくつろいだり、リラックスしたり、楽しんだりする大切な時間なので、やりすぎは禁物です。しかし、週末にちょっとした仕事をするのは効果的です。週末に小さな仕事がたまって月曜日が大変になるようなことを考えてみよう。

   • 例えば、週末にメールをざっとチェックして見直し、それから何通か送信すれば、月曜日までに溜まっているメールは少なくなる。あるいは、月曜の朝に早急に対応する必要があるものにだけフラグを立てるという方法もある。
6. 睡眠時間を守る。時間管理をしたいなら、しっかりとした睡眠スケジュールは欠かせない。しっかりとした睡眠スケジュールがあれば、朝早く目覚め、その日の準備を整えることができる。睡眠スケジュールを維持するには、週末も含め、毎日ほぼ同じ時間に就寝・起床すること。体が睡眠と覚醒のサイクルに順応し、就寝時には疲れを感じ、朝には活力を感じられるようになります。

方法2

時間を生産的に使う

1. タスクを重要度順にリストアップする。その日の仕事を始める前に、優先順位をつけましょう。ToDoリストは素晴らしいツールですが、やるべきことをすべて書き出すのではなく、少し整理しましょう。重要性の観点からタスクをグループ分けする。

   • リストを作る前に、重要度の観点からカテゴリーを書き出す。例えば、「緊急」と書かれたタスクは今日やらなければならない。重要だが緊急ではない」と書かれたタスクは、やることは重要だが後回しでよい。優先順位が低い」などのラベルのついた仕事は、必要であれば後回しにしてもよい。
   • それぞれのカテゴリーにタスクをリストアップする。例えば、仕事で報告書を仕上げる必要があるなら、それは緊急の仕事でしょう。別の仕事のプロジェクトに着手する必要があるが、締め切りがあと2週間先であれば、それは「重要だが緊急ではない」タスクとなる。仕事の後に走りに行きたいが、急を要しないのであれば、それは「優先順位の低い」仕事だろう。
2. 重要な仕事から先にやる。朝一番に重要な仕事を終わらせれば、達成感が残る。その日はすでに成功したような気分になり、ストレスもかなり解消される。毎日、リストの中で最も重要な仕事を片付けることから始めよう。

   • 例えば、返信が必要なメールが5通、校正が必要なレポートが1つある場合、オフィスに着いたらすぐにそれをこなす。
   • 優先順位の高い仕事を始める前に、不必要な付き合いはやめる。
3. 仕事は常に手元に置いておく。常に手元に仕事を置いておくことで、ダウンタイムを活用しよう。バスの中で少し時間が空いたら、学校や仕事で使う本を読みましょう。スーパーで並んでいるときは、携帯電話で仕事のメールを返そう。常に仕事を持っていれば、常に時間を有効に使うことができる。

   • 学生なら、オーディオブックに投資したり、講義を録音したりすることを考えよう。行列に並んでいる間や、教室まで歩いている間に、授業で使う教材を聴くことができる。
4. マルチタスクをしない。多くの人は、マルチタスクが毎日多くのことをこなし、時間を賢く管理する素晴らしい方法だと思い込んでいる。しかし、一度に複数のタスクに集中すると、実際には生産性が低下します。何事にも全神経を注いでいないため、物事に時間がかかる。その代わりに、一度に一つの仕事に完全に集中しましょう。そうすれば、仕事を早く終わらせることができ、時間を有効に使うことができる。

   • 例えば、メールをすべて返す。そして、メールアカウントからログアウトし、別の仕事に移る。今はメールのことは気にしないでください。その日のうちにもっとメールを返す必要があれば、目の前の仕事を終えた後に返せばいいのです。
5. 仕事をする環境を整える仕事をする環境は、全体的な生産性を高めるのに役立ちます。仕事環境に厳密なルールはないので、自分に合っていると思うものを選ぼう。熱意や情熱を感じられるような、刺激的な装飾品に囲まれましょう。このような気持ちは、仕事を続け、生産性を高めるのに役立ちます。

   • 例えば、特定のアーティストにインスピレーションを受けるかもしれない。彼らの絵の版画を何枚か買って、壁に飾りましょう。
   • 仕事をする場所を決められるなら、気が散らない場所を選びましょう。テレビの前で仕事をするのは良くないかもしれませんが、寝室の隅に机を押し込んでそこで仕事をするのはどうでしょう。

方法3

気が散るものを最小限にする

1. 電話の電源を切る。可能な限り、電話の電源を切りましょう。スマホは、もっと生産的に使えるはずの時間を、1日中たくさん奪ってしまいます。フェイスブックにログインしたり、メールを覗いたりするのが簡単だと、ついやってしまいがちです。他のことをしようとしている間は、携帯電話の電源を切っておきましょう。先延ばしにしようとして、つい携帯に手が伸びてしまうと、真っ白な画面が目に飛び込んできます。

   • 仕事上どうしても携帯をつけなければならない場合は、部屋の反対側に置きましょう。スマホに簡単にアクセスできなければ、スマホを操作する可能性は低くなる。また、仕事に必要のないスマホの通知をオフにすることもできる。
2. 不要なブラウザは閉じる。最近では、多くの人がパソコンやインターネットに頼って仕事をしています。FacebookやTwitterなど、気が散るサイトをバックグラウンドで見ながら仕事をすると、時間管理能力に悪影響を及ぼします。また、古いプロジェクトのタブを開いたり、関係のないインターネット検索をしたりすると、気が散ってしまうかもしれません。そのサイトでの作業が終わったら、すぐにタブを閉じる習慣をつけましょう。仕事に必要なサイトに集中しましょう。

   • 一度に開くタブは1つか2つだけにしよう。
3. ソーシャルメディアをブロックする。フェイスブックやツイッターへの誘惑が大きすぎて、避けられないことがある。ソーシャルメディアに問題がある場合、気が散るサイトを一時的にブロックするアプリケーションやウェブサイトがたくさんあります。

   • SelfControlはMacユーザー向けのアプリで、設定した期間、選択したサイトへのアクセスをブロックします。ダウンロードは無料だ。
   • 完全にオフラインにする必要がある場合は、『Freedom』というアプリを使えば、一度に最大8時間インターネットへのアクセスをブロックできる。
   • Firefoxのアドオン「Leechblock」を使えば、特定のサイトの利用を1日に設定した時間に制限することができる。
4. 中断をできるだけ避ける。中断はワークフローを混乱させる。タスクの途中で他のことをするために中断すると、仕事モードに戻るのが難しくなります。タスクに取り組んでいるときは、他のことをするために立ち上がる前に完了させるようにしよう。何かを完成させようと努力している間、他のことは待ってもいい。

   • 例えば、何か他のことをやっている最中にメールを返さなければならないことに気づいたら、メールを返すために立ち止まってはいけない。その代わりに、メールを送信する必要があることをどこかに書き留めておき、目の前の仕事を終えてからメールに取り掛かる。
   • 仕事の中断は避けられないこともある。例えば、仕事中に緊急の電話がかかってきたら、絶対に電話に出るべきだ。中断を避けるためにベストを尽くしますが、仕事中にたまに気が散っても自分を責めないでください。

時間管理ツールとToDoリストテンプレート

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Manage Your Time 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。