スケジュールの組み方

仕事のため、遊びのため、愛する人のため、そして一人の時間を毎日作る。そのためには、自分のライフスタイルに合った方法で情報を整理する必要がある。自分のスケジュール管理ニーズに合ったものを購入する。優先順位をつけたスケジュールを立て、毎日、毎週のタスクをペース配分できるようにする。

パート1

手帳を手に入れる

1. 紙の手帳を買う。お近くの書店かオンラインで手帳を購入しましょう。紙の手帳であれば、1年分でも複数年分でも購入できます。スケジュールを見るのが楽しくなるような、魅力的な手帳を選びましょう。カバンに入るような小さい手帳やフラットな手帳を選ぶと、持ち運びが便利です。

   • 手帳を持ち歩きたくない場合は、机の上に置いても違和感のないデスクプランナーを検討しましょう。
   • 手帳には、毎日の行動を書き込むのに十分なスペースがあることを確認してください。
   • 小さなパーツがたくさんあり、スケジュールが変わりやすい人は、1日のスペースが大きい手帳を用意しましょう。
   • 進行中のプロジェクトが多く、締め切りがフレキシブルな人は、1日のスペースは小さいが、ToDoリストがつけられるように、1週間の余白がたっぷりある手帳を選ぼう。
   • ToDoリストが手帳の一部になっている手帳は、ほとんどの人にとって便利なので、1週間ごとに見開きの空白ページがある手帳を検討しましょう。
2. オンラインで計画を立てる。他の人とスケジュールを調整したり、ほとんどのことを携帯電話やパソコンで行う場合は、アプリケーションやウェブサイト、またはメールサービスの拡張機能を選んでスケジュールを整理する方が理にかなっているかもしれません。あなたのニーズに合った無料のモバイルアプリケーションやウェブアプリケーションを調べることができます。オンライン・プランナーから得た情報を友人や家族、同僚と共有する予定があるなら、彼らがどのサービスを利用しているか聞いて、それに合わせて計画を立てましょう。
3. パソコンで計画を立てるほとんどのパソコンにはカレンダーアプリケーションが搭載されています。このアプリケーションをEメールや他のウェブサイトと連携させることができます。パソコンで「カレンダー」を検索するか、アプリケーション・フォルダをスクロールしましょう。
4. 紙の手帳を作る。オンラインで印刷可能なテンプレートを見つけることもできますし、手書きやパソコンでオリジナルの手帳をデザインすることもできます。3リングバインダーやブックカバーなど、手帳用のケースを購入する。テンプレートを印刷してバインダーに入れる場合は、テンプレートに穴あけパンチを使い、バインダーに入れます。

   • 自分で製本する場合は、古いハードカバーの本からページを取り出してみてください。表紙を平らにし、サイズを測ります。
   • 平らな表紙の縦横の長さより少し小さい紙を探すか、紙の大きさに合わせて切る。
   • それぞれのページを半分に折り、2ページの本を作る。
   • 定規とペン、色鉛筆、マーカー、絵筆などを使って、好みの手帳のデザインに合わせて各ページに線を引く。ネットでテンプレートを見て、アイデアを探しましょう。
   • ページを重ねます。表紙に収まるようにします。本が平らになるように、3段に重ねる必要があるかもしれません。
   • ページを並べたら、日付を入れます。祝日も忘れずに！
   • 本を綴じます。アウルか太めの針を使います。表紙の同じ場所に1つか2つの穴を開ける。丈夫な糸で縫い合わせる。

パート2

時間の管理

1. 優先順位をつけたスケジュールを立てましょう。やることリストがどんどん長くなるのは避けましょう。新しい仕事が見つかったら、その仕事を分割し、それぞれを実行する日付の下に書き込む。万が一間に合わなかったときのために、期限も書いておきましょう。

   • 日々のタスクのスケジュールと、実行中のプロジェクトのToDoリストを管理するのもいいかもしれないが、1つの長いリストではなく、週ごとのToDoと月ごとのToDoを管理することも考えてみよう。
   • 予定外のタスクのリストを残しておくと、プロジェクトをやる前に燃え尽きてしまいます。
2. 一番大きな仕事から始めよう。アジェンダの中で最も重要な項目に取り組むことから1日を始めよう。最初の仕事は、その日に絶対にやり遂げなければならないことにしましょう。そうすれば、後で邪魔が入っても、少なくとも最も重要なことはやり遂げたことになる。期限が迫っているものや、特に重要なものは、最初の仕事の候補として適している。
3. すべてのタスクを分解する。送らなければならないメール、やらなければならない計画、手に入れなければならないアイテムなど、各タスクのあらゆる部分をスケジュール化する。そうでないと、何かを成し遂げようと腰を下ろしたときに、必要な要素が欠けていることに気づき、時間を無駄にすることになりかねません。
4. 行動する前に考える。各作業を始める前に、最終的にどうしたいかを数分考える。 そうすることで、より方向性が定まり、集中力が高まる。毎日の目標や各タスクの目標を手帳に書いたり、ただ座って考えたりしましょう。誰かと一緒に仕事をしている場合は、声に出して目標を述べましょう。
5. 一日をブロックに分ける。それぞれのブロックを1つのタスクに充てる。マルチタスクは原則として効率が悪い。たとえそのプロジェクトに多様な部分があったとしても、各ブロックでは1つのプロジェクトに集中する。
6. 休みを作る。休日の予定を立てるのは直感に反するように聞こえるが、これは助けになる。過労を避けること。 疲労や身体的な欲求を我慢して仕事をするのは、緊急時だけにすべきです。45分から1時間おきに短い休憩を入れる。

   • デスクやコンピューターから離れる時間を作りましょう。
   • 恋人と過ごす時間、食事の支度をする時間、一人になる時間などを予定に入れましょう。
   • 不安になりやすい人は、"心配の時間 "を決めておくとよい。そうすれば、仕事をしようとしているときに心配事が頭をよぎったとしても、それを後回しにすることができる。
   • ダウンタイムを予定し、気が散るのはその時間に任せましょう。携帯電話やEメール、ソーシャルメディアを常にチェックするのではなく、予定されたブロックにチェックするようにしましょう。

デイスケジュール・オーガナイザー

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Organize Your Schedule 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。