アポイントの取り方

アポイントメントを取ったり守ったりすることは、ほとんどすべての人の生活の一部だ。前もって整理しておけば、自分のためのアポイントメントを素早く簡単に設定することができます。また、予定が重なる可能性をなくし、毎日の時間を効率的に管理できるようになります。

パート1

アポイントメントを取るための整理整頓

1. 手帳やデジタルカレンダーを使えば、より正確に時間を整理し、アポイントメントを管理することができます。予定を入れたら、カレンダーに入力する。そして、その予定を中心に残りの1日の計画を立てます。前日の夜か朝一番に、一日が始まる前に計画を立てるようにしましょう。計画を立てるまでは1日を始めないこと。

   • 予定が詰まっている場合は、1日の計画を時間単位で立てましょう。朝食や運動などのタスクに時間を割り当てることもでき、毎日を最大限に活用できる。
   • 1日中、1日の計画を参照することで、自分を軌道に乗せることができる。
   • デジタル化するなら、グーグルカレンダーを試してみよう。携帯電話やタブレットと同期できるので、外出先でもいつでもスケジュールを確認できます。
2. 重要書類のファイリングシステムを持つ。書類やカルテ、検査結果など、今後の予約に必要な資料をファイリング・キャビネットやオーガナイザーで管理しましょう。こうすることで、直前になって慌てて必要なものを探したり、予約時間に遅れたりすることがなくなります。

   • ファイルをアルファベット順に並べ、いつでも必要なものを取り出せるようにしましょう。
3. 定期的な予約と期限を意識する。半年に一度、歯医者に行くのであれば、リマインダーを設定し、余裕を持って予約を入れましょう。また、期限が迫っている予定にはリマインダーを設定し、期限を逃したり、油断したりしないようにしましょう。
4. 重要度と近さで予定をランク付けする。複数のアポイントメントがある場合は、場所が近いもの同士をグループ化し、同じ日に前後に設定しましょう。

   • そうすることで、余計な移動が省け、旅費を抑えることができる。
5. 電話リストを手元に置いておく。最近では、ほとんどの人が重要な電話番号を携帯電話だけに保存している。一般的にはそれでも構いませんが、万が一携帯電話が故障して連絡先にアクセスできなくなった場合に備えて、約束の電話番号のリストを書き留めておくようにしましょう。

   • デジタルカレンダーに連絡先が保存されている可能性は高いですが、万が一アクセスできなくなったときのために、文書でリストを残しておくとよいでしょう。

パート2

アポイントメントを取る

1. 電話でアポイントを取る。一日中予定がある場合は、できるだけ早い時間に最初のアポイントメントを取り、他のアポイントメントは連続して取るようにしましょう。 アポイントメントを取る担当者と電話を切る前に、アポイントメントのおおよその所要時間と、アポイントメントの前に待ち時間が発生するかどうかを尋ねてください。

   • その情報をもとに、同じ日に別の予約を取ることができます。
   • 予約の担当者に、今決めた曜日と時間を確認してもらいましょう。
   • 相手が正しい情報を返したら、そのアポイントメントをカレンダーや手帳に入力します。
2. アポイントメントごとに移動時間を計算するアポイントメントを設定し、1日の計画を立てる際には、A地点からB地点までの移動時間を計算するのを忘れないようにしましょう。

   • 移動時間を考慮しないと、すぐに遅刻してしまいます。
   • アポイントメントとアポイントメントの間の時間的余裕も忘れずに。
   • 移動時間を計算した上で、不測の事態や立ち寄りに備えて少し余裕を持たせる（5～15分）。
3. 過剰なスケジュールは避ける。アポイントメントを取ったり、1日のスケジュールを立てたりするときは、現実的に考えましょう。正確なスケジュールをこなすことが不可能な1日の予定は立てないこと。毎日がストレスにならないよう、また仕事を続けられるよう、予定や用事と予定の間には余裕を持たせましょう。

   • 1日にすべてを詰め込もうと無理をしないこと。
   • 優先順位をつけ、どうしてもできないことがいくつかあれば、別の日に予定を入れましょう。
4. 仕事や学校の休みをあらかじめ決めておく。予定が決まったら、その日、その時間に出かけられるよう、職場や学校には余裕をもって連絡しておきましょう。約束の前日に、翌日に予定があることを伝えましょう。

   • 時間を確認し、どれくらいの時間外出するのか、できる限り見積もり時間を伝えましょう。

パート3

約束の時間に行く

1. 予約のリマインダーを設定する。携帯電話にアラームを設定し、約束の30分前から2時間前までにリマインドする。ほとんどのデジタルカレンダーにはリマインダー機能がついているので、アポイントメントの前日にもリマインダーを設定しておくと安心です。

   • 携帯電話やタブレットをカレンダーと同期させておけば、すべてのデバイスでリマインダーを受け取ることができます。
2. 必要な書類や資料を持参しましょう。アポイントメントに必要な資料や道具、書類などを準備しておきましょう。場合によっては、これらのアイテムを忘れると、アポイントメントが完全に遅れたり、頓挫したりする可能性があり、リスケジュールを余儀なくされます。

   • アポイントのリマインダーに、持参する必要がある資料について記したメモを追加しましょう。
3. 早めに到着しましょう。予約時間ぴったりに到着するつもりでいると、遅刻する可能性が高くなります。交通渋滞や予期せぬ遅延はよくあることで、何が起こるかわかりません。

   • 念のため、普段より少し早めに目覚ましをセットして、早めのスタートを切りましょう。
   • 慌てたりストレスを感じたりすることなく、いつもの朝の儀式をこなすのに十分な時間を確保しましょう。
   • お店は遅刻よりも早出を好みますし、たいていのお店は少しでも早く到着した方がありがたいものです。
4. 遅れてしまった場合は、次のアポイントメントに連絡しましょう。前後してアポイントメントをとっていて、最初のアポイントメントで遅れてしまった場合は、一旦席を外し、次のアポイントメントに電話でその旨を伝えましょう。数分遅れても約束は守れることを相手に確認する。

   • 遅刻が許されない場合は、当日の予約を変更してもらう。
   • その日の予約が残っていない場合は、謝罪して別の日に予約を変更する。
5. キャンセルの場合は、できるだけ事前に連絡する。アポイントメントに間に合わない場合は、できるだけ早くキャンセルの電話をしましょう。先延ばしにしておくと、後で後悔することになりかねません。

   • 場合によっては、24時間前までに予約時間に間に合わないことを連絡しないと、ペナルティーを課されることもある。
   • 予約の電話をする際に、キャンセルポリシーについて尋ねておくと、不意打ちを食らうことはない。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Make Appointments 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。