組織力を向上させる方法

フルタイムの仕事、家族、友人、余暇活動、その他もろもろが、要求の多い乱れた生活を生み出す。そこに無秩序さが加わると、人生のすべてを達成するのは不可能に思えるかもしれない。整理整頓のスキルは、多くの責任を管理するのに欠かせませんが、習得するのは難しいものです。しかし、一度身につければ、より効率的になり、競争力を高め、幸せで持続可能な人生を送ることができるようになる。

方法1

思考を整理する

1. ToDoリストを作る。今日やらなければならないことをすべて書き出し、ひとつひとつ消していく。毎日のタスクを書き出すことで、忘れずにやることにストレスを感じる必要がなくなる。リストから物事を消すことで、生産的な気分になれるでしょう。すでに済ませたことをリストに入れるのは、それを消すためだけです。

   • ToDoリストを優先順位の高いものから低いものへと並べ替える。それぞれの緊急度と重要度を判断して、優先順位をつけましょう。今日1つだけできることがあるとしたら、それは何だろう？それが、To Doリストのナンバーワンのことだ。
   • 可能であれば、翌日のToDoリストを作り、寝る前に参照する。そうすることで、行動計画を思い浮かべながら目覚めることができる。
2. 常に追加する実行リストを作る。読みたい本や行ってみたいレストランがあれば、常に手元にある実行リストを作る。見たい映画があったとしても、必ずしも今日見る必要はない。実行中のリストがあれば、「余計な」ToDoを思い出すのに役立つ。

   • 常に持ち歩くノートや、Dropboxのようなプログラムを使ってオンラインで実行リストを作れば、いつでもアクセスできる。
3. 人と話しているときにメモを取る。人との会話はメモを取りましょう。これはビジネス会話では特に重要ですが、友人や家族との交流でも重要です。メモを取ることで、相手が言った重要な言葉や、予期していなかったタスクを思い出したり、大切な人との楽しい時間を思い出させてくれたりします。

   • 常にノートを持ち歩き、相手の言葉をひとつひとつ丁寧に書き留める必要はない。ただ、会話の中から重要なことを1つか2つメモする時間を設けるようにしましょう。
4. 手帳を使う。年間計画表は、自分の考えをまとめるのに非常に役立ちます。予定や旅行、その他の重要なことを書き留めるのに使う。毎日参照し、長期的に起こることを書き留める。例えば、6ヵ月後に電話会議の予定を入れたら、忘れないように今すぐ手帳に書き込む。
5. 頭の中を整理整頓する。オフィスや家庭で使っていないものや重要でないものを処分するように、脳からも不要な思考を取り除く必要がある。瞑想をして、心配事やストレスといったネガティブな思考を頭から追い出しましょう。

方法2

家庭での整理整頓

1. 不要なものを捨てる。整理整頓の第一歩として、まずは不要品を捨てることが大切です。引き出しの中の不要なものを捨て、賞味期限切れの食品を捨て、1年以上着ていない洋服や靴を捨てるか寄付し、期限切れの薬を適切に処分し、空や半分になった洗面用具、その他絶対に必要でないものは捨てるか整理しましょう。
   専門家のアドバイス

   認定プロフェッショナル・オーガナイザー

   カティ・バーンズは、認定プロフェッショナル・オーガナイザー(CPO)であり、オーガナイズド・アンド・エナジャイズド！というコンサルティング・ビジネスの創立者です。カティは17年以上のオーガナイズ経験を持ち、その仕事は『ベター・ホームズ・アンド・ガーデンズ』、『NBCニュース』、『グッド・モーニング・アメリカ』、『アントレプレナー』などで紹介されている。オハイオ大学でコミュニケーションの理学士号を取得。

   
   認定プロフェッショナル・オーガナイザー

   廊下のクローゼットに寄付用のゴミ箱を置き、洋服のクローゼットにも寄付用のゴミ箱を置く。いらなくなったものを見つけるたびに、寄付箱に入れる。サイズが合わなくなった服は、寄付箱に入れましょう。寄付箱は、余分なものの出口戦略を与えてくれます。
2. あなたの生活の中で重要な項目のためのバインダーを作成します。自動車保険」、「休暇」、「領収書」、「予算」など、あなたの生活で重要な項目や予算について、ラベル付きのバインダーを作りましょう。

   • バインダーを色分けしてみましょう。青はレシート（ガソリン、食料品、衣料品）、赤は保険（自動車、家、生命保険）など。
   • バインダーは整理された棚に置く。
3. 壁にフックや棚をつける。家の中の有効活用されていない縦長のスペースを利用する。ガレージに自転車をかけるためのフックや、独立した（フローティング）棚を購入して、効率的で装飾的な整理スペースを作りましょう。
4. 収納ボックスに投資するオフィスの整理整頓と同じように、収納箱やバスケットを購入して、モノをすべて入れましょう。似たようなものは同じビンに入れ、ビンを収納するシステムを作りましょう。調理器具、化粧品、ぬいぐるみ、食べ物、靴、装身具など、家の中のあらゆるものを整理するために、あらゆるサイズのビンやバスケットを購入しましょう。

方法3

職場の整理整頓を改善する

1. 整理ボックスを購入する。整理箱を売っている店（The Container Store、Walmart、Target、The Home Depot、Lowes、IKEA、ドルショップ、Bed Bath & Beyondなど）を訪れ、少なくとも10個は手に入れる。ペンや書類、大きめのアイテムに合うように、いろいろなサイズのビンを買いましょう。

   • ゴミ箱、バスケット、ファイル用の引き出しなど、収納できるものは何でも買いましょう。
2. ラベリングマシンを購入する。せっかく素敵な収納箱に物を入れても、それぞれの収納箱に何が入っているのかわからなければ意味がありません。ラベリングマシンを使って、それぞれのビンに適切なラベルを貼りましょう。例えば、ペンや鉛筆、蛍光ペンなどを入れる「筆記用具」と書かれたビンと、はさみ、ホッチキス、ホッチキスはずし、穴あけ器などを入れる「工具」と書かれたビンを用意しましょう。

   • ファイルや引き出し、キャビネットなど、あらゆるものにラベルを貼る。
3. 情報を「どのように使うか」別にファイリングする。どこで手に入れたかを基準にファイルに入れるのではなく、将来どのように使うかを基準にファイリングする。例えば、出張先のニューヨークで宿泊するホテルの書類があれば、「ホテル」ファイルではなく、「ニューヨーク」ファイルにファイリングする。

   • サブファイルを作成する。Hotel」ファイルを作成し、出張の多い場所については複数の「city」ファイルを作成します。
4. 整理されたオフィスのアウトラインまたは「目次」を作成する。すべてを整理していても、すべてのアイテムがどこに置かれていたか覚えていないかもしれません。箱やビンを作ったときに、その中に何が入っているのか、一覧表にまとめておくと、後ですぐに参照できます。

   • このリストがあれば、物を取り出した後、元の場所に戻すのにも役立ちます。
5. 机の上に「やること」と「終わったこと」のスペースを作る。机の上に、やらなければならないこと（サインする書類、読まなければならない報告書など）用のスペースと、やり終えたこと用のスペースを作りましょう。別々のエリアを作ることで、何をやったか、やっていないか、混乱することがなくなります。
6. 不要なものは捨てる手に入れた箱やゴミ箱にモノを入れるついでに、不要なモノも捨ててしまいましょう。1年間触っていないもの、開けていないもの、壊れているもの、余分な備品はすべて処分する。

   • 古い書類をシュレッダーにかけたり、同僚に処分するものに興味がないか聞いてみるのもいい。
   • 何かを捨てるのに苦労している場合は、代わりに寄付してみてください。
7. パソコンを整理する。身の回りの有形物を整理することはできても、パソコンが散らかっていると生産性が低下し、やはり散らかっていると感じてしまいます。ファイルを入れる新しいフォルダやサブフォルダを作り、デスクトップを整理して特定の項目を簡単に見つけられるようにし、重複ファイルを削除し、文書に詳細なタイトルを付け、不要なアプリや文書を削除しましょう。

方法4

整理整頓を続ける

1. 1日10分でいいので、簡単な整理整頓をしましょう。せっかく時間をかけて整理整頓したのですから、その状態を保ちましょう。毎晩、アラームをセットして、10分間に置き場所のないものを片付け、ゴミ箱やカゴがまだ整理されていることを確認する。
2. 生活に新しいものを加える場合は、古いものを処分する。新しい本を買う前に、本棚を調べ、読んでいない本や読む予定のない本を取り除きましょう。寄付するか捨てるかして、新しいアイテムがその代わりになるようにしましょう。

   • さらに一歩進んで、新しいアイテム1つにつき、2つか3つのアイテムを処分しましょう。
3. Donate（寄付する）」ボックスを常に出しておく。寄付する品物を入れる箱を常に手元に置いておく。いらなくなったものに気づいたら、すぐに寄付箱に持っていく。

   • 寄付できない不要品があったら、すぐにゴミ箱へ。
4. 開いている引き出しを見つけたら閉める。10分間の片付けタイムを待たずに、整理整頓を心がけましょう。置き場所のないものを見つけたら、すぐに戻す。満杯のゴミ箱の前を通ったら空にする。置き場所のない書類を見たら片付ける。整理整頓を最も効果的にするために、習慣にする。

   • 小さな片付けに1日の貴重な時間を使いすぎない。開いている引き出しをわざわざ閉めようとしない。ミーティングに行くために立ち上がり、その途中に開いている引き出しがあるなら、それを閉めましょう。引き出しを閉めるためにワークフローを中断すると、全体の生産性が25％低下する！
5. 整理整頓のためにテクノロジーを活用しよう。整理整頓に使えるアプリは文字通り何千とある。EvernoteのようなTo Doリストアプリ、Beep Meのようなリマインダーアプリ、TripITのようなトラベルオーガナイザー、Last Timeのようなタスクの重要度を整理するアプリなど、たくさんある。

   • どこにいてもアクセスできるように、デバイス間で同期できるアプリを探しましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Improve Organizational Skills 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。