弁護士依頼者秘匿特権の電子メールの書き方

アメリカの法制度では、弁護士がクライアントに法的支援を提供することに関連する、弁護士とそのクライアントの間のコミュニケーションは、"特権 "とみなされます。これは、あなたが弁護士に書いたもの（または弁護士があなたに書いたもの）はすべて、あなたの代理という文脈で機密であることを意味します。しかし、特にデジタル通信では、特権が誤って放棄される可能性がある多くの方法があります。電子メールや電子デバイスを安全に保つことは、この貴重な秘匿特権の偶発的放棄から身を守る最も簡単な方法です。

知っておくべきこと

• 弁護士-依頼者間の秘匿特権は、法的助言を求める場合にのみ適用されます。メッセージの中で、法律相談の依頼以外の話題を持ち出さないでください。
• 弁護士依頼者秘匿特権の放棄を避けるため、弁護士以外の人と電子メール・メッセージについて話し合うことは避けてください。
• 弁護士とのやり取りには、安全な私的メールアドレスのみを使用し、他の人にメッセージをコピーすることは控えてください。

方法1

秘匿特権付き電子メールを書く

1. 件名に弁護士と依頼人の秘匿特権に関する注意書きを追加する。メールの件名には、"Privileged"、"Confidential"、または "Attorney-Client Communication "と記載しましょう。これらの単語は、全角文字で入力したり、左右にアスタリスクを付けるなど、できるだけ目立たせるようにすると効果的です。

   • 例えば、メールの件名に「***PRIVILEGED AND CONFIDENTIAL***」と書いておけば、見落とす人は少ないでしょう。
   • 多くの弁護士は、電子メールの「署名」ブロックに、電子メールに含まれる資料が弁護士依頼者秘匿特権の対象となる旨の免責条項を追加しています。しかし、このような免責条項は、包括的な保護を提供するものではありません。件名に記載することで、受信者はEメールを開封する前に、そのEメールが秘匿特権の対象であることを知ることができます。
2. 法的助言の依頼は、明確かつ具体的にする。たとえ、法律問題の代理人として特別に雇った弁護士に宛てて書いたとしても、弁護士とのすべての会話が特権とみなされるわけではありません。特権は、あなたが法的助言を求めた場合にのみ適用されます。前もってこの要請をしておけば、メールの内容について議論の余地はなくなります。

   • 例えば、あなたが離婚の手続き中で、子供に関係する問題について配偶者とどのように話し合うべきかアドバイスが欲しい場合、こう書くとよいでしょう："私は、裁判官の命令に違反しない方法で、娘の水泳教室に関する配偶者とのコミュニケーションに関する法的助言を求め、このメールを書いています。"
3. 電子メールでは、法的なアドバイスのみを話しましょう。文脈によっては、法的助言とは関係のないことで、弁護士と話したいことがあるかもしれません。そのような状況では、秘密保持や特権を守りたいコミュニケーションがそのように保たれるように、別のメールを書く方がよいでしょう。

   • 例えば、最近起きた会社に対する訴訟で、代理人として弁護士を雇ったとします。あなたはまた、今後同様の訴訟を避けるために、ベンダーとの契約をどのように修正すればよいか、その弁護士に相談したいとします。契約に関する助言は、法的助言というよりむしろビジネス上の助言とみなされる可能性が高いので、2通のメールを別々に書くべきです。
4. 弁護士とのやり取りには、プライベートなメールアドレスを使う。他人がアクセスできる電子メールアカウントを持っている場合、そのアクセスによって、あなたと弁護士との間でやり取りされる電子メールは、もはや特権的なものではなくなってしまう可能性があります。これは、たとえあなたが会社のオーナーであっても、他人があなたの電子メールアカウントにアクセスできる可能性がある場合、仕事の電子メールアドレスにも当てはまります。

   • 例えば、あなたとあなたの配偶者の両方が使用する家庭用電子メールアドレスを持っている場合、あなたの弁護士と通信するためにその電子メールを使用することは避けてください（弁護士が同じ法的問題であなたとあなたの配偶者の両方を表している場合を除く）。

   ヒント：自宅のパソコンでメールの受信トレイを開きっぱなしにする習慣がある場合や、自宅の他の人がアクセスできるスマートフォンでメールを受信する場合は、弁護士との特権的なコミュニケーションにのみ使用する別のメールアドレスを作成してください。
5. メールは弁護士にのみ送信してください。弁護士-依頼者間の秘匿特権は、あなたと弁護士との間で交わされる、弁護士によるあなたの法的代理行為に関連する秘密情報のみを保護します。もしあなたが他の誰かを会話に加えた場合、あなたがEメールで述べたこと（または弁護士が返信で述べたこと）は、おそらく特権とはみなされないでしょう。

   • あなたが弁護士と話し合っている問題に他の誰かが関与している場合でも、その人たちには別々にメールを送る方がよいでしょう。これは非効率的に見えるかもしれませんが、弁護士とのコミュニケーションが特権を保ったままであることを保証するものです。

方法2

偶発的な権利放棄を避ける

1. 弁護士からのメールについて話し合うのは控えましょう。何気ない場であっても、「弁護士から、それはしない方がいいとアドバイスされた」などと発言すると、アドバイスの内容を他の人と話していることになり、弁護士と依頼人の秘匿特権を誤って放棄することになりかねません。弁護士からアドバイスを受けている話題が出た場合は、「自由に話すことはできない」とだけ言って話題を変えましょう。

   • 弁護士と依頼人の間の秘匿特権を誤って放棄することを避けたいのであれば、その話題について弁護士に相談したことは一切言わないこと。たとえば、ある行動をとった理由を聞かれたとき、「弁護士に言われたとおりにした」とは答えたくないでしょう。そのような言い方をすると、基本的に、弁護士が内密に話したことを相手に話すことになります。

   ヒント：弁護士の助言に基づいて行動していると言うのではなく、自分の行動や相手に対する期待に責任を持つ。
2. 他人と情報を共有する前に、弁護士に尋ねてください。他者に影響を与える可能性のある問題について弁護士が助言している場合、弁護士の助言を他者と共有したいと思うかもしれません。しかし、そのようなことをすると、その人がその問題に実質的に関与していない場合、そのコミュニケーションの特権的性質が破壊される可能性があります。

   • 例えば、最近あなたの会社に対して提起された訴訟について、弁護士に相談したとします。あなたは、弁護士のアドバイスをビジネスパートナーと共有したいと思うかもしれません。しかし、あなたのパートナーが弁護士のクライアントと見なされない場合、そのアドバイスはもはや特権とは見なされないことになるかもしれません。
   • 法律問題に他の人を巻き込む必要がある場合、弁護士は、弁護士と依頼人の秘匿特権が維持されるように、彼らに何をどのように伝えるべきかについてアドバイスすることができます。
3. 弁護士以外の人に転送したりコピーしたりするのではなく、新しい電子メールチェーンを開始する。電子メール・チェーンは、弁護士と依頼人の秘匿特権にとって危険です。なぜなら、チェーン内の誰かが不注意にいつでも「すべて返信」を押してしまい、秘匿特権を破壊してしまう可能性があるからです。弁護士から提供された情報を共有したい場合は、その人に宛てて新しいEメールを作成し、その情報を個別に伝えてください。

   • 同様に、ある電子メールまたは電子メール・チェーンを、あなたの事件に関連するため弁護士に転送する場合は、その電子メールに転送であることを明記し、法的助言を求めたり機密情報を伝えたりする別の電子メールを作成します。

   ヒント：これは逆も同様です。あなたの弁護士が、他の誰かからあなたに電子メールを転送したり、あなたに電子メールをコピーしたりした場合は、同じチェーンであなたの弁護士に話すのではなく、新しい電子メールチェーンを開始します。
4. 特に機密性の高い情報は、直接会って伝えましょう。どんなに安全なコンピュータや電子メールアカウントでも、直接会って話すほど安全ではありません。一般的に、最も機密性の高い情報は書面にしない方がよい。

   • 例えば、離婚協議の最中で、配偶者について知り得た不利な情報について弁護士の助言を得たい場合、その情報をEメールに書くのではなく、直接会って話すようにしましょう。
   • デリケートで極秘の問題について話し合うために弁護士に会いたい旨を、メールではなく電話で伝えましょう。

方法3

デバイスの保護

1. 特権通信にアクセスするすべてのデバイスを強力なパスワードでロックする。自分だけが知っているパスワードを使用してデバイスをロックする。最適なパスワードには、大文字と小文字、および他の文字（*、$、%など）が含まれており、他人が推測するのが困難です。

   • デバイスを数分間使用しない場合は、自動的にロックされるように設定し、その場から離れる場合は、必ずデバイスを閉じるかロックする。
2. メールアカウントは使い終わったらログアウトする。メールを受け取ったらすぐにアクセスできるように、自宅のパソコンやモバイル端末でメールアカウントを開いたままにする習慣があるかもしれません。しかし、このような習慣があると、弁護士から受け取った潜在的な秘匿特権のある電子メールを他の人に読まれてしまい、弁護士と依頼人の間の秘匿特権が破壊される可能性があります。

   • スマートフォンなどの携帯端末でメールを受信する場合は、ホーム画面やロック画面の通知でメールの一部を見ることができる「プレビュー」機能をオフにしてください。誰でもプレビューを見ることができるテーブルの上に携帯電話を置いたままにしておくと、弁護士からの電子メールの秘匿特権が破壊される可能性があります。
3. メールの送受信は、自分が管理するデバイスでのみ行う。具体的なルールはお住まいの地域によって異なりますが、一般的には、自分だけが所有していないコンピュータやその他のデバイスで、特権情報や機密情報を弁護士に送信しない方がよいでしょう。州によっては、パスワードで保護された電子メールアカウントを使用している場合でも、他人の所有物であるコンピュータやサーバーを使用することは、その人があなたの電子メールにアクセスできる可能性があることを意味するという判決を下した裁判官もいます。

   • 例えば、雇用主に対する差別訴訟の提起について弁護士に相談する場合、会社のコンピュータからメールするのではなく、帰宅するまで待ってメールしましょう。メールが会社のサーバーを経由する場合、会社はそのメールにアクセスする権利を持つ可能性があります。
4. 弁護士と定期的に連絡を取る場合は、電子メールを暗号化しましょう。ほとんどのウェブベースの電子メールサービスでは、電子メールを暗号化する方法を提供しています。暗号化すると、受信者がメールを開いたり読んだりするにはパスワードが必要になります。

   • 例えば、Gmailを使用している場合、GmailのモバイルアプリやChromeの拡張機能を使用してメールを暗号化することができます。
   • 弁護士からレビュー用の書類が送られてきて、それを自分のパソコンに保存する場合も同様に、自分だけが開いて読めるようにします。

   警告あなたと弁護士がクラウドサービスを通じて文書を共有する場合は、そのサービスのアカウントに他の誰もアクセスできないようにしてください。たとえファイルを見たことがなくても、アクセス権を持つ他の誰かが特権を破壊する可能性があります。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Write an Attorney Client Privilege Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。