電子メールへの署名の仕方

欧米社会では、電子メールはほとんどの人にとって標準的なコミュニケーション手段となっています。急いでメールを送ろうとするあまり、マナーがおろそかになりがちですが、プロ意識と誠意を伝えるためには、文章を書くときのマナーが特に大切です。簡潔でありながら、よく考え抜かれた署名を使うことが、メールに署名する最善の方法です。

方法1

プロフェッショナルなEメール

1. よく一緒に仕事をする人にメールを送るときは、「My Best」のバージョンを使いましょう。他の "Best "バージョンには、"All Best"、"My Best to You"、単に "Best"、"Best Regards "などがあります。

   • 使用する言葉が多ければ多いほど、フォーマルな署名になることを覚えておいてください。相手とあなたとの関係から形式を判断しましょう。
2. Thanks "やその類語は避ける。心からの感謝を伝えるには、メール本文で伝えるのがベストです。どうしてもそうしなければならない場合は、「Many Thanks」を使いましょう。
3. Sincerely "は、完全な手紙を書くとき以外は使わないこと。これは手紙の署名としては非常に伝統的な形式ですが、実際には「To Whom it May Concern」宛にのみ使うべきです。読んでいる人が誰なのかわからない場合に使います。

   • 求人に応募する場合は、"Sincerely "や "Thank You For Your Consideration "が適切かもしれません。
   • パートナーシップや文通からしばらく離れたい場合は、"Continued Success "を使ってみよう。
4. Regards"、"Best Regards"、"Best Wishes "を使って親しみを伝えましょう。
5. 署名の最後はコンマで締めくくります。その後、改行する。
6. ほとんどの人、特によく会う人にメールを送るときは、ファーストネームで署名しましょう。初めてメールを書くときは、姓と名を使いましょう。
7. 署名には連絡先を書く。なるべく短く。肩書き、会社名、連絡先を書く。

   • 時間を節約するために、これをあらかじめメールソフトに読み込ませておくとよいでしょう。
   • ほとんどの企業では、標準的な署名を用意しています。
8. 添付ファイルとして他の人のメールソフトに表示されるような大きな企業ロゴは避けましょう。メールの読み込みが難しくなります。

方法2

個人メール

1. メールを送る相手のことを考えましょう。親しい間柄かどうかで、締めの言葉を決めましょう。
2. Love"、"x"、"xo "は、家族や配偶者など、本当に愛している人だけに使いましょう。
3. カジュアルに、しかし楽しい口調で言いたい場合は「Cheers」を使う。これはイギリスやオーストラリアでは、個人的なメールでも仕事上のメールでも非常に一般的です。アメリカでも増えてきていますが、親しい間柄の人にだけ使うようにしましょう。

   • 「Ciao "は、遊び心でメールの最後に使うこともできます。ただし、相手があなたのことをよく知らない場合、気取った表現と思われる可能性があることをお忘れなく。
4. 純粋にお礼を言いたい場合は、"Many Thanks "を使ってみましょう。簡潔なメールの場合、署名に感謝の言葉を入れるとスペースを節約できます。
5. Be Well」、「Get Well」、「Thinking of You」は、病気や出来事に言及するときに使いましょう。誠意がある場合のみ使用すること。
6. あまりじっくり考える時間がない場合は、「In Haste」を選ぶとよい。また、後でメールに戻る必要がある場合は、"More Soon "を追加することもできます。
7. コンマと署名で締めくくります。個人的なメールの場合は、ファーストネームを使いましょう。親しい友人やパートナーとの間では、ニックネームやファースト・イニシャルを使うこともできます。

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Sign an Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。