Gmailで定型文を使用する方法

このWikiHowでは、Gmailの定型文「スマート返信」を使って特定のメールに返信する方法を説明します。スマート返信はすべてのメールに対応しているわけではありませんが、デスクトップ版とモバイル版のGmailの両方で、一部のメールにすばやく返信することができます。

方法1

パソコンを使う

1. どのメールが返信定型文の対象となるかを理解する。スマート返信はすべてのメールに利用できるわけではありません。Googleが十分な返信ができると判断したメールのみが対象となります。
2. Gmailを開きます。コンピュータのウェブブラウザにアクセスします。ログインしている場合は、Gmailの受信トレイが開きます。

   • ログインしていない場合は、プロンプトが表示されたらメールアドレスとパスワードを入力します。
3. 歯車の形をしたアイコン

   をクリックします。ページの右上にあります。ドロップダウンメニューが表示されます。
4. 必要に応じて、新しいバージョンのGmailを有効にします。ドロップダウンメニューの一番上に新しいGmailを試すと表示されたら、それをクリックして新しい受信トレイが読み込まれるのを待ち、次に進む前にもう一度歯車の形をしたアイコンをクリックします。

   • ドロップダウンメニューの一番上に「クラシックGmailに戻る」が表示されている場合は、新しいバージョンのGmailを使用しています。
5. 設定］をクリックします。このオプションはドロップダウンメニューにあります。設定ページを開きます。
6. 詳細設定]をクリックします。ページ上部のタブです。
   専門家のアドバイス

   "定型文の返信はGmailの「詳細設定」から設定できますが、Mixmaxのようなアドオンを使ってメールを処理することもできます。"

   マーク・クラベ

   Google Suiteエキスパート

   2011年からGoogle Suiteのプロジェクト管理に携わっています。

   マーク・クラベ
   Google Suite エキスパート
7. 定型文を有効にする定型文（テンプレート）」の見出しの横にある「有効」にチェックを入れます。
8. 下にスクロールして、「変更を保存」をクリックします。ページの一番下にあります。これで設定が保存され、サポートされているメールに返信定型文が追加されます。
9. メールを開きます。返信定型文を使用して返信するメールを探し、メールをクリックして開きます。
10. スマート返信オプションを選択します。返信定型文を使用できるメールの場合、メールの下部に返信定型文のリストが表示されます。クリックすると、「返信」テキストフィールドに返信テキストが追加されます。

    • メールの下部に返信定型文がない場合は、選択したメールに返信定型文を使用することはできません。
11. 使用したいテキストを追加してください。スマート返信を選択してもメールは自動的に送信されないので、必要に応じてメッセージにテキストを追加できます。
12. 送信をクリックします。ページの一番下にあります。定型文が相手に送信されます。

方法2

モバイルアプリを使う

1. どのメールが返信定型文の対象となるかを理解しましょう。スマート返信はすべてのメールに利用できるわけではありません。Googleが十分な返信ができると判断したメールのみが対象となります。
2. Gmailを開きます。白い背景に赤い「M」のマークがあるGmailアプリをタップします。ログインしている場合は、Gmailの受信トレイが開きます。

   • ログインしていない場合は、サインインを求められたらメールアドレスとパスワードを入力する必要があります。
3. メールを開きます。スマート返信を使って返信したいメールを探し、そのメールをタップします。

   • そのメールはお客様に送信されている必要があります。スマート返信を使用して自分のメールに返信することはできません。
4. スマート返信のオプションを探します。選択したメールにスマート返信が利用できる場合、画面の下にさまざまな返信が書かれた青いボックスがいくつか表示されます。
5. スマート返信オプションを選択します。メールの返信に使用するオプションをタップします。
6. 使いたいテキストを追加します。スマート返信を選択してもメールは自動的に送信されないので、必要に応じてメッセージにテキストを追加できます。
7. 送信」

   アイコンをタップします。画面右上にある紙飛行機の形をしたアイコンです。定型文が相手に送信されます。

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Use Canned Responses in Gmail 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。