Outlookのメールを効率的に管理する方法

整理されていないメールボックスは、ユーザーが必要な電子メールを見つけることを困難にするかもしれません。Microsoft Outlookは、電子メールをフィルタリングし、より管理しやすい方法でメッセージを整理するのに役立つ非常に便利なツールを提供しています。Outlookは、効率とパフォーマンスの向上にも役立ちます。Outlook 2010、Outlook 2007、Outlook 2003のいずれをお使いの場合でも、以下のツールを使って簡単にメールを管理し、受信トレイをすっきりさせ、必要な情報を見つけやすくすることができます。

方法1

フィルタリング

1. メッセージをすばやくフィルタリング。Outlook 2010には、メッセージを日付順に並べ替えたり、会話形式で並べ替えたりする新機能があります。

   • この機能を使用すると、同じテーマを持つメッセージが会話として表示され、ユーザーは件名の左側にあるアイコンをクリックすることで、それらを表示、拡大、縮小することができます。各カンバセーションのメッセージは、新しいメッセージが上になるように分類されます。新しいメッセージを受信すると、すべての会話がメールリストの一番上に移動するので、メールの流れを簡単に把握することができます。
   • 会話を有効にするには、会話グループの表示タブで、会話として表示するボックスにチェックを入れます。クリーンアップ機能を使って、カンバセーションのサイズを小さくすることができます。この機能は、会話内の重複メッセージを削除するのに役立ちます。
   • ホーム]タブの[削除]グループで[クリーンアップ]をクリックし、[会話のクリーンアップ]をクリックします。Outlookのすべてのバージョンで、ユーザーはメールフォルダ内の分類方法を変更することで、メールボックスフォルダ内のメッセージをより速く見つけることができます。例えば、日付、送信者、ファイルサイズや重要度によってメールを分類することができます。
2. 標準化された件名見出しを使用する。刻々と変化するトピックの間でフォーカスを移すのに必要な精神的エネルギーは、量ではなく、あなたを消耗させる。あなたは、時系列順か「最も重要な人」順に読む傾向がある。 これでは脳が燃え尽きてしまう。このルールは直属の上司からのメールにも適用でき、会話の連鎖よりも効果的だ。

   • 最も関心のあるプロジェクトのトップ2～5を特定し、それを反映した件名見出しをつける。
   • このような標準的な件名がついたメールには、最初に注意を払うことをチームに伝えましょう。これらの件名は、現時点での最優先プロジェクトであり、メールは件名でソートされ、最優先のものが最初に読まれ、返信される。
   • 不適切な件名のメールは、その送信者を1～x日間ブラックリストに載せることを明確にしましょう。

方法2

グループ分け

1. 同じメッセージをフォルダにグループ分けする。新しいメールフォルダを作成することで、ユーザーは関連するメッセージをフォルダにまとめることができます。例えば、件名、プロジェクト、連絡事項など、仕事や趣味に適したカテゴリでメッセージをグループ分けすることができます。また、上司や重要な人物から送られたメッセージや、保存が必要な原則的な情報を保存するフォルダを作成することもできます。Outlook 2010で新しいフォルダを作成するには、[フォルダ]タブの[新規作成]で[新規フォルダ]をクリックします。Outlook 2007またはOutlook 2003で新しいフォルダを作成するには、メニューバーで「ファイル」をクリックし、「新規作成」、「フォルダ」の順に選択します。

方法3

検索フォルダ

1. メッセージを検索するために検索フォルダを作成します。検索フォルダは、電子メールメッセージのコレクションを見つけるための迅速かつ便利な方法です。メッセージは保存されませんが、探している属性に基づいて受信トレイ内のすべてのメッセージを表示する仮想フォルダを提供します。Outlookの検索フォルダは、未読メールなどのデフォルトの機能を提供しますが、独自のルールを作成することもできます。たとえば、検索フォルダを使用して、特定のプロジェクト、重要なクライアント、または今後の会議に関連するすべての情報を見つけることができます。

   • Outlook 2010で検索フォルダを作成するには、[フォルダ]タブの[メール]で、[新規]の[新規検索フォルダ]をクリックします。
   • Outlook 2007またはOutlook 2003で検索フォルダを作成するには、メール内のファイルメニューでマウスを新規作成に移動し、検索フォルダをクリックします。

方法4

メールフィルター

1. メールフィルターで迷惑メールを減らします。Outlookの迷惑メールフィルタを使用して、受信トレイから不要な電子メールメッセージを保持します。このフィルタは、迷惑メールとしてフラグが付けられたメールをメールボックスの別のフォルダに送信します。ユーザーはこのフォルダの中身を確認し、有効なメールが誤って送られていないことを確認することができます。もしそうであれば、フィルターを調整して、今後メッセージに間違ったマークが付かないようにする必要があります。

方法5

カラーカテゴリー

1. カラーカテゴリーを割り当てます。関連性のない電子メール・メッセージ・グループや、ノート、連絡先、予定などのOutlook内の他のカテゴリーに色を割り当てます。そこから、ユーザーは簡単にそれらを識別し、並べ替えることができます。例えば、「コンピュータ販売」というカテゴリーを作成し、そこにメッセージを割り当てることで、コンピュータ販売プロジェクトのすべてのメッセージ、予定、連絡先を簡単に追跡することができます。

方法6

フラグを立てる

1. フォローアップのためのフラグユーザーは、Eメールメッセージやタスクにフラグを立て、分類したりマークしたりすることができます。フラグを立てることで、問題の追跡、誰かのリクエストの指摘、プロンプトメッセージやコンタクトの注文を促すことができます。また、いつ何をすべきかが明確に分かるので、メールフォルダを簡単に整理することもできます。タスクを作成し、そのタスクに有効期限を設定すると、自動的にフラグが立つので、アクションの有効期限を忘れて実行しないように注意してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Manage Your Outlook Email Effectively 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。