Outlookで電子メールをフィルタリングする方法

Outlookの受信トレイが整理されていなくて、探しているものが見つからないということはありませんか？幸いなことに、Microsoft Outlook 365を含むOutlookのどのバージョンでも、メールアドレス（送信者または受信者）、単語、フレーズに基づいてメッセージをさまざまなフォルダにフィルタリングするのは簡単です。ここでは、Outlookでルールを作成して受信メールを自動的にフィルタリングする方法と、既存のメールを並べ替える方法をご紹介します。

方法1

メールアドレスによるフィルタリング

1. フィルタリングしたいアドレス宛またはアドレスから送信されたメッセージをクリックします。右側のパネルにメッセージが表示されます。

   • 例えば、あるメールアドレスから送信されたメールをすべてフィルタリングしたい場合は、その送信者からのメールをクリックします。
   • 自分のメールアドレスのいずれかに送信されたメッセージをフィルタリングしたい場合は、そのアドレス宛のメッセージをクリックします。
2. ホーム」タブをクリックします。ウィンドウの左上隅にあります。
3. ルール]をクリックします。画面上部の中央付近にあるアイコンの列の中にあります。

   • このオプションが表示されない場合は、ツールバーの右端にある3つの点をクリックしてください。
   • メッセージまたはフォルダを右クリックし、[ルール]を選択することもできます。
4. 常に<差出人>からメッセージを移動する]または[常に<宛先>にメッセージを移動する]をクリックします。アカウントのフォルダのリストが表示されます。
5. これらのメッセージをフィルタリングするフォルダを選択します。使用したいフォルダが表示されない場合は、[新規作成]をクリックしてフォルダを作成し、選択します。
6. OKをクリックします。選択したメールアドレスに送信された、またはメールアドレスから送信された今後のメールは、受信時に選択したフォルダに移動されます。

方法2

単語によるフィルタリング

1. フィルタリングしたい語句を含むメッセージをクリックします。単語または語句は、件名、本文、ヘッダーなど、メッセージのどこにあってもかまいません。
2. ホーム]タブをクリックします。画面の左上隅にあります。
3. ルール]をクリックします。画面上部、中央のアイコンの列にあります。

   • このオプションが表示されない場合は、ツールバーの右端にある3つの点をクリックしてください。
   • メッセージまたはフォルダを右クリックし、[ルール]を選択することもできます。
4. ルールとアラートの管理]をクリックします。
5. 新しいルール]をクリックします。ウィンドウの左上にあります。
6. 件名に特定の単語を含むメッセージをフォルダに移動]を選択します。件名に含まれる単語だけをフィルタリングしたくない場合でも、とりあえずこのオプションを選択します。
7. 次へ」をクリックします。オプションとチェックボックスのリストが表示されます。
8. "件名に特定の単語を含む" のチェックマークを外します。件名に含まれる単語のみをフィルタリングしたい場合は、このステップをスキップできます。
9. フィルタが単語を検索するメッセージの部分を選択します。以下のオプションから少なくとも 1 つを選択します：

   • 件名または本文に特定の単語を含む
     • 例件名または本文に「coupon」という単語を含むメッセージを「Coupons」というフォルダにフィルタしたい。
   • メッセージヘッダに特定の単語を含む
     • 例特定のメールサーバー経由で送信されたメッセージをゴミ箱に直行させたい。
   • 受信者のアドレスに特定の単語が含まれる場合
     • 例[e-mail]、Supportというフォルダにメールを送りたい。
   • 送信者アドレスに特定の単語を含む
     • 例メールアドレスに「wiki」という単語を含む人から送信されたメールを「Wiki」というフォルダに送りたい場合。
10. 次へ」をクリックします。
11. 単語または語句を入力し、[追加]をクリックします。複数の語句を追加することもできます。
12. OKをクリックします。フィルター条件のリストに戻ります。
13. 指定されたリンクをクリックします。ウィンドウの下部にあるボックスの中に、"指定されたフォルダ "というフレーズの一部として表示されます。メールアカウントのフォルダのリストが表示されます。
14. これらのメッセージをフィルタリングしたいフォルダを選択します。使用したいフォルダが表示されない場合は、「新規作成」をクリックしてフォルダを作成し、選択します。
15. OKをクリックします。
16. 次へ」をクリックします。作成したフィルタに基づいて Outlook が実行できるアクションのリストが表示されます。
17. 希望するアクションの横にあるボックスにチェックを入れます。指定されたフォルダに移動する」（2番目のオプション）がチェックされていることを確認してください。他のオプションは任意ですが、お客様のニーズに応じて役に立ちます。
18. 次へ」をクリックします。
19. フィルターの名前を入力します。これがリストに表示されます。
20. "このルールをオンにする "の横のボックスにチェックを入れる。必要であれば、"Run this now"（今すぐ実行する）にもチェックを入れて、フィルターがすでに受信したメールをスキャンするようにすることもできます。
21. 完了をクリックする。今後受信するメッセージは、入力した語句に基づいて並べ替えられます。

方法3

Outlookの受信トレイを並べ替える

1. Microsoft Outlookを開きます。通常、スタートメニューの「すべてのアプリ」エリアにある「Microsoft Office」フォルダにあります。

   • この方法を使用して、現在のメールをすべて検索またはフィルタリングします。
2. Filter Emailをクリックします。これは、ホームタブの "検索 "グループ内の漏斗アイコンの隣にあります。
3. フィルターを選択します。未読、添付ファイルあり、受信日、分類、フラグ、重要マーク、または "Sent to "フィールドに基づいてマークされた全てのEメールを見ることができます。

   • 例えば、「添付ファイルがある」を選択すると、添付ファイルがあるメールのリストが表示されます（受信トレイ以外のメールフォルダに分類されていても）。
   • フィルター検索を解除するには、検索ボックスの×印をクリックしてください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Filter Email in Outlook 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。