マイクロソフトで自動休暇返信を作成する

休暇ですか？Microsoft Outlookを使用してメールの送受信を行っている企業や団体であれば、簡単に自動休暇通知を設定することができます。Microsoft Officeの一部としてOutlookを使用している場合でも、Web上のOutlook.comを使用している場合でも、休暇自動応答の作成は簡単です。また、あなたの組織がExchangeサーバーを使用している場合は、組織内外の人々にカスタムの自動返信を設定することができます。このWikiHowでは、WindowsとMacのOutlookのどのバージョンでも、Out of Officeメッセージを簡単に設定する方法をご紹介します。

知っておくべきこと

• Outlook.comの無料メールアドレスを含め、どのバージョンのOutlookでも自動返信メールを設定できます。
• Outlookのデスクトップアプリで、「ファイル」>「自動返信」と進み、休暇用の自動返信メールを作成します。
• 自動返信を作成するオプションがない場合は、作成したテンプレートで受信メッセージに自動的に返信するルールを設定できます。

方法1

自動返信を作成する（Outlookデスクトップ）

1. Outlookの左上にあるファイルメニューをクリックします。ウィンドウの大部分を占める大きなメニューが展開されます。

   • Outlook 2007をお使いの場合は、その代わりをご覧ください。
2. 自動返信をクリックします。ほとんどのバージョンのOutlookでは、ウィンドウの左側にこのボタンが表示されます。

   • 自動返信ボタンが表示されない場合は、代わりにこちらをご覧ください。
3. 自動返信を送信をオンにします。これは、自動返信ウィンドウの上部にある2番目のラジオボタンです。この機能を有効にすると、ウィンドウ内の残りの詳細を入力できるようになります。

   • Exchangeサーバーを使用している場合、このウィンドウに2つのタブが表示されます：組織内」と「組織外」です。デフォルトでは、自動職場外返信は組織内の相手にのみ送信されます。
4. 自動Out of Office返信を送信するタイミングを選択します。この機能をオンにすると、Outlookは、受信したすべての電子メールメッセージに対して、自動的に職場外メッセージを送信します。

   • 2つの特定の日時の間に、自動的に「職場外応答」を送信したい場合は、「この時間帯にのみ送信する」にチェックを入れ、時間帯を選択します。
     • たとえば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択し、自動応答が外出中にのみ有効になるようにします。
   • 今すぐOut of Officeをオンにし、手動でオフにするまでオンにしておきたい場合は、チェックボックスにチェックを入れないでください。
5. 自動返信を作成する。これで、留守中にメールを送ってきた人にOutlookが送信する自動返信を作成できます。

   • Exchangeサーバーを使用している場合、このウィンドウの日時の下に2つのタブが表示されます：組織内」と「組織外」です。組織内]タブをクリックし、このタブに会社または組織内の人のための[外出中]メッセージを入力します。
   • 自動返信」タブだけが表示されている場合は、このタブで「職場外への返信」を作成します。この場合、自動返信が有効になっている間、自動返信はあなたに手紙を書いた人全員に送信されます。
   • 例えば、不在にする日程を説明するメッセージを入力し、質問や懸念事項がある場合は、オフィスの別の担当者に問い合わせることができます。
   • また、同僚やアシスタントに外出中の連絡を許可することもできます。
6. 組織外」を選択します。このタブが表示されていない場合は、この手順をスキップできます。Exchangeサーバーを使用している場合は、会社や組織の外から送信されたメール用に別のメッセージやルールを作成することで、自動返信をさらにカスタマイズできます。

   • デフォルトでは、このフィールドに入力した自動返信は、広告主、ニュースレター送信者、そして場合によってはスパム送信者を含む、組織外のすべての送信者に送信されます。 まだお付き合いのない人に休暇メッセージを送信しないようにするには、代わりに「私の連絡先のみ」オプションをオンにすることを検討してください。
7. OK]をクリックして変更を保存します。自動返信の日付を指定しなかった場合、この機能はすぐに有効になります。特定の日付を選択した場合は、指定した時間に自動返信のオン/オフが自動的に切り替わります。

   • Microsoft 365アカウントのアップグレードをご検討中ですか？Staplesの割引情報をご確認ください。

方法2

ルールを作成する（Outlookデスクトップ）

1. 新規メールをクリックして新規メッセージを作成します。Outlookのバージョンに外出中に作成するオプションがない場合でも、外出中テンプレートを作成し、ルールを適用することで、休暇メッセージを設定することができます。 テンプレート用の新しいメールメッセージを作成することから始めます。

   • ルールは受信トレイの整理にも使えます。
2. 件名と本文を入力します。To」と「CC」は空欄のままにしておきます。

   • 件名には、社外への返信で送信する各メッセージに表示させたい件名を入力します。例えば、"Out of Office "や "On vacation until 9/22 "などです。
   • メッセージ本文には、通常、不在にする日付と、その間に送信者が従うべき具体的な指示を記載します。
   • また、送信者に緊急のサポートが必要な場合に備えて、組織内の他の誰かの連絡先を記載することもできます。
3. ファイルメニューをクリックし、名前を付けて保存を選択します。メールメッセージを作成しましたが、送信する代わりにテンプレートとして保存します。
4. ファイルの種類としてOutlookテンプレート（*.oft）を選択し、保存をクリックします。これでテンプレートがデフォルトの場所に保存され、通常はc:⇄usersyourusername⇄appdata⇄roaming⇄microsoft⇄templatesになります。
5. File］タブをクリックし、［Manage Rules & Alerts］を選択します。Out of Officeメッセージが自動的に送信されるようにするには、メッセージを送信するタイミングをOutlookに指示するルールを作成する必要があります。
6. 新規ルール]ボタンをクリックします。電子メールのルール」タブの下に表示されます。ルールウィザードダイアログボックスが表示され、ルールの作成方法が説明されます。
7. "受信したメッセージにルールを適用する "をクリックして選択します。これは「空白のルールから開始」ヘッダーの下に表示されます。

   • 次へ」をクリックしてルールの作成に進みます。画面にはいくつかのオプションがありますが、「次へ」をクリックして何も選択せずに次の画面に進みます。
8. "特定のテンプレートを使用して返信する "の横にあるボックスにチェックを入れます。 これは "What do you want to do with the message?" というヘッダーの下に表示されます。
9. a specific template "リンクをクリックします。これはウィンドウの一番下、"ステップ2 "の下に表示されます。
10. Look In "ドロップダウンメニューから "User Templates in File System "を選択します。これはウィンドウ上部のメニューです。
11. テンプレートを選択し、「開く」をクリックします。これが先ほど作成したメールテンプレートです。
12. 次へ」をクリックします。ルールウィザードの最後のステップに進み、ルールに名前を付け、追加の例外を設定します。
13. ルールに名前を付けて有効にします。ルールの名前を入力します（"Out of Office "など）。また、ルールを今すぐ有効にするか、退社するまで待つかを選択できます。

    • デフォルトでは、「このルールをオンにする」が選択されています。これは、次のステップに進むと、外出ステータスが自動的に開始され、オフにするまでオンのままであることを意味します。この機能をまだオンにしたくない場合は、ボックスからチェックマークを外してください。
14. Finishをクリックして変更を保存します。このルールが有効になると、あなたにEメールを送る人は誰でも、あなたの「外出中」メッセージを受け取ります。

    • 現在ルールをオンにしていない場合は、後で「ファイル」>「ルールとアラートの管理」>「Eメールルール」に戻り、ルールの横にあるチェックボックスをオンにして、「OK」をクリックすることでオンにできます。
    • 戻ってからルールをオフにするには、［ファイル］>［ルールとアラートの管理］>［Eメールルール］でルールを選択し、［削除］をクリックします。

方法3

自動返信を作成する（Outlook Web）

1. .NET Frameworkのメールアカウントにサインインします。または、企業や組織がWeb上でOutlook 365を使用している場合は、今すぐWebブラウザでサインインします。

   • この方法は無料のメールアカウントでも有効です。
2. 歯車のアイコンをクリックし、「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。受信トレイの右上に歯車のアイコンが表示されます。
3. メール」タブをクリックします。設定の左側のパネルにあります。
4. 自動返信をクリックします。中央の列の一番下にあります。
5. 自動返信をオンにする"

   を有効にします。これで自動休暇応答機能が有効になります。
6. いつ休暇メッセージを送信するかを選択します。特定の日時にのみ休暇メッセージを送信したい場合は、「期間中のみ返信を送信する」にチェックを入れ、適切な日時を選択してください。今すぐこの機能を有効にし、オフにするまでそのままにしておきたい場合は、チェックを入れないでください。
7. 不在時の返信を入力します。このボックスに入力したメッセージは、外出中のすべてのメールメッセージに返信されます。フォントやレイアウトの機能を使って、メッセージを洗練させることができます。

   • 組織のメールサーバー経由でOutlook 365をウェブ上で使用している場合は、これらのオプションもあります：
     • この期間のカレンダーをブロックする
     • この期間に発生したイベントの新規招待を自動的に断る
     • この期間中のミーティングを拒否してキャンセルする
8. メッセージの受信者を選択します。組織のメールサーバーを使用している場合は、「返信を組織外に送信する」オプションがあります。

   • このオプションが表示されていない場合は、「連絡先にのみ返信を送信」を有効にすることで、広告主やニュースレター、さらにはスパマーへの自動返信の送信を避けることができます。
9. 保存をクリックして変更を保存します。特定の時間帯を選択した場合は、選択した時間帯にOut of Office返信が送信されます。そうでない場合は、すぐに自動返信が開始されます。

   • 終了日を選択しなかった場合、自動返信をオフにするには、歯車アイコンに戻り、「Outlookの設定をすべて表示」>「メール」>「自動返信」を選択し、機能をオフに切り替えます。

方法4

Outlook 2007を使用する

1. ツール]タブの[Out of Office Assistant]をクリックします。ツール」タブは、プログラムウィンドウの左上にあるメニューにあります。Out of Office Assistantダイアログボックスが開きます。

   • このオプションが利用できない場合は、Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。
2. "Send Out of Office auto-replies" の横にある丸をクリックして選択します。

   • 時間を指定したい場合は、"Only send during this time range "の横のボックスをクリックして選択し、開始時間と終了時間を選択します。例えば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択し、外出中のみ自動返信が有効になるようにします。
3. 組織内」タブをクリックします。大きな空白のテキストボックスの上に表示されます。
4. あなたのオフィスや会社からメールしてきた人に送りたい自動返信を入力します。ここに入力したメッセージは、同じドメイン（@wikiHow.com）のアドレスにのみ送信されます。例えば、あなたが一日外出することを説明し、あなたが不在の間、マネージャーがあなたの職務を担当することを説明します。
5. 組織外」タブをクリックします。大きな空白のテキストボックスの上に表示されます。
6. 組織外からあなたにメールを送ってきた人に送信したい自動返信を入力します。たとえば、あなたが不在であることを説明するメッセージを入力し、質問や懸念事項については、オフィスの別の連絡先に紹介します。ここに書いたメッセージは、あなたのドメイン（@wikiHow.com）以外から送信されたメールにのみ表示されます。

   • フォントタイプとフォントサイズのドロップダウンと、メッセージのテキストをフォーマットするボタンがあります。
7. OKをクリックします。外出中にあなたにメールを送った人には、あなたが作成した自動返信が届きます。時間帯を選択しなかった場合は、この機能をオフにするまで自動返信が送信されます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 Creating an Automatic Vacation Reply in Microsoft Outlook 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。