Eメールでのミーティング申し込み方法

Eメールは、同僚や仕事仲間と連絡を取るのに手っ取り早く簡単な方法であり、あらゆるミーティングのスケジュールを立てるのに効果的なツールです。同僚、目上の人、見ず知らずの人など、どのような相手とアポイントメントを取ろうとする場合でも、まずは件名と本文を明確にしたメールを作成する必要があります。メールにサインをして送信したら、3～5日待ってからフォローアップの返事を送りましょう。

方法1

メールのフォーマット

1. 件名に「お会いしたい」と明記する。メールの件名にあなたの目的を明記することで、受信者はすぐにあなたが会いたいのだとわかります。"Meeting "や "Possible Meeting Time "のような曖昧な表現は避けましょう。その代わり、件名には具体的な日付や時間帯を使い、受信者がすぐにわかるようにしましょう。

   • 例えば、次のように入力します："Meeting Request for 5/17 at 11 AM".
2. メールの冒頭には適切な挨拶を使いましょう。メッセージを書き始めるときは、標準的でフォーマルな挨拶を使いましょう。初対面の公人や著名人に連絡を取る場合は、見出しにその人の役職名をフルネームで使いましょう。同僚や目上の人に連絡する場合は、"Mr."、"Mrs."、"Mx."、"Miss. "などの敬語を使います。一般的な目安として、メールの冒頭には "Dear"、"Hello"、"Hi "などの挨拶を使うようにしましょう。

   • 個人宛ではなく、一般的なオフィスやグループ宛の場合は、代わりに "To whom it may concern "を使いましょう。
   • 例えば、上司に送る場合は、次のような敬語を使います：
     「拝啓、ジャクソン様、
     ジャクソン様、お元気でお過ごしでしょうか！ジャクソン様、このメールがお元気であることを祈っております。
3. 見ず知らずの人と会う場合は、自己紹介をしましょう。公務員や初対面の人に送る場合は、最初の段落を簡単な自己紹介にあてましょう。あなたの名前、役職、仕事上のつながりに焦点を当て、相手にあなたが誰なのか、なぜ連絡を取っているのかを知ってもらう。上司や同僚など、すでに面識のある人に連絡する場合は、自己紹介を書く必要はありません。

   • 紹介文は読むのに時間がかかるものではありません。
   • 次のように書いてみてください：
     親愛なるアトキンスさん、
     私の名前はサラ・クレメントで、ジョーンズ郡アニマル・シェルターで働いています。
4. ミーティングの理由と全体的な重要性を書いてください。メールの冒頭で（自己紹介を入れる場合はその後に）、相手とどのようなミーティングをしたいのか、フォーマルなものなのかカジュアルなものなのかを述べます。何のためのミーティングなのかを説明したら、なぜそのミーティングがあなたが成し遂げようとしている仕事にとって重要なのかを詳しく説明します。相手がメールに目を通す時間があまりないかもしれないので、説明は簡潔にするよう心がけましょう。

   • 例えば、次のように書いてみてください：「来週、養子縁組の話をしたいのですが、お会いできますか？あなたは現在、動物保護施設の財務アドバイザーなので、このイベントのための組織の予算について多くの見識を提供できると思います。"
5. ミーティングの会場と時間を提案してください。よく知られていて、相手にとってアクセスしやすい場所を考えてみてください。メール相手と同じビルや大体の場所で働いているのであれば、昼休みに会えないか確認してみましょう。もしあなたと相手が近くに住んでいなかったり、近くに勤めていなかったりする場合は、レストランやその他の公共の場所で会うことができないか提案してみましょう。さらに、相手の都合を聞きやすいように、都合の良い時間帯を伝えておきましょう。

   • お互いに多忙な場合は、電話やビデオ会議でのミーティングを検討しましょう。
   • 例えば、次のような文章を書きます：「今週中に動物保護施設に寄っていただけますか？私は毎日9時から5時までフロントにいます」。
6. 相手から返信が来るようにお願いする。厳密にはイベントの予定なので、相手の都合を丁寧に返信してもらいましょう。特に忙しい人に連絡する場合は、相手が返事を返すのに1～2日かかるかもしれないことを覚えておいてください。

   • 例えば、次のように言う："来週のご都合を教えていただけると、本当に助かります！"
7. メールの最後には、心を込めた結びの言葉を使いましょう。受信者がミーティングの目的を明確に理解できるように、メールの目的を再度強調する結びの文章を作成しましょう。"Sincerely"（敬具）、"Thank you"（感謝します）、"Best wishes"（よろしくお願いします）などのフレーズを使い、親しみやすい口調でメールにサインオフしましょう。サインオフを書いた後、自分の名前の下に署名を残し、自分の役職や現在のキャリアを再記述します。

   • 言葉遣いは相手に合わせる。同僚に送るのであれば、"Respectfully yours "よりも、"See you soon "の方が理にかなっている。目上の人に連絡するのであれば、"See you "のようなくだけた書き出しよりも、"Sincerely "や "Best wishes "の方が適切でしょう。
   • 例えば、次のように書きます：
     この採用活動をできるだけ成功させたいので、近々お会いできることを楽しみにしています。
     敬具
     サラ・クレメント
     活動コーディネーター、ジョーンズ郡アニマルシェルター
8. ミーティングに関連する添付資料があれば添付してください。ミーティングの準備に役立つ文書、スプレッドシート、その他の関連ファイルを添付してください。複雑なトピックに関して連絡を取る場合は、相手が会議のトピックを理解するのに必要なパンフレットやデータシートを添付しましょう。

   • 例えば、次回のイベントの予算変更について話し合う場合は、前年度の予算のスプレッドシートを添付するとよいでしょう。
9. メール全体を通して、プロフェッショナルな言葉と適切な文法を使いましょう。明らかな文法ミスやスペルミスがないか校正し、最終原稿ができるだけ洗練されたきれいなものになるようにしましょう。また、略語や俗語を使うことで、カジュアルな印象を与えたり、理解しにくい文章になっていないかチェックしましょう。最終的な原稿がプロフェッショナルに見えないと、相手はあなたの依頼を真剣に受け取らないかもしれません。

   • 絵文字はテキストやカジュアルなメールに使うと楽しいものですが、ミーティングの依頼に使うべきではありません。

方法2

相手のフォローアップ

1. 相手から3～5日以内に返信がない場合は、フォローアップメールを作成しましょう。受信者があなたの依頼を読み、返信するのに数日与えましょう。営業週間以内に返信がない場合は、相手に返信を待っていることを思い出させるメールを送ります。相手に会う機会を与えてくれたこと、時間を割いてくれたことに感謝していることを強調する。

   • フォローアップの電話も、会おうとする相手に確認する効率的な方法だ。
   • 例えば、次のような文章を書きます：「ミーティングをお願いした件で、フォローアップをお願いしたいのですが。お時間がありましたら、来週のミーティングのご都合をお聞かせいただけませんか？"
2. 追加のEメールでミーティングの詳細を詰める。相手から返信が来たら、相手のスケジュールと交渉する。相手の都合をメモしておき、お互いの都合がつく日にミーティングの時間を確認する。受信箱が混乱しないよう、1～2通のメールで日時を確認するようにしましょう。

   • できるだけ柔軟に対応しましょう。忙しい相手と連絡を取る場合、すぐに会うことができないかもしれません。
   • 直前になって会う約束をするのはやめましょう。相手が忙しい場合、会う日にちが決まらないかもしれません。
3. ミーティングの数日前にリマインダーを送るか、確認をしましょう。ミーティングの数日前に、リマインダーや確認のメールを相手に送りましょう。このメールはあまり長くなりすぎないようにしましょう。その代わり、ミーティングが予定通り行われているかを再確認するために、ミーティングを予定している日、時間、場所を明記しましょう。

   • 例えば、次のように書きます：
     5月17日午前11時、ジョーンズ郡アニマルシェルターでミーティングを行います。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている " How to Request a Meeting via Email " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。