電子メールによる退職方法

転職にはストレスがつきものですが、退職願を書くこと自体に気後れする必要はありません。メール（テキストではありません）での退職も可能です。

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不必要なストレスは避けましょう：潔く退職し、以前の雇用主との関係を良好な状態に保ちましょう。書面で退職届を提出するのが一般的ですが、雇用主がそれを受け入れてくれるのであれば、Eメールで退職届を提出するのもよいでしょう。携帯電話（Eメール）、タブレット、ノートパソコン、デスクトップパソコンを使ってEメールで状況を伝えるとよいでしょう（FAXは印刷がきれいでないことが多いので避けましょう。）

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上司に直接、あなたの意図を話すことを検討する。もしあなたが上司と良好な関係を築いており、退職がサプライズとなる可能性があるのであれば、まずはあまり形式張らず、直接会って話をした方がよいかもしれない。

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突然のEメールで相手を驚かせるのは避けましょう。退職の意思を表明した後、すぐに書面で通知できるように準備し、通知の記録が残るようにしましょう。

• 状況が緊迫していたり、職場環境が非常にフォーマルであったりする場合は、すぐに書面で通知することで、退職に関するすべてのコミュニケーションの証跡を残すことができます。

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威圧的にならず、礼儀正しくプロフェッショナルに。退職するからといって、上司や同僚、会社に対する不満を口にしたり、話し合ったりしてはいけません。コミュニケーションラインを維持するためにも、良い関係を保ちたいものです。将来、雇用主からの推薦状が必要になるかもしれませんし、職場での良好な人間関係のネットワークを維持することは、あなたのキャリアアップにとって非常に価値のあることです。

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ビジネスメールのフォーマットを守りましょう。 一般的に、Eメールにレターヘッドを書く必要はありませんが、通常のEメールの書式に従いましょう。部署、役職、職歴、退職日、退職理由など、必要かつ関連性のある詳細をすべて記載しましょう。

• メールの冒頭は挨拶で始めます。社内での通常のトーンに合わせるようにし、少しフォーマルな面を出す。
• 退職の意思があることをはっきりと伝えましょう。2015年7月12日をもって退職します」「このメールを退職のお知らせとさせていただきます。私の最終雇用日は2016年7月12日となります。"
• オプションとして、退職の理由を端的に述べましょう。この場は、不満をぶちまけたり、家族のドラマに飛び込んだりする場ではないので、理由を述べる必要はない。もし理由を説明したいのであれば、例えば「他のポジションのオファーを受け、それを受けることにしました」と伝えればよい。あるいは、「一身上の都合により退職します」など。
• その際、雇用主が最も納得する最終勤務日を明確に記入すること。
• 適切であれば、後任を見つける、あるいは教育する手助けをすることを申し出る。あなたは必ずしも雇用主に「義務がある」わけではありませんが、新しい人に伝えるべき会社の知識をたくさん持っているかもしれません。採用や知識の移転に協力する意思がある場合は、その旨を伝えましょう。

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友好的な口調を保つことで、上司はあなたの退職に腹を立てるのではなく、あなたに対して温かい気持ちを抱くようになります。メールの最後は誠実な言葉で締めくくりましょう：

• 雇用主が会社であなたに与えてくれた機会に感謝しましょう。
• 自分の役割、会社の環境、経営陣や雇用主について、特に評価した点を指摘しましょう。
• 仕事に対する感謝の気持ちを真摯に伝えることで、長続きする強い印象を与えることができるからです。それは雇用照会も含め、あなたの今後のキャリアに良い影響を与えます。
• 最後に「Kind Regards（よろしくお願いします）」または「Wishing you the best（ベストを尽くしてください）」と書き、あなたの名前または署名を添えます。
• 文法的な誤りやスペルミスがあれば、最後に読み直しましょう。

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.あなたはその会社でかなりの期間働き、そこで貴重なことを学んだはずです。職場の同僚との良好な関係は、長い道のりになります。将来、新しい職場で彼らの紹介が必要になるかもしれない。

• 退職後に仕事を探す際、以前の職歴を聞かれることがありますが、前職の雇用主があなたのことをもっと知りたいと連絡してくる可能性もあるので、前向きな内容であってほしいものです。

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予告なしに退職することに注意。退職前には少なくとも2週間前に通知するのが一般的で、上級職の場合はさらに通知した方がよい場合が多い。予告なしに退職しなければならない場合は、会社の方針に注意しよう。 雇用契約によっては、通知しなかった場合の要件や結果を定めている場合があり、あなたが受け取る福利厚生に影響を与える可能性があります。 また、元上司や同僚との関係にも影響を与えることはほぼ間違いないでしょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Resign by Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。