人事部にメールを送る方法とタイミング

企業は、給与計算や方針に関する問題から法的な苦情に至るまで、あらゆることに対処するために人事の専門家を雇用しています。法律や方針に関する質問がある場合、または同僚との間に深刻な問題がある場合は、人事部の担当者に連絡する必要があるかもしれません。人事部は、あなたが特定の会社で最初に連絡を取る部署でもあります。この会話は、あなたの具体的な問題を担当者に紹介する、シンプルで正式なEメールから始めるのが良いでしょう。

知っておくべきこと

• 人事部のメールアドレスは、通常、会社の名簿に記載されています。
• 日付、証拠、その他の詳細を含めずに、問題を正確に記述する。
• さらなる懸念に対処するため、直接面談を要請する。

方法1

書いて送る

1. 適切な担当者にメールを送る。人事部名簿をチェックし、あなたが対処してほしいタイプの問題を担当する担当者がいるかどうかを確認する。社内のあなたの部署に担当者がいる場合もあります。あなたの問題が深刻に受け止められているか心配な場合は、人事部長に直接連絡することもできます。

   • メールの宛先が、連絡を取りたい相手だけになっているか、再度確認してください。特にプライベートな問題やデリケートな問題の場合、誤って間違った相手に送ってしまわないようにしましょう。特に、決まった従業員グループにメールを送るようなリストを削除するよう注意してください。
2. アクションが必要であることを示す具体的な件名を書きましょう。問題と緊急度を明確に伝える件名は、人事の優先順位付けに役立ちます。この行を空白にしたり、不明確なままにしておくと、誰かの受信トレイに埋もれてしまうかもしれません。

   • 次のような行を使いましょう："法的問題-要対応"、"個人的状況の変化-早急な対応が必要"、"緊急の方針に関する質問"、"最近の面接-ありがとうございました"。
3. メールの最初と最後にはフォーマルな敬語を使いましょう。この会話の早い段階で、フォーマルでプロフェッショナルなトーンを設定したいものです。そうすることで、人事部にあなたがこの問題に真剣に取り組んでいることが伝わります。たとえあなたがその担当者を個人的に知っていたとしても、これは単なる友好的な話し合いではなく、プロフェッショナルな話し合いであることを忘れないでください。

   • Dear [担当者のフルネーム]」で始まり、「Sincerely」、「Best regards」、「Thank you for your time, [Your full name]」で終わります。
   • メールの最後を "Thank you for your time. "で締めるのも良いアイデアです。
4. 明確で直接的、かつ具体的な内容を書きましょう。文章は短く、要点を押さえましょう。必要以上の情報は書かないようにしましょう。人事担当者を困惑させるような詳細は書かないこと。複雑な内容については、直接会って話しましょう。
5. 問題を正確に説明する。問題の性質を正確に説明しましょう。その問題がいつ始まったのか、あるいはこれから始まるのかを時系列で説明する。これが法的な問題なのか、会社自身で対処できる問題なのかを明確にする。

   • 人事部に求人の問い合わせをするのであれば、問題を紹介することにはなりません。そうではなく、自己紹介をし、その会社と過去に接触したことを説明する。担当者にどのような対応を期待するのか、あるいはしてほしいのかを明確にしましょう。
6. 問題を証明する書類を持っているかどうかにも注意しましょう。人事担当者は、法律上または方針上の問題にどのように対処すべきかをすぐに知りたがります。あなたの文書があれば、問題の深刻さと、特定の従業員が直面する可能性のある法的影響の両方を明確にすることができるため、彼らの対応に影響を与える可能性があります。あなたが手にしているあらゆる「証拠」を担当者に知らせ、直接の面談に持参するよう申し出てください。

   • 可能であれば、人事部に提示できる法的問題の証拠が欲しいところです。残念ながら、ほとんどの人事部は、できることなら会社を守ろうとします。
   • ハラスメントや差別を受けた場合は、その日付 を記録し、証拠となる言葉が書かれた書面を保存しておく。
   • 人事部に提出した書類は、電子的なコピーと紙 のコピーの両方を保管してください。原本を保管し、人事部にコピーを提出する。
7. 問題に対処するために行ったことを説明する。人事部に連絡する前に、すでに問題を解決しようとしていたかもしれません。もしかしたら上司や同僚と話をしたのかもしれませんし、人事部に連絡することを通知したのかもしれません。担当者は、誰がすでに問題を認識しているかを理解するのに役立つので、この情報を持っているとありがたい。

   • 個人的な状況の変化については、この連絡はあまり堅苦しく感じないかもしれません。例えば、産休や育休に入る場合、すでに上司に自分の状況を伝えている可能性が高く、人事部に連絡を取るだけです。
8. 面談を求める。担当者と直接会って話をすることで、問題の詳細を話し合うことができます。これにより、担当者はフォローアップや明確な質問をする機会を得ることができます。重要なミーティングの日程を決めるには、Eメールが最適です。あなたのスケジュールに空白があることを伝え、それに合わせて計画を立てるよう依頼しましょう。
9. あなたの連絡先が記載されていることを確認してください。人事担当者は電話連絡を希望するかもしれません。この情報は、あなたが署名した後、あなたの名前の下に直接書くことができます。記入した電話番号とEメールが正確かどうかダブルチェックしましょう。
10. 誤字脱字、スペルミス、文法ミスがないかメールを編集しましょう。ほとんどのメールサービスにはスペルチェックサービスがあります。次に、文法的な間違いや単語の抜け、分かりにくさをチェックするために、Eメールに目を通しましょう。

方法2

フォローアップ

1. 人事部からの返信に感謝する。まず、あなたのケースの調査に時間を割いてくれた担当者にお礼を言いましょう。人事部が送ってきた回答には必ず素早く返信しましょう。そうすることで、あなたがその問題を引き続き懸念していることを示すことができ、また、その問題に早急に対処したいという意思を伝えることができる。
2. 面談に必要な資料を整理する。持参する予定の書類が入った特別なファイル・フォルダを作成し、面談に備える。方針に関する質問がある場合は、特定の方針がブックマークされた従業員ハンドブックを持参する。こうすることで、会議がスムーズに進行します。
3. 法的な問題を持ち出す場合は、顧問弁護士を雇うことを検討する。会社があなたに対して取るかもしれない行動からあなた自身を守ることを心配しているなら、弁護士に相談しましょう。弁護士はあなたの権利に関する情報を提供してくれますし、直接会う会議に弁護士を同席させることもできます。この方法を選択する場合は、人事部に弁護士を雇う計画を伝えておくとよいだろう。

   • あなたは弁護士を雇うことに関連する費用を認識していることを確認してください。大半は高額になるため、予算と法的保護の必要性を天秤にかける必要がある。
4. 1週間待っても返事がない場合は、2度目のメールを送ること。一般的に、1週間は、フォローアップメールを送信する前に待つのに適切な時間と考えられている。特に緊急の問題に対処している場合は、24時間後にフォローアップを送信することができます。担当者に口うるさく言っているのではないかと心配するよりも、担当者には多くの責任があることを思い出してください。あなたがその中の一人であることを思い出してもらう必要があるかもしれません。

方法3

人事部に連絡する場合

1. 可能であれば、自分で問題を解決する。会社の方針に関係しない、簡単で法的でない問題であれば、自分で対処できるかもしれません。可能であれば、上司や同僚に相談し、一緒に問題を解決しましょう。人事部は、あなたが人事部に相談する前に、解決策を見出すためにどのような手段を講じたかを知っておくことを評価します。

   • 例えば、上司が週末に予定を入れすぎていると感じたら、まず上司に相談しましょう。また、"オフィスのスペースが気に入らない "といった、重要でない不満を人事に言うのも避けたいものです。
2. 会社の方針を確認するために、従業員ハンドブックを見直しましょう。会社の方針に違反していると感じるかもしれません。人事部に連絡する前に、あなたの問題に関係する具体的な方針を再読してください。人事部との話し合いの際に、その例を挙げることができるようにしておきましょう。

   • 例えば、勤務時間中に十分な休憩が取れないことを懸念している場合は、休憩時間に関する規則を確認してください。あなたの会社には、成文化された休憩規定ではなく、非公式な休憩規定しかない可能性があります。
3. 職場でハラスメントを受けている場合は、直ちに人事部に連絡してください。職場で言葉や身体的、セクシャルハラスメントを受けた場合は、遠慮なく連絡してください。あなたはこの種の行為から法的に保護されており、人事部にはあなたを助け、保護する義務があります。

   • ただし、人事部がこのような問題についてオフレコで会話できると思ってはいけません。一旦あなたが報告すれば、人事部は対応する義務があります。
4. 個人的な状況が変化した場合は、人事部に連絡してください。人事部は、産前産後休暇の取得準備など、あなたの仕事の状況に近々起こる変化に備えて計画を立てる手助けをしてくれます。人事部は、あなたがすべての手当や保障を受けられるようにしてくれる。また、あなたの状況の変化を知らせる必要のある会社の担当者に連絡することもできます。
5. 政府による保護が必要な場合は、人事部に連絡する。職場で、政府からの保護や補償を受ける資格がある状況が発生する場合がある。例えば、仕事中に怪我をした場合、人事部は医療費の補償を調整する手助けをしてくれる。

   • この場合、人事部に書類を提出する必要がある可能性が高いので、このプロセスに備えて準備しておこう。
6. 職業訓練を受けたい場合は、人事部に連絡する。会社で昇進するための研修や指導プログラムが利用できるかもしれません。人事部は、これらのオプションについて必要な情報を提供し、場合によってはこれらのプログラムへの参加を調整することができる。これは、あなたのキャリアを次のレベルに引き上げる絶好の機会になるかもしれません。
7. 人事部に、必要な便宜を図るための支援を求めましょう。人事部は、あなたが職場で抱えているかもしれない個別のニーズに対応する手助けもしてくれます。職場環境には、あなたが他の社員と同じように成功する機会を享受できるようなリソースがあるべきです。

   • 例えば、適切な障害者リソースがないと感じた場合、人事部はこの問題に対処します。人事部はまた、授乳中の母親のための指定された場所を確保するためにあなたと協力することもできます。
8. 仕事を探している場合は、人事部に連絡してください。時折、特定の企業の人事担当者に連絡すると、現在の求人に関する情報や、現社員との「インフォメーショナル」面接の機会を得ることができる。また、人事部に連絡して、最近その企業で面接を受けたことに対するお礼を伝えることもできます。

   • 1週間経っても返信がない場合は、フォローアップのメールを1通送ることができます。その後、その会社を手放す必要があるかもしれません。
9. 個人的な不満を人事部に連絡するのは避けましょう。人事部はまず会社のために働いているので、ただ愚痴をこぼしたいときに相談する相手ではないことを忘れないでください。不快に感じたり、差別されていると感じたりする状況を報告することは絶対に避けるべきではありませんが、単に迷惑をかけたり、些細なことかもしれない問題と、より深刻で法的な問題とは区別するように注意してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How and When to Send an E-mail to HR 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。