従来のメールサービスに代わるものとしてEメールの人気が高まるにつれ、Eメールによるイベント招待状は、結婚式、誕生日、休日の集まりなどでますます人気が高まっています。今日のイベントプランナーは、以前にも増してRSVPメールに頼っています。しかし、RSVPメールは非常に新しいものであるため、どのように返信すればよいのかわからない人も多いようです。いつ、どのように返信すればいいのか、返信文の書き方、RSVPを受け取ったかどうかの確認など、RSVPメールに返信するための準備をしましょう。
パート1
返信の方法とタイミングを決める
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行くかどうかを考えましょう。最初のステップと決断は、実際のイベントにいつ行くかを決めることです。RSVPのメールを受け取ったら、すぐにそのイベントに行くかどうかを考えましょう。
- イベントの場所や移動が必要かどうかも考慮しましょう。例えば、誰かがあなたを郊外の結婚式に招待した場合、あなたはそこに行くために航空券を購入する必要があるかもしれません。これには費用がかかります。
- その日、その時間帯に他のイベントがないように計画しましょう。
- パートナーや家族に相談し、都合がつくかどうか確認しましょう。家族の何人かは断り、他の人たちは受け入れることになるかもしれません。
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行事の種類を確認する。様々な種類の行事には、様々なトーンやフォーマル度が必要です。そのため、招待状に返信する前に、どのような場なのかを考えておく必要があります。そうすることで、社会的な間違いを犯さないようにすることができます。
- カジュアルなイベントなのか。例えば、あなたの隣人が何の理由もなくバーベキューをすることになり、そのことについて非公式なメールを送ったとします。このようなイベントであれば、返信はインフォーマルなトーンにした方がよいでしょう。
- フォーマルなイベントですか？結婚式、誕生日パーティー、バル・ミツバー、バット・ミツバーなどのイベントには、招待されたときと同じようにフォーマルなトーンで返信する必要があります。
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タイムリーに返事をする。 イベントを決定し、反省した後は、タイムリーに返事をする必要があります。結局のところ、これはRSVPメールに返信する際の最も重要なポイントの1つであり、あなたがイベントに参加するかどうかを相手に十分に知らせる必要があるからです。
- 招待状に記載されている「RSVP by」の日付をよく読みましょう。この日付は提案ではありません。必ず期日までに返信しましょう。
- できるだけ早く返事をしましょう。招待してくれた人は、返信に1～2ヶ月の猶予をくれたかもしれませんが、だからといって、その期間をすべて使ってはいけません。その代わり、出席するかどうかを具体的に決めたらすぐに返事をしましょう。
パート2
返事を作成する
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件名を記入する。返信の方法とタイミングが決まったら、手紙の下書きをします。件名から始めます。件名には、招待に対する承諾か辞退かを記載し、イベントのトーンを反映させます。
- フォーマルなイベントの場合は、フォーマルなトーンで書きます。例えば、"Roger and Anne Decline Your Invitation for the Ball and Banquet on May 11 "と書きます。
- ご近所のバーベキューのようなカジュアルなイベントの場合は、"Unable to make it to your BBQ on the 11th." と書きます。
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宛名を書く手紙の宛名を適切に書くことは、返事のトーンを決めるので重要です。また、適切な敬語を使うことで、あなたをイベントに招待した相手に、あなたがその人をどのように見ているかを伝えることができます。
- "Dear"、"To"、"My good friend "などの敬語を選びましょう。
- インフォーマルなイベントでは、メールをくれた人へのシンプルな挨拶が必要です。例えば、"Dear John and Marcy," のように。
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本文を書くメッセージの本文は、おそらくRSVPメールで最も重要な部分です。イベントのトーンを反映し、招待に直接返答するものです。招待を受けるか断るかの例としては、以下のようなものがあります：
- インフォーマルなイベントには、次のようなインフォーマルな返信が必要です：「バーベキューにご招待いただきありがとうございます。
- フォーマルなイベントには、よりフォーマルな口調で。例えば"ヒギンソン家は、2019年11月5日のジョシュとベリンダの結婚式へのご招待を承ります。"他の例として「John and Sarah Appleby happily accept your invitation to Marta Rodriguez's Quinceanera." （ジョンとサラ・アップルビーはマルタ・ロドリゲスのキンサネラへの招待を喜んで受け入れます。
- 正式な辞退は次のようになります："パーカー家は2019年11月5日のジョシュとベリンダの結婚式に出席できません。"
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サインをして名前を入力するメッセージを書いたら、RSVPメールに署名する必要があります。メールへの署名は単なる形式的なものではありません。また、あなたが相手に対してどのように感じているかを示すものでもあります。
- フォーマルな敬語を選びましょう。例えば、"Sincerely yours"、"Yours truly"、"Best wishes"、"Best regards "などから選びましょう。
- "Yours"、"Best"、"Regards"、"Sincerely "などのインフォーマルな敬語を選ぶ。
- 辞退するのか受諾するのかに適したサインオフを選ぶ。例えば、"With regrets "や "Thank you "など。
- 最後に自分の名前を書きましょう。カジュアルなイベントの場合は、招待された人のファーストネームと一緒に、あなたのファーストネームも署名します。よりフォーマルなイベントの場合は、招待された全員のファーストネームと、最後の人の名前の後にラストネームを署名します。親しい間柄の場合などは、"The Smith Family "と署名してもかまいません。
パート3
自動返信メールへの対処とトラブルシューティング
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Eメールに自動返信ボタンがある場合は、辞退または承諾を押してください。正式なイベントを予定している多くの人が、自動返信サービスを使ってメールを送るようになってきています。そのようなサービスを利用してあなたに参加表明メールを送る場合、そのメールはおそらく第三者によって作成されたものでしょう。また、メールには "承諾 "または "辞退 "のボタンが埋め込まれているはずです。
- このようなメールを受け取った場合、実際の相手にメールを送る必要はありません。
- 招待状を受諾または辞退すると、その情報はサードパーティーメーラーに送られ、イベントを企画した人に転送されます。
- 自動RSVPサービスメールは、誕生日パーティーや7月4日の集まりなど、セミフォーマルなイベントによく使われます。
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返送オプションをクリックしてください。返信が相手に届くかどうか心配な場合は、メール画面の「受信を返す」ボタンを押すことをお勧めします。これをクリックすると、相手があなたの返信を受信したり開いたりしたときに、メールサービスから確認メールが送信されます。これで、相手があなたのメッセージを受け取ったことがわかります。
- 返信確認メールは、お使いのメールサービスによって異なる場所に表示される場合があります。
- メールサービスによっては、このオプションがない場合もあります。
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予定を変更する場合はフォローアップメールを送る まれに、返事を変更しなければならない場合があります。承諾したのに出席できないことがわかった場合、辞退したのに急に行けることになった場合、招待してくれた人にその旨を連絡する必要があります。
- 誤って自動返信メール（ボタン式）を受け取ってしまった場合は、相手に直接メールを送り、間違いを訂正してもらいましょう。
- もともと承諾していた招待を辞退する必要がある場合は、その旨を相手に伝えましょう。例えば、"Changing my RSVP "という件名で、"Decause to unforeseen events, Sarah and I will be unable to make it to your 20th anniversary party on the 14th."（不測の事態により、サラと私は14日のあなたの20周年記念パーティーに参加できなくなりました。このような変更になったことをお詫びいたします。
- すでに辞退した招待を受ける必要がある場合は、相手にその旨を伝えましょう。例えば、"Changing my RSVP "という件名でメールを送り、"I would like to attend your event, if you still available to host more guests. "と書きましょう。
- RSVPの変更はできるだけ早く行いましょう。フォーマルなイベント（結婚式など）のRSVPの変更は、少なくとも1ヶ月前に行う必要があります。
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