フォーマルなメールの結びの書き方

このWikiHowの記事では、Eメールの完璧な結びの文章を作る方法をお教えします。というとき、あなたは自分のメッセージをどのように終わらせるのがベストなのか悩んでしまうかもしれません。幸いなことに、あなたの結びは手の込んだものである必要はありません。本文の最後に、簡潔で形式的な、メールの目的を要約した結びの一行を書きましょう。それが終わったら、相手のことをどれだけ知っているかに基づいた適切な結びでメールを締めくくりましょう。自分の名前と連絡先を忘れずに書きましょう。

知っておくべきこと

• フォーマルなメールの最後には、特に相手が何らかの形であなたを助けてくれている場合は、必ず感謝やお礼の言葉を添えましょう。
• 返信を期待している場合は、メールの最後に行動を促す言葉を入れましょう。
• 最後の一文と署名の間に1～2行入れましょう。

パート1

結びの文章を作る

1. 相手があなたを助けてくれているのであれば、"Thanks "で締めくくりましょう。フォーマルなメールを締めくくるときは、メッセージの主旨を考えましょう。多くの場合、感謝の気持ちをシンプルに表現するのが適切です。

   • 例えば、相手があなたを助けてくれたり、助けてくれているのであれば、次のように表現してみましょう："この度はお世話になりました。"
   • また、単に時間を割いてくれたことに感謝することもできます。例えば、"I appreciate your consideration."（ご配慮に感謝いたします）、"Thank you for taking the time to review this issue."（この問題を検討するお時間をいただきありがとうございます）などです。
2. 返事を期待している場合は、行動を促す言葉で締めくくりましょう。場合によっては、受信者にさらなる行動を促したり、何らかの返事をする必要があるかもしれません。メールの最終行で、受信者に何を求めているかを再度伝えることができます。

   • 例えば、相手からの返信を期待しているのであれば、次のように言ってみましょう："この件について、またご相談させてください。"
   • また、何らかのアクションを要求することもできます。例えば、"報告書を仕上げて、できるだけ早く送ってください "といった具合です。
3. あなたが行動を起こすつもりであることを受信者に伝えましょう。メールの受信者があなたに何かを求めているのであれば、メールの最終行でそれを伝えるのがよいでしょう。あなたが要求されたアクションを起こす、あるいは起こす予定であることを伝えましょう。

   • 例えば、"来週の金曜日までに完成した書類をお送りします "といった具合です。
   • また、最後の行を、さらなる支援や情報を提供する機会として使うこともできます。例えば「ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
4. フォーマルな言葉を使うメールを締めくくるときは、適切なフォーマル調を心がけましょう。正しい文法とフォーマルな語彙を使い、スラングや会話文は避けましょう。

   • 例えば、ミーティングをセッティングしているのであれば、"I look forward to meeting with you on the 14th." のように締めくくります。また、"Ok, see ya in a few days! :)" のようなおしゃべりな終わり方は避けましょう。

   ヒント：フォーマルなメールでは、短縮形（I'm、don't、can't、isn'tなど）の使用は避けましょう。
5. 誤字脱字や文法的な間違いがないか、入念にチェックしましょう。メールを送信する前に、スペルミス、タイプミス、文法的な間違い、句読点の間違いなど、問題がないか目を通しましょう。可能であれば、他の人に見てもらい、見落としがないか確認してもらいましょう。

   • 多くのメールソフトにはスペルチェッカーが内蔵されていますが、すべてのスペルミスを検出できるわけではないことに注意してください。例えば、スペルチェッカーは、同じように聞こえるがスペルが異なり、意味も異なる単語（"compliment "と "complement "など）の混同を修正できない場合があります。

パート2

メールにサインオフする

1. 結びの文と署名の間に1～2行入れましょう。メール本文を書き終えたら、「Enter」キーを1～2回押して、最終行と署名欄の間にスペースを空けます。ほとんどのメールでは、署名欄は左寄せ（またはページの左余白に合わせる）にします。

   • 例えば
     この件につきまして、またご相談させていただくことを楽しみにしております。
     
     よろしくお願いします、
     ハーマン・ジョーンズ
2. フォーマルなメールでは、"Love "や "Take care "での署名は避けましょう。これらの表現が適切な場面もありますが、フォーマルなEメールに適していることはほとんどありません。また、以下の表現も避けることをお勧めします：

   • "God bless"
   • 「良い一日を
   • -名前] (サインオフ表現なし)
   • "あなたからの連絡を楽しみにしています"
     • この表現はメールの本文で使うことはできますが、サインオフとして使うべきではありません。
3. 具体的な依頼が含まれている場合は、"Thank you "または "Thank you in advance "で締めくくりましょう。これらの結びの言葉は、親しみを込めつつ、何らかの返答や援助を期待していることを示します。

   • 受け取り手とよりインフォーマルな関係を築くまでは、「Thanks」と省略しないようにしましょう。
4. 相手のことをよく知らない場合は、"Yours sincerely "または "Sincerely "で締めくくりましょう。"Yours sincerely "と "Sincerely "は、親しい関係ではない既知の相手や名前の知られた相手に送るフォーマルなメールを締めくくる際に、有力な選択肢となります。メールを "Dear Ms. Smith"（拝啓、スミス様）などで始めた場合は、これらのサインのいずれかを使いましょう。

   • イギリス英語では "Yours sincerely" が最も一般的ですが、アメリカ英語では "Sincerely yours" または単に "Sincerely" を使います。
   • Yours sincerely "でも "Sincerely yours "でも、最初の単語の頭文字を大文字にするだけです。
5. 最後に "Best regards "や "Kind regards "で締めくくります。"Best regards "や "Kind regards "は、"Sincerely yours "や "Yours truly "のような語尾に比べると、フォーマル度がやや劣ります。これらはほとんどのフォーマルなメールに使えますが、少し知っている人や以前やり取りをしたことがある人へのメッセージには最適かもしれません。

   • また、相手とのやりとりが続いている最中であれば、"Best "と短く書くこともできます。

   ヒント：「Kind regards」の方が「Best regards」よりフォーマルだと考えるライターもいますが、両者を使い分けているライターもいます。どちらがふさわしいかは、自分の判断で決めましょう。
6. Respectfully "は超フォーマル。ほとんどのメールでは、"Respectfully "や "Respectfully yours "は少しフォーマルすぎると思われるかもしれません。しかし、これらが適切な状況もあります。例えば、政府高官や聖職者に手紙を出す場合、このような結びの言葉を使うかもしれません。

   • このタイプのクローザーは、あなたがメールの受信者に対して従属的な立場にあることを示します。一般的なビジネスメールや、教師、同僚、上司へのメッセージでは、「敬具」を使う必要はありません（相手が大統領や首相などでない限り）。
7. 最後にフルネームを入れます。署名の後にカンマを置き、改行して、姓名で締めくくります。該当する場合は、役職名も記載するとよいでしょう。

   • 例えば、次のように署名します：
     よろしくお願いします、
     リンダ・ジョーンズ
     スーパーバイジング・エディター
8. 署名の後に連絡先を記載する。フルネームの後に、受信者に知らせておきたい連絡先を記入します。Eメールアドレス、電話番号、郵送先住所、またはそれらの組み合わせでもかまいません。 例えば、以下のようになります：

   • 敬具
     レジナルド・ペッパー
     25 Cherry Tree Lane, Suite 101
     [phone]
   • メールソフトで自動署名を設定している場合は、フォーマルなメールにふさわしくないもの（ユーモアのある引用や派手なグラフィックなど）が含まれていないことを確認しましょう。名前、役職、連絡先など、基本的な内容にとどめましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Write the Ending to a Formal Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。