電子メールの宛名にATTNを使用する方法

ATTNは "attention "の短縮形であり、電子メールや文書で一般的に使用され、意図する受取人を示します。 EメールでATTNを使う最善の方法は、件名にこれを含めることです。こうすることで、誰に向けたメッセージなのかが明確になり、正しい受信者にメールを読んでもらえる可能性が高くなります。

方法1

電子メールにATTNを追加する

1. 件名をATTNで始めます。求人に応募する場合など、会社宛の一般的なメールしか持っていないが、特定の担当者や部署に注目してもらいたい場合があります。この場合、件名に "ATTN: John Smith. "と書くのがベストです。

   • 名前がわからない場合は、"ATTN: Hiring Manager "や "ATTN: Marketing Department "と書くこともできます。
2. 件名にはその他の適切な情報を含めましょう。特定の人物やグループの注意を引くと同時に、メールの内容に関する重要な情報をいくつか盛り込みましょう。そうすることで、より適切な内容になり、より早く開封され、読まれる可能性が高くなります。

   • 例えば、"ATTN: John Smith re: Content Marking Position. "といった具合です。
3. 件名がいっぱいになったら、メールの本文をATTNで始めます。メール本文や添付文書にATTNメッセージを含めることもできます。こうすることで、メッセージの宛先を伝えることができ、件名はメールの目的を示すためだけに使うことができます。これは、あるメールに返信する際に、すでに件名が作成されている場合に必要になることがあります。

   • 例えば、メールの本文の最初に "ATTN: Sandeep Kumar "と書くことができます。
   • メールの件名と本文の両方にATTNインジケータを含めることもできます。

方法2

メールにATTNを使うタイミングを見極める

1. 宛先のメールアドレスがわからない場合は、ATTNを使用してください。連絡を取りたい相手や部署の直接のメールアドレスがわからない場合は、企業のウェブサイトに記載されている連絡先アドレスにメールを送ることができます。その際、件名に「ATTN」と記載し、メッセージの宛先を明記します。
2. 社内連絡にはATTNを含める。ATTNを使うのは、部署やグループ内の多くの人に関連するかもしれないが、1人か2人に直接注意を払う必要がある社内メモを書くときです。こうすることで、全員に情報を伝えることができますが、メッセージを直接伝える相手に優先順位をつけることができます。

   • ATTN: Mary Smith re: Sales targets（メアリー・スミス、売上目標について）」と書きながら、営業チーム全員にメッセージを送ることもできます。
3. ATTNを使うことで、メールが重要であることを示します。また、件名に頭文字のATTNを使うことで、早急な対応が必要なことを示すこともできます。例えば、"Payroll statements require urgent ATTN. "と書くことができます。

方法3

あなたのEメールが注目を集めるようにする

1. 件名をつける。メールを送信する際には、必ず件名をつけることが大切です。件名をつけることで、メールを目立たせることができますし、メールの内容についても詳しく説明することができます。件名がないメールは、削除されたり、受信トレイに紛れ込んだりする可能性が高くなります。
2. 件名は短くしましょう。ほとんどのメールボックスでは件名から60文字程度しか表示されず、携帯電話では25～30文字程度しか表示されません。そのため、件名は短くし、最も重要な情報を最初に書くべきです。

   • ATTN "や "RE "のような短い形だと、件名に多くの情報を盛り込みやすくなります。
3. キャッチーなものを書きましょう。受信トレイはスパムや宣伝文句で溢れかえっており、多くの人はメールを開く前に削除してしまいます。直接面識のない人にメールを送る場合、あなたのメールを目立たせることが重要です。キャッチーでクリエイティブな件名を書くことで、受信者の注意を引くことができます。

   • 個人的に会ったことはないけれど、尊敬している人にメールを送るのであれば、"I don't want anything from you "と書くこともできます。例えば、好きな作家や業界で尊敬している人などです。
   • あるいは、"顧客ベースを拡大することで、より多くの収入を得る "と言うこともできる。これは、ビジネス上のコネクションを作りたい場合や、メールを開いてもらいたい場合に有効です。
4. 重要な詳細を含める。メールの内容について、常に重要な情報を含めることはとても重要です。プロジェクトについて同僚にメールを書く場合、件名には必ずプロジェクトのタイトルを書きましょう。そうすることで、同僚はそのメールの内容がわかり、必要に応じて優先順位をつけることができます。

   • また、"response needed "のような言い方もできます。そうすることで、メールの優先順位が上がるでしょう。
   • あるいは、"quick question re: lunch meeting"（ランチミーティングに関する簡単な質問）と書けば、簡単に返事ができることを示すので、注目されるでしょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Address Email with ATTN 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。