Beについて教師にメールする際のベストプラクティス

よくあることだ！学校を休まなければならないこともある。数学の授業中に医者の予約が入ろうが、インフルエンザで目が覚めようが、誰でも授業を休むことはあります。でも、どうやって先生や教授に欠席を知らせればいいのでしょう？Eメールを送れば、そんな心配は無用です。この記事では、講師に欠席を伝えるメールの書き方をご紹介します。

知っておくべきこと

• メールの冒頭に、いつ、なぜ欠席するのか（正直に）書きましょう。
• 欠席することが一番避けたいことであることを講師に伝えるために、欠席することへの謝罪の気持ちを伝えましょう。
• 先生や教授に欠席する可能性のある仕事を尋ね、あなたが勉強を第一に考えていることを伝えましょう。
• 宿題や期限切れの課題があれば、Eメールに添付し、常に最新の情報を得るようにしましょう。

メールの例

1. おはようございます、
   
   今朝も元気にお過ごしでしょうか！
   
   残念ながら、今日は数学110番を欠席します。ひどい頭痛で目が覚め、主治医からすぐにオフィスに来るように言われました。
   
   昨夜の宿題をこのメールに添付しておきました。もし今日、授業や宿題を欠席するようなことがあれば教えてください。
   
   明日には授業に復帰できると思いますが、容態が悪化した場合はまた報告します。
   
   ありがとうございました、
   アリソン・スミス
2. アレクサンダー先生へ
   
   月24日（金）のENGL2050に、医師の予約のため出席できないことをお伝えしたくてメールしました。
   
   明日の授業後、欠席と必要なコースワークについてご相談させていただけないでしょうか。
   
   お時間をいただき、ありがとうございます。あなたの講義を欠席するのは一番避けたいことです。
   
   よろしくお願いします、
   サム・ウィルソン
3. ジョンストン教授へ、
   
   来週の授業に出席できないことをお知らせします。祖母が昨夜亡くなり、葬儀はコネチカット州で行われます。私は明日の朝飛行機で出発し、土曜日まで家に帰れません。
   
   レポートの締め切りは木曜日ですが、数日の延長をお願いできますか？リサーチはほとんど終わっているのですが、事情があって、家に戻ってから次の週末に仕上げたいと思います。
   
   この2つの授業を欠席したことをお詫びします。
   
   敬具、
   ジャネット・R

Eメールに書くべきこと

1. 件名に欠席する旨を書きましょう。件名はメールのタイトルのようなもので、先生や教授が最初に目にするものです。そのため、メッセージの理由を簡潔に説明し、クラスの番号や日付など、関連する情報があればそれも記載しましょう。

   • 「3/10 病欠
   • 「金曜日欠席
   • "ENGL 101 - 家族の緊急事態により欠席"
2. プロフェッショナルな挨拶で始める。メールの1行目には、先生や教授の肩書きと姓を丁寧に書きましょう。講師のファーストネームは避け（ファーストネームで呼び合う仲でない限り）、"Dear "や "Good morning "のようなフォーマルな挨拶にしましょう。

   • "おはようございます、ディクソン様"
   • 「スミス教授
   • 「エバンス先生
3. 授業を欠席する旨を明記する。メール本文の最初に、メールした理由を説明しましょう。欠席する日にちと言い訳も書きましょう。

   • "I wanted to let you know that I will not be in class today because a unexpected family emergency." 「予期せぬ家族の緊急事態のため、本日の授業を欠席します。
   • "あいにく、金曜日に医師の予約があるため、講義に出席できません。"
   • "7月17日（月）の授業を欠席することをお知らせするためにメールしました。"
4. 欠席が授業にどのような影響を与えるかを表現してください。欠席が課題の提出日や発表に支障をきたす場合は、メールに詳しく書きましょう。問題点を述べ、解決策を提示しましょう。こうすることで、主体性が示され、講師にあなたが最高の状態にあることを伝えることができます。

   • "月曜日締め切りの論文があることは承知していますので、代わりに金曜日に提出します。"
   • "ヴァージニア・ウルフのプレゼンテーションの締め切りは今日だと理解しています。私のプレゼンテーションを録音して送ることは可能ですか？
   • 「昨夜の宿題をこのメールに添付しました。
5. 不足している課題やノートを尋ねましょう。先生や教授に、欠席した授業中の課題を補う意思があることを伝えましょう。欠席した講義のスライドショー、授業のプリント、授業中のアクティビティなどをリクエストしましょう。これらを要求することで、遅れを取り戻し、欠席にもかかわらず学ぶ意欲があることを講師に示すことができます。

   • 「火曜日のオフィスアワーにプリントを取りに行くことはできますか？
   • 「金曜日の講義のコピーをいただけますか？
   • 「その日の授業では何を取り上げますか？その日の授業は何を中心に行われるのでしょうか。"私が戻ったら間に合うように、欠席する授業はすべて終わらせておきたいと思います。"
6. 講師に謝罪と感謝を述べる予定や不測の事態による欠席は、あなただけでなく、先生や教授にも影響を与えます！欠席したことを謝り、忍耐と協力に感謝の気持ちを伝えましょう。

   • "欠席でご迷惑をおかけして申し訳ありません。"
   • 「ご理解いただきありがとうございます。戻りましたら、必要な書類をすべて揃えておきます。"
   • "授業を休むのは一番避けたいことですが、この日しか都合がつかなかったのです"
7. 正式な結びの言葉でメールを終わらせるメールの本文に満足したら、結びの言葉を入力し、あなたの姓名を続けます。

   • "Best"、"Thank you"、"Regards"、"Sincerely "といった締めくくりにしましょう。

Eメールのエチケットとコツ

1. 授業のシラバスに記載されているEメールの書き方を確認しましょう。先生や教授にEメールを送る前に、シラバスに目を通しておきましょう。先生や教授によっては、連絡可能な時間帯や、どのような書式でメールを送りたいかなどの指示が記載されている場合があります。シラバスにEメールのガイドラインが記載されている場合は、必ずそれを守りましょう。

   • 先生や教授のEメールアドレスは通常シラバスに記載されていますが、学校のウェブサイトにも掲載されています。
2. できるだけ早く先生や教授にメールしましょう。授業を欠席することが分かったら、担当教員にメールしましょう。少なくとも1週間前までには欠席の連絡をメールするようにしましょう。それが難しい場合（家族の緊急事態など）は、できるだけ授業が始まる前にメールしましょう。

   • 例えば、3月16日に診察があることがわかっている場合は、3月8日に欠席することを先生にメールしましょう。
   • 具合が悪くて授業に出られない場合は、家にいることが決まったらすぐに先生にメールしましょう。
3. 念のため、欠席届をもらっておきましょう。予定が入ったり、体調不良で何日か授業を休んだりした場合、先生や教授から証明を求められることがあります。欠席を説明する署名入りの医師または保護者のメモを提出すれば、出席を正当化するのに十分です。

   • 担当教官から欠席届を要求されるとは思わなくても、医務室を出る前に欠席届をもらっておきましょう。念のため、持っていた方がよいでしょう。
4. 締め切りのある課題はメールに添付しましょう。外出する日に論文や宿題を提出することになっている場合は、それをメールに添付しましょう。こうすることで、先生や教授はあなたがまだ最新の授業を受けていることを知り、あなたの作品を採点することができます。

   • 現物の課題をスマホで撮影するか、.NETなどのアプリでPDFをスキャンしましょう。
5. 欠席については、あまり多くを明かさずに本当のことを話しましょう。医者の予約、病気、家族の緊急事態のために授業を欠席するのですか？メールには必ず理由を書きましょう。自分の人生を語る必要はありません。
6. 送信する前にメールを校正しましょう。一番避けたいことは、先生や教授に誤字脱字を送ることです。メールを1、2回声に出して読み、すべてが意味をなしていることを確認しましょう。見た目や響きに満足したら、送信しましょう。

   • 文法チェッカーなどを使って、見落としがないかチェックしましょう。
   • 友人や家族にメールを読んでもらい、第三者の目でチェックしてもらいましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " The Best Practices for Emailing a Teacher About Being Absent " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。