Eメールの書き方

メールの書き方を知りたいですか？何から始めたらいいのかわからないと、気が重くなりますよね。Eメールを送る際には、一般的なフォーマットがあります。相手のことをよく知り、インフォーマルとフォーマルの違いも知っておきましょう。このWikiHowガイドでは、フレンドリー、フォーマル、そしてプロフェッショナルなメールの書き方をご紹介します。

知っておくべきこと

• メールを書く際には、フォーマルなトーンかインフォーマルなトーンかを選ぶ必要があります。
• 間違ったトーンでメールを書くと、相手とトラブルになる可能性があります。
• Eメールを書く際には、信頼できるサービスのEメールアカウントが必要です。

パート1

Eメールの必需品

1. メールアドレスを設定する。まだEメールアドレスをお持ちでない場合は、事前にEメールプロバイダーに登録する必要があります。ありがたいことに、無料でメールアドレスを取得できるウェブベースのメールプロバイダーがたくさんあります。代表的なものをいくつか挙げてみましょう：

   • ホットメール
2. "メール作成 "または "新規作成 "をクリックする。メールを書く前に、新しい空白のメッセージボックスを開いてメールを書く必要があります。正確な方法は利用するサービスによって異なりますが、通常はページの上部に "メール作成"、"新規作成"、"新規メッセージ "などのラベルが付いたボタンがあります。

   • 新規メッセージの作成方法が不明な場合は、お使いのメールサービスのヘルプページで詳細を確認してください。
3. 受信者のメールアドレスを記載します。自分のメールアドレスを記載する必要はありませんが、メールを送る相手のメールアドレスを記載する必要があります。

   • 複数のメールアドレスを区切るには、スペース1つで十分な場合が多いですが、サービスによっては、複数のアドレスをカンマやその他の句読点で区切ることを要求するものもあります。このような場合は、特定のメールプロバイダーがこれらの指示を指定しているはずです。
   • To:」フィールドに、主な受信者のメールアドレスを入力します。主受信者とは、通常、メール本文に直接記載されている宛先のことです。
   • CC: "フィールドに他のメールアドレスを入力します。これは「コピー」フィールドです。CC:」フィールドには、メールに直接記載されていないが、その人が知っておくべきことに言及している受信者を記載します。
   • BCC: "フィールドは、メールアドレスを隠すために使用します。メールの受信者に送信先のメールアドレスを見せたくない場合は、"blind copy "フィールドにそれらのメールアドレスを入力します。
4. 有益な件名をつける。どのメールサービスでも、「件名」ボックスにメールの件名やタイトルを入力することができます。

   • 件名は簡潔であるべきですが、受信者にそのメールが何について書かれているのかがわかるようにする必要があります。
     • 例えば、友人への気軽なメールであれば、"What's Up? "とシンプルに書くことができます。というような件名にします。
     • 同様に、上司や教授への質問には、"Question "や "Question about... "のような件名に、質問のトピックを説明する簡単なラベルを付けることができます。
   • 件名のないメッセージは、受信者の受信トレイに"(件名なし) "というラベルで表示されることに注意してください。
5. メール本文を書くメールの本文は、件名の下にある大きなテキストボックスに書きます。メール本文には、通常、挨拶、メッセージ、結びの言葉を書きます。

   • メールの性質上、文章は短めに書くのが基本です。
6. 送信」ボタンを押すメールの入力が終わったら、スペルミスや文法ミスがないか、伝えたいことが明確に書かれているかを確認します。メールの準備ができたら、メッセージボックスの「送信」ボタンを押して、リストアップされた受信者にメールを送信します。

パート2

フレンドリーなメールを書く

1. 友好的なメールが適切な場合を知っておきましょう。友好的なメールは、友人や家族、恋愛相手など、親しい人だけに送るようにしましょう。カジュアルな内容で、親しい間柄の相手に送るのであれば、フレンドリーなメールを送っても構いません。

   • 家族や友人にフレンドリーなメールを送らないのは、寄付のお願いやセール広告など、公式な性質のグループメールを送る場合だけでしょう。このようなメールは、気の置けない相手にも送る可能性が高いので、相手に合わせたメールを送らなければなりません。
2. 件名はカジュアルに。件名は厳密には必須ではありませんが、それでも件名をつけるのは良いアイデアです。短く、甘く、要点だけを書きましょう。

   • 友人と連絡を取るためにメールを書くのであれば、ユーモアのある件名にしたり、"Long time no see!"（久しぶり！）のようなシンプルな件名にするのもいいでしょう。
   • 目的を持って書いているのであれば、その目的について言及しましょう。例えば、グループでの外出についてメールを書こうと決めたら、その外出について特に言及した件名を付けましょう。
3. 受信者を名前で呼ぶことも考えましょう。フレンドリーなメールの場合、これは厳密には必要ではありませんが、メッセージの本文を始めるのに礼儀正しい方法であることに変わりはありません。

   • 敬称は相手の名前を述べるだけのシンプルなものでも構いません：
     • "ボブ"
   • あるいは、その名前と一緒にフレンドリーな挨拶を入れることもできます：
     • "Hey Bob!"
     • "こんにちは、ボブ"
     • "おはようボブ"
4. メッセージはわかりやすく、しかしカジュアルに書きましょう。メッセージの本文はわかりやすく、しかしトーンはくだけた会話調にしましょう。

   • メールを読んでみて、その内容が実際に会って話すときのように聞こえるかどうか自問してみましょう。もしそうであれば、フレンドリーなメールにふさわしいトーンになっています。
   • 短縮形を使う短縮形はフォーマルな文章の一部ではありませんが、日常会話ではよく使われる表現です。
   • スラングを自由に使う。必要であれば、インターネットスラングを使うこともできます：「thanks "の代わりに "thx"、"for "の代わりに "4"、"later "の代わりに "l8r "など。
   • また、必要に応じて顔文字も使いましょう。）
5. 自分の名前に署名することを考えましょう。敬語と同様、フレンドリーなメールに結びの言葉や署名は厳密には必要ではありませんが、メッセージを締めくくる良い方法となります。

   • 結びの言葉は、あなたの名前と同じくらいシンプルでも構いません：
     • "Jen"
     • "-ジェン"
   • もう少しクリエイティブな締めくくり方もできます：
     • 「後ほど！ジェン"
     • "このメールは3...2...1で自爆します..."

パート3

フォーマルなメールの書き方

1. フォーマルなメールが必要な場合を理解しましょう。カジュアルな関係ではない相手にメールを送るときは、フォーマルなメールを使うべきです。これには、上司、同僚、顧客、指導者、地域や政治の関係者などが含まれます。

   • なお、これらのカテゴリーに入る相手とは、仕事上の関係を築けば、厳密なフォーマルなメールは必要ないと感じるかもしれません。フォーマル」なメールが少し堅苦しくなってきたら、「セミフォーマル」なメールを書くとよいでしょう。
     • メッセージのトーンはもう少し会話調でも構いませんが、インターネットスラングは避けるべきです。
     • 署名は必要ですが、名前の下に連絡先をすべて書く必要はないかもしれません。
2. 有益な件名をつけましょう。件名は簡潔に、しかし正確に。本題に入りましょう。

   • 例
     • "Essay question"（エッセイの課題について教授に詳細を尋ねるメールを書く場合）
     • 「管理職求人広告への応募」（求人広告に対してメールを送る場合）
     • "Problem with Part #00000"（カスタマーサービスを依頼したり、技術的な問題を報告したりするメールを打つ場合）
3. 正式な敬語を入力する。正式な敬語は、"Dear "の後に受信者の名前を続けます。受信者の姓と適切なタイトルを使用し、敬称の後にコロンを付けます。

   • 例
     • 「拝啓 スミス様
     • 「ジョーンズ様
     • 「エバンス博士へ
4. メール本文は簡潔かつ正確に書きましょう。メールの内容は、件名に直接関係する数段落に絞りましょう。フォーマルな言葉を使い、スペルや文法が正確であることを確認しましょう。

   • 短縮形の使用は避けましょう。
   • インターネットスラングや顔文字は使用しないでください。
5. 適切な結びをつけましょう。最も一般的な結びの言葉は "Sincerely "ですが、他にもいくつかあります。丁寧な表現を心がけ、コンマで締めくくりましょう。

   • その他、以下のような結びが考えられます：
     • 敬具
     • 敬具
     • よろしくお願いいたします。
     • ありがとうございます
     • よろしくお願いします
6. 必要に応じて、署名に連絡先を記入してください。メールの結びの下にフルネームを記載しましょう。氏名の下には、あなたの正式な肩書きと便利な連絡先を記載するとよいでしょう。

   • 肩書きがある場合は、役職と所属する会社名や機関名を記載しましょう。
   • 電話番号、ファックス番号、メールアドレスも最低限記載しましょう。また、郵送先住所やウェブサイトのURLも記載しておくとよいでしょう。

パート4

友好的なメールの具体的な種類

1. 引っ越した友人にメールを書く友人や親戚、恋人が最近新しい土地に引っ越した場合は、引っ越しはどうなったか、新しい地域はどんなところか、などを尋ねるメールを書きましょう。
2. メールアドレスを教えてくれなかった友人に、フレンドリーなメールを送ってみましょう。気の置けない友人のメールアドレスを第三者から入手した場合は、自分のメールを使ってアドレスが正しいことを確認し、自分が誰なのかをすぐに明らかにすることが大切です。
3. 男性へのメールの書き方を学ぶあなたが初めて男性にメールを書く女の子なら、少し不安に感じるかもしれません。特に相手の男性が片思いの相手ならなおさらです。カジュアルでありながら、知的で落ち着いた印象のメールを書いてみましょう。

   • かなりリスキーな行動ですが、メールを使って男性に好意を伝えることもできます。
4. 女の子へのメールの書き方を理解しましょう。あなたが初めて女の子にメールを書く男性なら、その作業はかなり難しく感じるかもしれません。冷静になって、さりげなく、そしてうまくまとまったメッセージを書きましょう。
5. 軽快なメールを書くメールの受信者にかわいく遊び心を出したいなら、現実にその人といちゃつくときに使うような言葉を使いましょう。顔文字や "ハグ＆キス"（xoxo）も便利です。

   • 同じように、出会い系サイトで相手といちゃつくメールを書いてみましょう。ただし、このようなメールでは、相手があなたのことをよく理解できるように、軽快さと情報提供の両方を兼ね備えている必要があります。
6. .このデジタル時代において、ラブメールはラブレターと同等と見なすことができます。恋人が留守のとき、手短に愛を伝えたいなら、Eメールが一番手っ取り早い。

パート5

フォーマルなメールの種類

1. .履歴書や応募書類をEメールで送る場合は、どの仕事に応募するのか、なぜその仕事をしたいのか、その仕事に適している資格は何かなどを説明する必要があります。また、履歴書も添付するようにしましょう。

   • 同様に、.どのようなインターンシップを希望しているのか、そのインターンシップがあなたのキャリア目標達成にどのように役立つのかを説明します。また、あなたがインターンシップに選ばれるべき理由も記入してください。
   • 応募したポジションに関する返信がまだ届いていない場合は、以下のフォームに必要事項を記入してください。
2. .教授にメールを送るのは気が引けるかもしれませんが、他の正式なメールに比べれば難しいことではありません。教授は忙しい人でしょうから、質問はできるだけ簡潔にしましょう。

   • 教授があなたのことを十分に知っている場合は、.
3. .クエリー・レターとは、編集者に、出版を検討している文章を受け入れてもらえるかどうかを尋ねる手紙のことです。編集者がその作品の内容をよく理解できるよう、十分な説明をする必要があります。
4. .会社に関する人事上の懸念事項がある場合、人事部の適切な担当者にEメールを送るのが最も早い対処法です。Eメールでは、その問題を明確に取り上げていることを確認してください。

プロフェッショナルなメールのサンプル

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Write an Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。