ボイスメールの挨拶の作り方

理想的なボイスメールの挨拶をすることは重要です。電話をかけてきた人にあなたの第一印象を与えることができるため、礼儀正しくプロフェッショナルな挨拶を残すことは、特に潜在的な雇用主から電話がかかってきた場合には重要です。お母さんを困らせるような古いふざけたボイスメールはやめて、あなたが良く見えるような、有益でフレンドリーな挨拶を録音しましょう。

パート1

スクリプトを書く

1. ボイスメールの挨拶に盛り込みたい情報のリストを書きましょう。ボイスメールがあなたの第一印象になる可能性がある場合、「えーと、えーと」という雑音やぎこちない間が入らないのがベストです。

   • ボイスメールには、電話をかけてきた相手が自分だとわかるような基本的な情報と、できるだけ早く折り返し電話できるように残しておくべき情報を、丁寧な態度で記載したいものです。
   • あなたの名前（ビジネス用のボイスメールであれば会社名も）、電話をかけそびれてしまったことをお詫びする文言、発信者に伝えてほしい情報（名前、電話番号、電話の目的に関する簡単なメッセージなど）を記載します。
2. 挨拶のスクリプトを書きましょう。ボイスメールの録音中に読み上げられるスクリプトを作りたいものです。読むものがあることで、リラックスでき、丁寧で自信に満ちた響きになります。

   • 丁寧な「もしもし」から始める。自分が誰であるかを相手に伝え、電話をかけそびれたことを謝罪する。
   • 最後に、名前と連絡先、簡単なメッセージを残してもらうようにお願いします。できるだけ早く折り返す旨を伝えます。ご希望であれば、親しみを込めて「いってらっしゃいませ」と締めくくることもできます。
3. スクリプトに目を通しましょう。明確なメッセージを伝えると同時に、プロフェッショナルでフレンドリーに聞こえるようにしたいものです。どのような人がボイスメールを残してくれるかを考え、あなたのボイスメールが人当たりがよく、有益なものになるようにしましょう。

   • スクリプトには、リストの情報が含まれていることを確認してください。よくある、"お電話は私にとってとても重要です "のような平板な挨拶は避けましょう。重要な電話であれば、できるだけ早く折り返す努力をするものです。
   • 仕事用のボイスメールを設定している場合は、それが携帯電話であっても、電話をかけてきた人に別の連絡方法を伝えることを検討しましょう。Eメールアドレスや、より詳細な情報が掲載されているウェブサイトのアドレスを伝えましょう。
   • ボイスメールを声に出して読み、フレンドリーでプロフェッショナルな態度で適切な情報を提供していると感じたら、録音準備は完了です。

パート2

挨拶の録音

1. バックグラウンドノイズを制限します。あなたの声が明瞭に伝わるようにしたいので、ラジオやテレビ、人の話し声などの雑音が背景にないことを確認してください。

   • ボイスメールを録音するのに最適な場所は、過度の雑音が入らない静かな部屋です。
   • また、広くて開放的な空間ほど周囲の音が気にならないので、小さな部屋も効果的です。
2. 携帯電話のボイスメール設定機能に入ります。お使いのキャリアや電話機によって、新しい挨拶を録音する方法はいくつかあります。

   • iOS8以降のiPhoneをお使いの場合、"電話 "アプリから "ボイスメール "ボタンをクリックすると、ボイスメールを表示する画面が表示されます。 左上隅に "挨拶 "のオプションがあるので、それをクリックし、そこから挨拶を聞いたり編集したりできます。
   • アンドロイドユーザーは、お使いの電話がボイスメールサービスに接続するまで、ダイヤラーの1キーを押し続けることができます。プロンプトが表示されたらPINを入力するか、ボイスメール受信ボックスを初めて設定し、プロンプトに従って新しい挨拶を録音します。お使いのキャリアによっては、ボイスメールアプリが付属しているAndroid端末もあります。
   • ボイスメールサービスにアクセスできない場合は、自分の電話番号にダイヤルしてみてください。
3. 台本を読みます。録音の準備が整い、快適で静かな場所にいて、手元に台本があります。録音を促されたら、素晴らしい台本を読むだけです。

   • 完全に単調な声にならないようにしてください。親しみやすい会話調で話したいものです。
   • 声に表情をつけるのが難しい場合は、友人の前で挨拶の練習をすると、フィードバックが得られ、より快適になります。
4. 録音をプレビューする。ボイスメールの挨拶を録音したら、保存する前にプレビューすることができます。ボイスメールを聞いて、明瞭で丁寧な話し方になっているか、重要な情報がすべて含まれているかを確認しましょう。

   • 自分の名前や家族の名前を入れることを忘れないでください。
   • 電話に出られなかったことをお詫びし、できるだけ早く折り返す旨を伝えます。
   • 折り返し電話したときにわかるように、電話をかけてきた人に伝えてほしい情報を簡単に指示しておく。
5. 友人に電話をかけてもらう。信頼できる人にボイスメールの挨拶を聞いてもらい、フィードバックをもらう。

   • 友人に電話をかけてもらい、ボイスメールの挨拶を聞いてもらうと、実際に電話をかけてきた人が聞いて理解できるような、親しみやすく適切な挨拶が録音できているかどうかを確認することができます。

パート3

トラブルシューティング

1. ボイスメールが使えない場合は、電話を再起動してみてください。電話の再起動は、多くの一般的なボイスメールの問題を素早く解決します。ボイスメールサービスに接続できない場合や、その他のボイスメールの問題が発生した場合は、次に進む前に電話を再起動してみてください。
2. お使いの電話でボイスメールがセットアップされていることを確認します。新しい携帯電話をお使いの場合、またはSIMカードを切り替えたばかりの場合は、新しい挨拶を録音する前に、アカウントのボイスメールをセットアップする必要があります。ボイスメール機能にアクセスするには、ご利用のサービスやデバイスによっていくつかの方法があります：

   • 電話のダイヤラーで1を長押しします。ほとんどのデバイスとサービスで使用できます。
   • iPhoneのダイヤラーで「ボイスメール」ボタンをタップします。
   • 86（Verizon）または123（T-Mobile）をダイヤルします。
   • 自分の電話番号をダイヤルします。多くのサービスでは、これでボイスメールが呼び出されます。
3. お使いのプランにボイスメールが含まれていることを確認します。最近ではほとんどのプランに基本的なボイスメールサービスが含まれていますが、ボイスメール機能がないプランに加入している可能性もあります。不明な場合は、毎月の明細書を確認するか、キャリアに問い合わせてください。
4. ボイスメールのパスワードを忘れたり、ボイスメールが使えない場合は、キャリアに連絡してください。以前にボイスメールを設定したことがあるが、パスワードを思い出せない場合は、キャリアのカスタマーサービスに連絡する必要があります。サービス担当者がボイスメールのパスワードをリセットしてくれます。また、ボイスメールに関するその他の問題についても、カスタマーサービスにご相談ください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " How to Make a Voicemail Greeting " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。