電話での会話の始め方

デートの約束をするにも、仕事でセールスをするにも、重要な電話をかけなければならない時がある。電話で話すことに慣れていないと、会話を始めるのがおっくうになるかもしれません。電話を成功させる秘訣は、お互いが心地よく感じられるようにすることです。

その1

事前に計画を立てる

1. 電話に何を求めているかを知っておく。例えば、恋愛関係にある相手に電話をかける場合、その目的はデートに誘うことかもしれません。ビジネス電話の場合は、商品やサービスを売ることが目的かもしれません。会話から何が生まれることを期待しているのか、自分に問いかけてみてください。

   • 可能であれば、ゴールを特定するときはできるだけ具体的にするとよいでしょう。そうすることで、会話の準備がしやすくなります。
   • 場合によっては、電話の目的はより一般的なものかもしれません。例えば、その企業が提供しているサービスについて尋ねるために電話をかけるかもしれません。 あなたが得た情報は、あなたが必要とするもの、または欲しいものが何であるかを明確にするのに役立つかもしれません。
2. 誰と話すかをリサーチする。あなたがよく知らない特定の誰かと話すために電話しているとき、あなたは彼らについてのいくつかの背景情報を取得したい場合があります。そうすることで、会話から何を期待すればいいか、より良いアイデアを得ることができます。例えば、ある企業のCEOと話す場合、彼らはおそらくとても忙しく、あなたと話す時間はあまりないだろう。内気な人に電話をかける場合は、あなたがほとんど話をする必要があるかもしれません。

   • ビジネスに電話をかける場合は、相手が勤めている会社のウェブサイトを見てください。相手の肩書きや、場合によっては経歴を見つけることができるはずです。
   • 個人的に電話をかける場合は、相手のことを知っている友人に、会話の前に相手がどんな人かを聞いておく。
3. 話のポイントをいくつか書き留めておく。あなたが何を望んでいるのか、誰と話すつもりなのかがわかったら、電話で話すためのメモをいくつか書き留めておくと気分がよくなるかもしれません。必ず話しておきたいことや、質問しておきたいことなどだ。リストがあれば、実際に電話をかけるときに重要なことを忘れてしまうのを防ぐことができる。

   • 電話で話す予定のアウトラインを順番に作成するのも役立つだろう。相手の反応に応じて変更する必要があるのは当然ですが、電話で話すことに緊張している場合は、この方法が軌道修正に役立つかもしれません。
   • 通話時間はどのくらいか考えておきましょう。長い時間はないと考えて、話したい最も重要なトピックに集中するのがベストです。

パート2

会話を始める

1. 挨拶と自己紹介をする電話に出た相手には、まずhelloやhiなどの挨拶をしましょう。最近では、ほとんどの人が発信者番号通知（Caller ID）を持っていますが、相手が名指しで挨拶してこない限り、自己紹介は必要です。よく知っている人に電話をかける場合は、自分の名前で十分かもしれません。しかし、他の状況では、相手があなたを識別できるように、より多くの情報を提供する必要があるかもしれません。

   • 挨拶に関しては、"Good morning（おはようございます）"、"Good afternoon（こんにちは）"、"Good evening（こんばんは）"など、時間帯に応じたものを使うこともできます。
   • ビジネス電話の場合は、勤務先の会社名も名乗るようにしましょう。例えば、"おはようございます、グレース広告社のジェシカ・ブライアントです "と言うかもしれません。
   • 恋愛関係の相手に電話をかける場合は、どこで知り合ったかを言うかもしれない。例えば、「こんにちは、マイク・ダニエルズです。先週ジムで会いました。"
   • 共通の友人に電話する場合は、その友人の名前を言うべきです。例えば、「こんにちは、アリスです。エリックの友達です。"私が電話するって言ってたと思うけど。
   • 求人について電話するのであれば、どこでその求人について知ったかを言うべきです。例えば、「こんにちは、ノア・レイノルズと申します。昨日新聞に掲載された求人についてお電話しました。"
   • 一般的な情報を得るために電話をかける場合は、必ずしも自分の名前を名乗る必要はありません。御社のセルフストレージ・サービスに興味があります。
2. 話をするのに良い時間かどうか尋ねてみましょう。電話での会話を成功させたいなら、相手もあなたと同じように集中していることを確認することが重要です。そのため、会話を始めようとする前に、相手に話す時間があるかどうか尋ねるのがよいでしょう。相手が話す時間があると言えば、チャットを始めることができます。もし相手が忙しいとか、出かけるところだと言うのであれば、別の時間を見つけて話すべきです。

   • 電話をかけたときに相手が話す準備ができていない場合は、電話を切る前に別の時間を設定しましょう。午後にかけ直してもいいですか？3時くらいでいいですか？
   • 相手がかけ直したいと言ってきたら、都合のつく日時を申し出ましょう。明日の朝なら大丈夫です。たぶん10時くらいかな？"
3. 世間話で打ち解ける。何かを尋ねたり、売り込んだりするために電話をかけているのであれば、必ずしもストレートに用件を言う必要はない。電話をかけてきた相手に不快感を与えてしまう可能性があるからだ。その代わり、天気の話など軽い話題で簡単な世間話をすることで、信頼関係を築くようにしましょう。

   • ただし、世間話が長引くのは禁物だ。相手が焦り始めるかもしれません。
   • 電話をかけてきた相手を知っているのなら、その人が持っている趣味を交えて、雑談をパーソナライズしましょう。例えば、スポーツファンだと知っている人に電話をかけるなら、"昨夜はカージナルスの試合でしたね "と言うかもしれない。
   • 相手のことを知らない場合は、もっと一般的な雑談にしましょう。例えば、「最近本当に暑いですね。去年の夏はこんなにひどくなかったと記憶しています。"
4. 電話の要点を言う。相手も自分もリラックスした雰囲気になったら、いよいよ本題に入りましょう。電話をかけた理由を相手に伝えましょう。ぼそぼそと話すよりも自信があるように聞こえるので、できるだけはっきりと簡潔に。

   • 自信に満ち溢れた印象を与えたいところですが、相手に何かをお願いする場合は礼儀正しくしましょう。
   • あまりに長く話し続けると、相手はあなたの話を聞き流すようになるかもしれません。言いたいことがたくさんある場合は、一度立ち止まってフィードバックをもらうとよいでしょう。
   • 電話で話している間は、食べ物を食べたり、ガムを噛んだりしないでください。その音は、あなたが会話にあまり集中していないという印象を与える可能性があります。

パート3

電話の準備

1. 静かな場所を見つける。電話をかけるときは、できるだけうまくいくようにしたいものです。つまり、会話しやすい環境を作りたいわけですから、静かな場所で電話を使いましょう。相手に何度も聞き返したり、大声を出したりする必要がないよう、周囲の雑音は最小限に抑えたいものです。

   • 電話をかけるのに最適な場所は、ドアを閉めた誰もいない部屋です。そうすれば静かな空間が保証されます。
   • 同僚の声が聞こえるようなオープンキュービクルのオフィスで電話をかけなければならない場合は、オフィスが満員にならないよう、時間を決めて電話をかけるとよいでしょう。例えば、ランチタイムや、帰宅する人が多い終業時間などに電話をかけるとよいでしょう。
   • 可能な限り、レストランや店舗など公共の場で重要な電話をかけるのは避けましょう。気が散ることが多く、大音量で会話しにくいからです。外出先で誰かに電話をかけなければならない場合は、レストランのトイレの外の廊下や、店の空いている通路など、静かな場所を探すようにしましょう。
2. 電波状況を確認する最近では、携帯電話をメインの電話として使っている人も多い。その場合は、電話をかける前に携帯電話の電波がしっかり入っているかどうかを確認し、通話品質が良好であることを確認しましょう。納得のいく電波が得られるまで歩き回ってください。携帯電話で電波が入らない場合は、固定電話を利用するとよいでしょう。

   • 固定電話の通話音質は携帯電話よりも良いことが多いので、非常に重要な通話であれば、可能であれば固定電話を使った方が良いでしょう。高齢で聴力があまり良くない人に電話をかける場合は特にそうです。
   • 携帯電話を使うときは、内蔵マイクが問題なくあなたの声を拾えるように持つようにしましょう。重要な電話はスピーカーフォンではかけない方がよいでしょう。
3. 快適であることを確認するダイヤルする前に、会話に完全に集中できる状態であることを確認しましょう。たとえば、トイレに行く必要がないか、のどが渇いたときのために飲み物が近くにあるかなどを確認しておくとよいでしょう。また、通話中にくしゃみが出たときのために、ティッシュを用意しておくとよいでしょう。

   • 通話中は座っている方が楽か、立っている方が楽かを決めましょう。緊張している場合は、話しながら少し歩いたりすると落ち着くかもしれません。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Start a Phone Conversation 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。