プロフェッショナルに見えるWord文書のフォーマット

授業で研究論文を書くにしても、ニュースレター用の記事を作成するにしても、完璧なカバーレターを作成するにしても、Word文書をできるだけ洗練されたプロフェッショナルなものにしたいものです。幸いなことに、Wordにはあなたの文書を際立たせ、見栄え良くするために必要なツールがすべて揃っています。この記事では、フォントの調整や正しい段落スタイルの選び方といった基本的なことから、隠し書式マークをオンにする方法など、より高度なコツまでご紹介します。

方法1

書式の基本

1. 印刷文書にはセリフフォントを選びましょう。セリフフォントは、文字の端に余分なストロークがあるため、テキストが少し装飾的でエレガントに見えます。また、タイポグラフィのプロの中には、セリフフォントの方が印刷物として読みやすいと考える人もいます。文書を印刷するつもりなら、Times New Roman、Book Antiqua、Georgiaなどの古典的なセリフフォントを選びましょう。

   • フォントを選択するには、ドキュメントの上部にある「ホーム」タブを開きます。メニューリボンの右側にあるドロップダウンフォントメニューから、お好みのフォントを選択します。
   • 何百種類ものフォントから選ぶことができますが、プロフェッショナルで読みやすい文書を保つために、シンプルでクラシックな外観のフォントにこだわるようにしてください。過度に凝ったものや芸術的なものは避けましょう。
2. デジタル文書にはサンセリフフォントを使いましょう。サンセリフフォントには、セリフフォントのような小さな飾り足がありません。タイポグラフィの専門家の多くは、セリフフォントよりもデジタル画面で読みやすいと考えています。文書を印刷する予定がない場合は、Verdana、Lucida、Calibriなどの古典的なサンセリフフォントを使いましょう。

   • Comic Sansは人気のある読みやすいサンセリフフォントですが、子供っぽくてプロらしくないと少し評判が悪いです。洗練された大人っぽい文書にしたいのであれば、コミックサンセリフの使用は避けましょう。
3. 見出しでテキストを分割する。見出しは、各セクションを明確に示すために文書中に挿入できるサブセクションのタイトルです。見出しはテキストの見栄えを良くするだけでなく、スクリーンリーダーを使っている人が文書をナビゲートするのをより簡単にします。 文書に見出しを挿入するには

   • 見出しに使用したいテキストを入力します。例えば、"セクション1 "や "はじめに "などと書きます。
   • 見出しテキストを選択します。
   • ホーム]タブを開き、ドキュメントの右上にあるリボンメニューの[スタイル]セクションに移動します。
   • スタイルのリストから必要な見出しスタイルを選択します。たとえば、最上位の見出しを作成する場合は、「見出し1」を選択します。小見出しの場合は、見出し2または見出し3を選択します。
4. 見出しと本文には対照的なフォントを使用してください。見出しは通常、本文よりも大きいので目立ちます。しかし、見出しに他のテキストとは異なるフォントを使えば、より目立つようになり、視覚的にも面白くなります。Wordは通常、デフォルトで見出しに異なるフォントを使用しますが（例えば、Calibri Lightと通常のCalibri）、自由に独自の見出しフォントを選んで試してみてください。

   • 見出しにはセリフフォントを、本文にはサンセリフフォントを使うと効果的です。例えば、見出しにはDidotを使い、本文にはGill Sansを使うとよいでしょう。
   • 各見出しのフォントを手動で変更したくない場合は、[ホーム]タブで[スタイル]ペインを開きます。必要な見出しスタイルのドロップダウンメニューを選択し、スタイルの変更...を選択して、必要なフォントを選択します。
5. 段落を左揃えにします。通常、Word文書のデフォルト設定は左揃えです。設定が変更されている場合は、ホームペインを開き、文書上部のリボンメニューの中央にある書式セクションから左揃えを選択することで、揃えをリセットできます。整列ボタンは、リスト書式ボタンのすぐ下にあります。左端を選択すると、左側が均等で右側が不均等な一連の線のように見えます。

   • また、画面上部の「書式」メニューで、ドロップダウンリストから「段落」を選んで、テキストの配置を変更することもできます。一般設定メニューで左揃えに設定します。
   • ほとんどの場合、左揃えが最適ですが、例外もあります。例えば、論文のタイトルと著者の行を中央揃えにするのが一般的です。また、見出しを中央揃えにすることもあるでしょう。
   • ほとんどの場合、テキストを左右均等にする「両端揃え」は避けた方がよいでしょう。この書式スタイルは、パンフレットや雑誌記事、ニュースレターなど、狭い列で書かれた文書に最適です。
6. 余白を最低1インチ（2.5cm）に設定します。余白の設定は、テキストとページの端との間のスペースを決定します。デフォルトでは、Word文書の余白は左右1インチ（2.5cm）に設定されています。しかし、余白を大きく取った方が見栄えが良くなる場合もあります。例えば、カバーレターには1.5インチ（3.8cm）の余白が適しています。 余白のサイズを変更するには、文書の上部からレイアウトタブを選択し、右端の余白を選択します。プリセットの一つを選ぶか、カスタムの余白を選び、好きな数字を入力します。

   • Wordのデフォルトの組み合わせである12ポイントのフォントサイズと1インチ（2.5cm）の余白サイズは、APAやMLAのような多くの専門的な引用や書式設定スタイルで要求されています。 授業や出版物のための文章を作成する場合は、余白とフォントサイズに関するガイドラインを確認してください。
   • 余白を小さくすることはできますが、テキストがページの端にはみ出すと、読みにくく、見栄えも悪くなります。
7. あなたのスタイルでインデントが必要な場合は、各段落の最初の行をインデントしましょう。文書が一塊のテキストで構成されていると、読者はすぐに見飽きてしまいます。これに対処する伝統的な方法の1つは、段落インデントを使うことです。これを行う最も簡単な方法は、新しい段落を始める準備ができたら⏎ Returnキーを押し、Tab ↹キーを押して新しい行の先頭にインデントを作成することです。Wordのデフォルトのインデントは0.5インチ（1.3cm）で、これは多くの標準書式スタイル（APAやMLAなど）で要求されるインデントのサイズです。

   • Wordのレイアウトタブを使用して、各段落を自動的にインデントすることもできます。リボンメニューの真ん中にある「インデント」設定を希望のサイズに設定します。例えば、「左インデント」を0.5インチ（1.3cm）に設定します。Return ⏎ を押して新しい段落を開始するたびに、自動的にインデントされます。
   • これらの調整は、[書式]ドロップダウンメニューの[段落...]を開いて行うこともできます。設定ウィンドウのインデントセクションで、希望するインデントサイズを正確に設定します。
   • タブ ↹ を使って各段落をインデントしたい場合は、タブストップの設定を調整してインデントのサイズを変更することもできます。ホーム]タブに移動し、リボンメニューの中央の段落セクションで[インデントを増やす]または[インデントを減らす]ボタンをクリックします。
8. インデントの代わりに、段落の後に余分なスペースを追加します。カバーレターなど、文書の種類によっては、段落のインデントが廃れているものもあります。文書にモダンな印象を与えたい場合は、インデントを省き、代わりに段落間隔を使用します。 これを行うには、文書の上部にある[ホーム]タブに移動し、[行と段落の間隔]ボタンを選択します。段落間隔の設定を調整できるウィンドウが開きます。各段落の後に何ポイント空けたいかを入力します（通常は約6～8ポイント）。

   • また、各段落の後に ⏎ Return を2回押すだけで、行間を空けることもできます。
   • お好みの段落間隔を文書全体に自動的に適用するには、レイアウトタブで段落間隔の設定を変更します。
   • または、ドキュメントの上部にある「デザイン」タブで「段落間隔」ドロップダウンメニューを選択します。文書全体にスタイルを自動的に適用したいプリセットスペーシングを選択します。
9. 行間要件に従ってください。授業で論文を書く場合、講師からダブルスペースを要求されることがあります。MLAなどの標準書式スタイルでも、テキストをダブルスペースにするよう指定されている場合があります。 一方、カバーレターなど、他の種類の文書ではシングルスペースにするのが最適です。 書こうとしている文書でどのような行間が必要であっても、Word文書の上部にある「ホーム」タブで行間を設定できます。リボンメニューの「段落」セクションにある「行間オプション」メニューを開き、ドロップダウンから希望の行間を選択します。

   • すでに文書を書き始めている場合は、まず書式を設定したいテキストを選択する必要があります。そうでない場合は、書き始める前に行間を設定するだけです。
   • 文書に特に行間の指定がない場合でも、行間を調整して見やすくすることができます。ホーム]タブの[行間]メニューを開いて、各行の間隔をカスタムで入力します（1.08スペースなど）。

方法2

高度なテクニック

1. 書式マークをオンにして、問題を簡単に見つけて修正する。あなたは気づいていないかもしれませんが、あなたが入力するすべてのWord文書は、隠された書式マークでいっぱいです。これらを見るには、「ホーム」タブを開き、文書の上部にあるリボンメニューの中央セクションにある段落記号ボタンを押すだけです。すると、段落マーカー、文字と文字の間のスペース、タブマーク、セクションやページの区切りなど、自分では気づかなかったようなマークが表示されます。

   • 段落マーカーがあるはずのない場所に段落マーカーがあるなど、問題を見つけたら、それを削除するだけで面倒な書式の問題を解決できます。例えば、空白の段落があると、内容のない余計なページが文書に表示されることがあります。
   • どの書式マークを表示させるか、微調整することもできます。Windows版Wordの「ファイル」メニューから「オプション」を開き、「表示」を選択します。常にこれらの書式マークを画面に表示する」セクションで、表示するマークを選択します。
   • Macをお使いの場合は、Wordのメニューから「環境設定」を開き、「表示」を選択します。非印刷文字を表示する」で表示したいマークを選択します。
2. カーニング機能を使って、テキストの見栄えを改善しましょう。「カーニング」とは、文書内の文字の間隔を調整する方法です。ほとんどの場合、これは気にする必要はありません。しかし、フォントによっては、デフォルトの間隔では文字が少し不格好に見えることがあります（たとえば「A」と「Y」など）。Wordでカーニングを調整するには

   • 書式］メニューを開き、［フォント］を選択します。詳細設定]タブを選択し、[フォントのカーニング]の横にあるボックスにチェックを入れます。
   • ポイントとその上」のボックスで、カーニングを適用したいポイントサイズを調整します。使用しているフォントの現在のポイントサイズが自動的に入力されるはずです。
3. スマートクォートを有効にする。Wordには様々な自動書式設定オプションがあり、あなたの生活を楽にし、文書をプロフェッショナルに見せることができます。自動書式設定オプションの中でも特に便利なのがスマート引用符で、引用符を自動的に書式設定し、各引用符の最初と最後に正しい方向を向くようにします。スマートクォートをオンにするには、ファイルメニューを開き、オプション、プルーフィングとオートコレクトのオプションを選択します。Macをお使いの場合は、ツールメニューを開き、オートコレクト・オプションを選択します。そこから

   • 入力中に自動書式設定」タブをクリックします。
   • 入力中に置換」セクションに進みます。
   • まっすぐな引用符をスマートな引用符で囲む」の横にあるチェックボックスをオンにします。
   • ダブルダッシュ（--）を1つの長いEmダッシュ（-）に置き換えるなど、他のオートフォーマットオプションを調整することもできます。
4. プリセットのスタイル設定を試してみましょう。Wordのデフォルトスタイル、または利用可能な多くのテンプレートのいずれかを使用している場合でも、いつでもデフォルトのスタイル設定を弄って、独自のブランドを作成することができます。スタイル設定を調整し、文書の書式を自動的に変更するには、次の手順に従います：

   • ホーム]タブに移動し、[スタイル]ペインを開きます。
   • 必要なスタイルを選択し、スタイルのドロップダウンメニューを開いて[変更...]を選択します。
   • スタイルの変更] ウィンドウで、スタイルに必要な調整を加えます。たとえば、フォントのサイズや色を変更したり、段落や行間を調整したりできます。
   • また、リボンメニューで目的のスタイルを右クリックし（Macの場合はCtrlキーを押しながらクリックし）、[スタイルの変更] を選択することもできます。
   • 別のプリセットスタイルを使いたい場合は、ドキュメントの上部にある「デザイン」タブで、リボンメニューからテーマを1つ選びます。これで文書の全体的な外観が変わります。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Format a Word Document to Look Professional 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。