データ入力を学ぶには

データ入力とは、あるフォームから別のフォームにデータを転記することである。表計算ソフトへの売上数値の入力、会議のメモの転記、データベースの統合など、大半のビジネスでデータ入力が必要とされています。データ入力の仕事を探しているのであれば、基本的なスキルを練習しておくと、すぐに仕事に就くことができます。雇用主が求める主なスキルは、タイピングの速さと正確さ、カスタマーサービス・スキル、コンピュータ・リテラシー、基本的なコンピュータ・プログラムへの慣れなどです。資格を取得することで就職の可能性を高めることができるので、より良い結果を得るために、データ入力の資格取得コース、インターンシップ、またはビジネスの学位を取得することを検討しましょう。

方法1

スキルを磨く

1. 1分間に30ワード以上のスピードが出るまでタイピングの練習をする。データ入力の仕事の大部分はタイピングを伴います。つまり、素早く正確にタイピングできることが不可欠なのです。スピードを向上させる最善の方法は、単純にタイピングの練習をすることです。毎日、文字情報をパソコンに書き写す練習をしましょう。

   • 練習すれば自然とスピードは上がるので、タイピングの正確さに集中するようにしてください。
   • 練習に飽きたら、ネットで無料のタイピングゲームを探しましょう。タイピングの正確さとスピードを上げる楽しい方法です。
   • オンラインでタイピングテストを検索すれば、1分間に何語タイピングできるかがすぐにわかります。
2. コンピュータを使う自信がなければ、レッスンを受けましょう。データ入力の仕事の大半はコンピュータ上で行われるため、コンピュータを簡単に操作できることが本当に重要です。コンピュータの操作に自信がない場合は、友人にレッスンを頼むか、地元のコミュニティで基本的なコンピュータ・スキルのコースを調べることを検討してください。

   • 一般的に、コンピュータを使えることは、データ入力の社員に求められる条件の上位に入ります。
3. プリンターやスキャナーなど、オフィス機器の使い方も練習しましょう。データ入力の仕事の大半はコンピューター上で行いますが、情報をコピーしたり印刷したりする必要もあります。スキャナーで紙をスキャンし、コンピューターから印刷する練習をしましょう。

   • お近くの図書館やセルフサービスのプリントショップでスキャナーやプリンターの使い方を練習しましょう。
4. 基本的なコンピューター・プログラムに慣れておく。データ入力の仕事は、主にワープロや表計算ソフトを使います。Microsoft WordやExcel、Google DocsやSheetsは、ビジネスで最も広く使われているプログラムなので、時間をかけて使い方を覚えましょう。オンラインでチュートリアルを見たり、友人に手伝ってもらったり、短期講習を受けたりしましょう。

   • 複雑なデータベースや企業特有のデータベース・プログラムの習得については、入社時やトレーニングの一環として教えてもらえるので心配する必要はない。
5. カスタマーサービス・スキルを磨く。顧客とのやり取りは、ほとんどのデータ入力の仕事で重要な部分です。電話でプロフェッショナルな口調で話す練習をしたり、顧客宛のEメールの下書きを書いたり、対立する状況のロールプレイをしたりして、顧客サービスのスキルを練習しましょう。練習を重ねれば重ねるほど、慣れてきます。

   • 電力会社、スポーツジム、図書館など、さまざまな企業に電話をかけたとき、カスタマーサービスがどのように話しかけてくるかに注目してください。自分が顧客として大切にされていると感じたことをメモし、その行動を真似してみましょう。
6. 機密情報を守れるようにする。データ入力の仕事では、機密情報の重要性を認識することが不可欠です。人の給与、会社の年間損益、顧客の連絡先など、機密情報を入力することが多いからです。少し自由に情報を共有しすぎる癖がある人は、守秘義務の必要性をよく思い出してください。

   • データ入力の仕事の契約書を見るときは、守秘義務条項を見て、自分の義務を思い出してください。

方法2

資格を取得する

1. 基本的なスキルを身につけるために、データ入力の基礎資格コースを修了する。これは、データ入力の仕事を自信を持ってこなす方法を学ぶための、最も手っ取り早く簡単な方法のひとつです。これらのコースは通常3ヶ月から12ヶ月で終了し、コースに入るための前提条件はない。コースを通して、基本的なコンピューター・プログラムの操作方法を学び、タイピング・スキルを向上させ、顧客とのやり取りを練習することになるでしょう。

   • 地元の高等教育機関に問い合わせて適切なコースを探すか、オンラインで検索する。
   • データ入力コースのプロバイダーが近くにない場合は、代わりにオンラインコースを修了することを検討する。
2. 実地で学びたい場合は、見習い期間やインターンシップを選ぶ。学ぶ意欲があり、基本的なコンピューター・スキルがある場合は、データ入力の仕事で短期間のインターンシップを行い、経験を積むことを検討しましょう。データ入力のインターンシップをオンラインで検索するか、地元の新聞の求人欄を見てみましょう。

   • インターンシップや見習い期間中に収入を得る必要がある場合は、その職が有給であるかどうかを雇用主に確認する。
3. 豊富なスキルを学ぶために、ビジネスの学位を取得することも検討しましょう。データ入力を金融やビジネス業界への進出の足がかりにしたいと考えているなら、金融やビジネスの学位を取得することを考えよう。データ入力の求人に応募する際の履歴書にも有利になりますし、その他のスキルやキャリアの選択肢も広がります。

   • お住まいの地域の様々な大学やカレッジを調べたり訪問したりして、どの大学があなたに一番合うかを決めましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Learn Data Entry 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。