PCまたはMでエクセルから宛名ラベルを作成する方法

このWikiHowでは、Microsoft Wordを使ってスプレッドシートのデータから宛名ラベルを作成する方法を説明します。

その1

住所リストを作成する

1. PCまたはMacでMicrosoft Excelを開きます。すでにラベル用の名前と住所を含むスプレッドシートをお持ちの場合は、以下の手順に従って、Microsoft Wordの宛名マージ機能で動作する形式に設定されていることを確認してください。

   • Windowsの場合、「スタート」
     メニューをクリックし、「すべてのアプリ」を選択してMicrosoft Officeを開き、Microsoft Excelをクリックします。
   • Macの場合は、Launchpadを開き、Microsoft Excelをクリックします。Microsoft Officeというフォルダに入っているかもしれません。
2. 最初の行に各列のフィールド名を入力する。シートの最初の行には、各データ・タイプのヘッダーが必要です。

   • 例えば、LastName、FirstName、Title、Address1、Address2、City、State、Postal Code、Country。これらのヘッダーはそれぞれ1行目のセルに入ります。
   • 各列のヘッダーは一意でなければならないので、マージに問題はありません。
3. 最初の人の詳細を次の行に入力します。各行には1人分の情報を入力する必要があります。

   • たとえば、Ellen Rothを住所リストの最初の人物として追加し、上記の列名の例を使用する場合、RothをLastNameの最初のセル（A2）に、EllenをFirstNameのセル（B2）に、Ellenの役職をB3に、住所の最初の部分をB4に、2番目の部分（ある場合）をB4に入力します。
4. この形式で名前と住所を入力し続ける。各人の情報が列のヘッダーと一致していることが重要です。

   • セルが空白でもかまいませんが（たとえば、その人の住所が「Address2」フィールドを必要としない場合）、データ内に空白の行がすべてあってはなりません。
   • セルの色や特別な枠など、特別な書式を使用する必要はありません。セル内のデータだけが使用されます。
5. シートを保存する。ラベルの宛名をすべて入力したら、Wordにインポートできるようにファイルを保存する必要があります。ファイル]メニューをクリックし、[名前を付けて保存]を選択し、データの名前を入力します。保存が完了したら、「保存」をクリックします。

   • このファイルをWordにインポートするときに、どこに保存したかを覚えておく必要があります。

パート2

ラベルの作成

1. PCまたはMacでMicrosoft Wordを開きます。スプレッドシートに住所録ができたので、それをMicrosoft Wordにインポートしてラベルにすることができます。

   • Windowsの場合、「スタート」
     メニューをクリックし、「すべてのアプリ」を選択してMicrosoft Officeを開き、Microsoft Wordをクリックします。
   • macOSでは、Launchpadを開き、Microsoft Wordをクリックします。Microsoft Officeというフォルダに入っている場合があります。
2. 空白ドキュメントをクリックします。これで作業用の新しい文書が作成されます。
3. Mailings メニューをクリックします。画面の一番上にあります。
4. ラベル]をクリックします。画面上部のリボンバーの左端にあります。
5. ラベルのサイズを選択し、OKをクリックします。必ずプリンタのラベル用紙に合ったサイズを選択してください。

   • 最も正確な方法は、「ラベルベンダー」ドロップダウンからラベルシールを作成した会社を選択し、ラベルパッケージに記載されているサイズまたはバージョンを選択することです。
6. 受信者の選択]をクリックします。画面上部のアイコンで、青と緑の人が2つ重なったウィンドウが表示されます。ドロップダウンメニューが表示されます。
7. 既存のリストを使用する]をクリックします。コンピュータのファイルブラウザが表示されます。
8. アドレスが含まれているスプレッドシートを選択し、[開く]をクリックします。

   • ワークブックに複数のシートがある場合は、ポップアップ・ボックスでデータのあるシートをクリックし、「OK」をクリックします。
9. アドレスブロック」をクリックします。Word上部のアイコンバーの中央付近にあります。
10. 希望する名前と住所の書式を選択します。最初の大きなボックスで人名の書式を選択し、次に郵便サービスが使用できる住所の書式を選択します。メニューの右側にプレビューが表示されます。
11. 一致するフィールドをクリックします。プレビューの右下にあります。スプレッドシートに表示されるフィールドのリストが開きます。
12. フィールドをスプレッドシートのデータに合わせます。各オプションにはそれぞれドロップダウンメニューがあり、矢印をクリックしてオプションを表示し、アドレスブロックのその部分に表示するデータを選択します。
13. OK］をクリックします。これで Mail Merge ページに戻ります。
14. ラベルの更新］をクリックします。ラベルの更新]は、[フィールドの書き込みと挿入]セクションのアイコンバーの中央付近にあります。ページが更新され、住所データがラベル形式で表示されます。
15. 完了＆マージ」をクリックします。Word上部のアイコンバーの最後のアイコンです。いくつかのメニューオプションが展開されます。
16. 個別文書の編集...」をクリックします。小さいダイアログボックスが表示されます。
17. すべて]を選択し、[OK]をクリックします。これでメールマージ画面が閉じ、ドキュメント（ラベルが表示された状態）に戻ります。
18. ラベルを保存します。これで準備が整いましたので、[ファイル] メニューをクリックして [名前を付けて保存] を選択し、ラベルファイルの名前を入力します。完了したら、[保存] をクリックします。

パート 3

ラベルを印刷する

1. Wordでラベル文書を開きます。ラベルを含むWord文書を閉じてしまった場合は、保存されているフォルダに移動し、ファイルをダブルクリックして再度開きます。
2. ラベル用紙をプリンターに挿入します。この手順は、お使いのプリンタやラベルシールのメーカーによって異なります。
3. ファイルメニューをクリックします。Wordの左上にあります。
4. 印刷」をクリックします。画面の左側にあります。コンピュータの印刷ダイアログボックスが開き、プレビューが表示されます。

   • macOSをお使いの場合、プレビューを表示するには「クイックプレビューを表示」の横にあるチェックボックスをオンにする必要があるかもしれません。
5. お使いのプリンタを選択します。お使いのプリンターが「プリンター」に表示されていない場合は、ドロップダウンメニューから選択します。
6. 両面印刷を無効にします。Wordからの印刷が通常両面に印刷される場合は、ラベルを印刷するためにそれをオフにする必要があります。

   • macOS: 「コピーとページ」というドロップダウンメニューをクリックし、「レイアウト」を選択します。両面」メニューから「オフ」を選択する。
   • Windows：設定」で「片面印刷」が選択されていることを確認します。
7. 印刷をクリックします。これで宛名ラベルがプリンターに送られます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Create Address Labels from Excel on PC or Mac 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。