顧客データベースの作り方

顧客データベースは、営業チーム、カスタマーサポート担当者、さらには経理チームまでが利用できる、貴重な顧客情報の単一の保管場所を提供することで、ビジネスにおける多くの事務作業を省くことができます。この種のデータベースの基本的なフォーマットを提供するソフトウェア製品を購入することは可能だが、形式と機能に関するいくつかの基本を念頭に置くことで、カスタマイズされたデータベースを作成することができる。

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データベース作成ソフトを購入する。ビジネスで使用しているワープロやその他のソフトウェア・ツールと互換性のある製品を選ぶ。これにより、他のソースからのデータのインポートやエクスポートが容易になり、新規作成したデータベースに大量のデータを入力する必要がなくなる。

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顧客データベースに格納する情報の種類を決定する。ほとんどの設計では、会社名、郵送先住所、物理的住所、担当者名、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレスなどの情報が含まれます。契約条件、価格、各顧客に関連する保留中のタスクに関するメモなどの追加データも、この種の電子リソースに取り込まれ、維持されるデータに含まれることが多い。

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データベースの可能な用途を検討する。重要なデータを取得するための一元化されたリソースを提供するだけでなく、そのデータを使ってどのような種類のレポートを作成できるか、あるいはデータベースが宛名ラベルやEメールリスト、さらにはファックス放送で使用するリストを作成するためのリソースとして使用されることを想定しているかどうかという観点からも考えてみましょう。このことを念頭に置いておけば、データを格納する各フィールドにどのような名前を付けるかを決定するのに役立ち、それらのフィールドから取得するレポートフォーマットを作成するプロセスが容易になる。

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データフィールドを整理する。名前、住所、その他の連絡先情報を入力する際には、論理的な順序に従ったシンプルなテンプレートを作成する。そうすることで、最小限の中断で次のフィールドに移動しやすくなり、合理的な時間内に新しい顧客レコードの入力を完了することができる。

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各フィールドに権限を設定する。これには、レポート・フォーマットにどのフィールドを含めるか、またデータベース・エントリーのソートや検索の基礎となるフィールドを特定することが含まれます。各フィールドに適切な権限を割り当てることで、必要なときに必要なデータを迅速に取り出すことができる。

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レポートフォーマットの準備。頻繁に使用できるいくつかの基本的なフォーマットで十分であることが多いが、主要なユーザーには、そのユーザーの職務上の地位および顧客データへのアクセスレベルに関連するフィールドを含む、カスタマイズされたレポートを作成する能力を付与することができる。

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ログイン資格情報とアクセス権を確立する。実行可能な顧客データベースには、権限を与えられた従業員のみが情報にアクセスできるようなログイン認証情報を作成する機能が含まれる。さらに、さまざまなレベルの権限を割り当てることで、各ユーザーが自分の職責に関連するデータを閲覧、変更、入力できるようにするが、他の職員が使用する他の情報を閲覧できないようにする。

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リリース前に顧客データベースをレビューし、テストする。少人数の従業員でベータ版を使用し、各機能が想定通りに機能することを確認する。このテストグループから得られた知見を活用し、パフォーマンス、フォーマット、使いやすさなどの問題を解決する。すべての問題に対処し、解決したら、最終版を全社に展開することができる。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Create a Customer Database 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。