ドキュメントのアーカイブ方法

アーカイブとは、情報の保管や保存のことである。組織は日々、紙の文書をデジタル化し、文書の寿命を延ばしている。それに加え、今日コンピュータが生成する膨大な量のデータがあるため、ドキュメントのアーカイブの重要性は高まる一方だ。文書をアーカイブする方法を知っていれば、スペースを空けることができ、コンピューターが現在の文書をより効率的に処理できるようになる。

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文書をzipファイルにアーカイブする。特に、重要だがめったに必要でないファイルには、ZIPファイルが便利だ。

• zip形式に変換したいファイルをハイライトします。
• マウスで右クリックし、"送信先 "を選択します。
• ファイルを "圧縮（zip）フォルダ "に送信します。
• zipフォルダをダブルクリックして、ファイルが本当にそこにあることを確認します。ファイルがあれば、元のファイルを削除することができます。

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文書を別の記憶媒体に移行する。デジタル・アーカイブによく使われるのは、外付けテープ・ドライブ、外付けハード・ドライブ、サム・ドライブです。

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CDやDVDレコーダーがあれば、文書をCDやDVDにバックアップする。バックアップは、アーカイブのもう一つの方法である。例えば、Windowsでは、CDやDVDへのファイルのコピーに、ライブ・ファイル・システムとマスタリング・フォーマット（他のデバイスとの互換性を高めるため）を使用しています。

• 書き込み可能なCDまたはDVDを、ライブファイルシステム用のコンピュータのCDまたはDVDレコーダーに挿入します。
• ダイアログボックスが表示されたら、"ファイルをデータディスクに書き込む "をクリックします。
• ディスクに名前を付け、"次へ "をクリックします。
• ディスクの空のフォルダが表示されるまで待ちます。これはディスクがフォーマットされ、ファイルをコピーする準備ができたことを意味します。
• アーカイブしたい文書のあるフォルダを開き、空のディスク・フォルダにファイルをドラッグします。
• マスタリング・フォーマットの場合は、書き込み可能なCDまたはDVDをコンピュータのCDまたはDVDレコーダーに挿入します。
• ダイアログボックスが表示されたら、"ファイルをデータディスクに書き込む "をクリックします。
• ディスクに名前を付け、"フォーマット・オプションを表示 "をクリックします。
• "マスタリング済み "を選択し、"次へ "をクリックします。
• ディスクの空のフォルダが表示されるまで待ちます。これは、ディスクがフォーマットされ、ファイルをコピーする準備ができていることを意味します。
• アーカイブしたい文書のあるフォルダを開き、これらのファイルを空のディスク・フォルダにドラッグします。

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ドキュメントをオフサイトストレージに送る。

• アーカイブされたファイルの保管場所として機能するだけでなく、安全なオフサイト・ストレージの場所は、火災やハードドライブの故障などの災害からデータを保護します。
• このサービスを提供している企業は非常に多いため、どのように運営されているのか、オフサイトに文書をアーカイブする際にどのような保証が含まれているのか、企業に直接問い合わせる必要がある。

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デジタル・アーカイブ用ソフトウェアを使用する。

• 文書のルック＆フィールを保存する最も有名な方法の1つは、PDFファイルを作成することである。Adobe社が提供しているこのソフトウェア（Adobe Acrobatとして知られている）は、様々なソフトウェアプログラムから文書を簡単にPDF形式に変換することができる。また、これらのファイルを作成する無料のプログラムもいくつかある。
• 仕様が公開されているということは、アドビのソフトウェアの将来のバージョンでも、以前のバージョンの文書を読むことができるということだ。
• さらに、PDFリーダーはAdobeのウェブサイトから無料でダウンロードできます。

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ドキュメントをアーカイブするために、常に最新のテクノロジーを利用する。テクノロジーの急速な発展に伴い、今日最新のものでも、明日には時代遅れになっているかもしれません。これは、アーカイブしたファイルを新しいシステムに移行する際に問題となることがある。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Archive Documents 」を改変して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。