プロフェッショナルなEメール署名の作り方

このWikiHowでは、プロフェッショナルなEメール署名を作成する方法をご紹介します。署名を作成したら、Gmail、Outlook、Yahoo、iCloudメールなど、お好みのメールサービスに追加しましょう。

パート1

署名の作成

1. 短くまとめましょう。一般的なルールとして、Eメールの署名は4行を超えてはいけません。そのため、署名に入れる情報の優先順位をつけることが重要です。

   • このガイドラインの理由のひとつは、多くの人が携帯電話でメールに返信するため、長い署名はスクロールするのが面倒だからです。
2. 署名に何を入れたいかをメモしておきましょう。署名に必要なのは、あなたの名前、会社情報（役職など）、電話番号の3つです。ただし、必要と判断される場合は、以下の内容を署名に追加することもできます：

   • 会社のウェブサイトのロゴ／リンク - 会社名やロゴの下に、あなたの会社のウェブサイトへのハイパーリンクを設けることを検討してください。
   • あなたのウェブサイトのアドレス - 個人的なウェブサイトを持っている場合（フリーランサーの場合など）、そのウェブサイトへのリンクを貼ることで、ウェブサイトの認知度を高めることができます。
   • ソーシャルメディアへのリンク - 署名には、プロフェッショナルなソーシャルメディアアカウントへのリンクを含めることができます。
   • 仕事の例 - オンライン上に製品や仕事の例がある場合、それらにリンクすることで、潜在的なクライアントがこれらの例をすぐに利用できるようになります。
3. 署名から外すべきものを知る次のようなものは署名に書かないようにしましょう：

   • Eメールアドレス - 署名にEメールアドレスを追加することは冗長であり、貴重なスペースを取る。
   • 個人的なソーシャルメディア - 個人的なソーシャルメディア、ウェブサイト、ブログなどはプロの署名にはふさわしくありません。
   • 学校情報 - 母校、学位、学歴などはプロとしての署名には書かないようにしましょう。
4. 自分の画像を使うことも検討しましょう。人は他のどのタイプの画像よりも他人の画像をよく覚えているという研究結果があります。

   • 最近のメールサービスでは、不明な送信者からの画像はブロックされることが多いので注意しましょう。
5. 署名にはさまざまな色を使いましょう。例えば、名前と役職はダークブラック、ウェブサイトのリンクはライトブルー、電話番号はミディアムグレーといった具合です。これらの色は、気を散らすことなく互いを引き立てます。

   • 明るく鮮やかな色や、互いにぶつかり合うような色の組み合わせは避けましょう。
   • 原色を使用する場合は、視覚的にアピールし、メールの白い背景と調和させるために、同じ色の異なるトーンでサポートします。
   • ゴールドやワインレッド、パステルカラーのグリーンやイエローなど、奇抜な色や珍しい色を使うのは避けましょう。これらの色は視覚的に目障りで、コンピュータのモニターによっては濁って見えたり、読みにくかったりすることが知られています。
6. 署名の要素は縦線で区切ります。例えば、「John Doe - wikiHow Intern」ではなく、「John Doe | wikiHow Intern」と書きます。

   • 縦線には薄い色（例：ライトブルー）を使い、テキスト自体には濃い色（例：ダークグレーや黒）を使うと、テキストを目立たせることができます。
7. 連絡先の詳細を同じ行に配置する。例えば、異なる番号に複数の行を使用する代わりに、以下の形式を試してみてください：

   • 携帯電話携帯電話： [phone]｜ 勤務先： [phone]自宅：[phone]+1 [phone]
8. 署名のサイズは適切に。使用している画像の解像度が特定のメールクライアントで開けない可能性があること、メール本文のサイズに合わせて縮小すると画像の品質が損なわれること、大きな画像は読み込みに時間がかかることなどです。また、大きな画像は読み込みに時間がかかります。どのメールクライアントでも使える署名サイズが望ましいでしょう。

   • また、署名が大きいとメールの内容が散漫になることもあります。
9. 署名を作成するリッチテキストエディタ（Microsoft WordやGoogle Docsなど）を使って署名を作成できます。写真やソーシャルメディアへのハイパーリンクを入れたい場合は、メール署名ジェネレータを使う必要があります。署名の作成が完了したら、お好きなメールサービスに追加してください。

   • WiseStampとNewOldStampは、どちらも無料トライアルを提供している署名ジェネレーターです。
   • ほとんどのメールサービスには、基本的な署名作成セクションがありますが、画像やソーシャルメディアスタンプを追加することはできません。

パート2

Gmailに署名を追加する

1. Gmailの受信トレイを開く。ブラウザでGmailにアクセスします。すでにGmailにサインインしている場合は、受信トレイが開きます。

   • Gmailにサインインしていない場合は、まずメールアドレスとパスワードを入力します。
2. 設定

   をクリックします。受信トレイの右上にある歯車の形をしたアイコンです。ドロップダウンメニューが表示されます。
3. 設定」をクリックします。ドロップダウンメニューの一番下にあります。設定ページが開きます。
4. 全般タブをクリックします。ページの左上にあります。
5. 署名」セクションまでスクロールダウンします。一般」ページの中央付近にあります。
6. 署名」ボックスにチェックが入っていない場合はチェックを入れます。署名なし」にチェックが入っている場合は、その下のボックスをクリックしてGmailの署名を有効にします。
7. 署名を追加します。署名を選択し、Ctrl+C（Windows）または⌘Command+C（Mac）を押し、「署名」テキストフィールドをクリックし、Ctrl+Vまたは⌘Command+Vを押して署名を貼り付けます。
8. 下にスクロールし、「変更を保存」をクリックします。ページの一番下にあります。これで署名が保存され、受信トレイのページに戻ります。

パート3

Outlookに署名を追加する

1. Outlookの受信トレイを開きます。ブラウザで「受信トレイ」にアクセスします。すでにOutlookにサインインしている場合は、受信トレイが開きます。

   • サインインしていない場合は、メールアドレス（または電話番号）とパスワードを入力してサインインします。
   • Outlookにもサインインできます。
2. 設定の歯車

   をクリックします。受信トレイの右上にあります。ドロップダウンメニューが表示されます。
3. オプション」をクリックします。ドロップダウンメニューの一番下にあります。設定ページが開きます。

   • Outlookのベータ版を使っている場合は、下にスクロールしてドロップダウンメニューの一番下にある［完全な設定を表示］をクリックします。
4. 下にスクロールして、「電子メールの署名」をクリックします。ページの左側にある設定の「レイアウト」セクションにあります。

   • レイアウト」の見出しの下にインデントされたオプションがない場合は、「レイアウト」をクリックしてオプションを表示します。
   • Outlookのベータ版をお使いの場合は、ウィンドウの左側にあるメールタブをクリックし、個人設定タブをクリックします。
5. 署名を追加します。署名を選択し、Ctrl+C（Windows）または⌘Command+C（Mac）を押し、「電子メールの署名」テキストフィールドをクリックし、Ctrl+Vまたは⌘Command+Vを押して署名を貼り付けます。
6. 保存をクリックします。ページ上部の青いボタンです。これで署名が保存され、今後のEメールに適用されます。

パート4

Yahooに署名を追加する

1. Yahooのウェブサイトを開きます。ブラウザを開きます。
2. メール」をクリックします。ウィンドウの右上にあります。ログインしている場合は、受信トレイが開きます。

   • ログインしていない場合は、メールアドレスとパスワードを入力してから次に進みます。
3. 設定」をクリックします。受信トレイの右上にあります。ドロップダウンメニューが表示されます。
4. その他の設定」をクリックします。ドロップダウンメニューの一番下にあります。
5. メール作成タブをクリックします。これはページの左側にあります。
6. 必要に応じて、メールの署名を有効にします。メール署名用のテキストフィールドが表示されていない場合は、「署名」の見出しの下にあるメールアドレスの右側の白いスイッチをクリックして、メール署名を有効にします。
7. 署名を追加します。署名を選択し、Ctrl+C（Windows）または⌘Command+C（Mac）を押し、「Write something」テキストフィールドをクリックし、Ctrl+Vまたは⌘Command+Vを押して署名を貼り付けます。
8. 受信トレイに戻る」をクリックします。ページの左上にあります。これで署名が保存され、受信トレイに戻ります。

パート5

iCloudメールに署名を追加する

1. iCloudのウェブサイトを開きます。ブラウザで「iCloud」にアクセスします。すでにログインしている場合は、iCloudダッシュボードが開きます。

   • ログインしていない場合は、Apple IDとパスワードを入力し、→をクリックします。
2. メール」をクリックします。この封筒型のアイコンは、ダッシュボードの左上にあります。
3. 設定の歯車

   をクリックします。ウィンドウの左下にあります。ポップアップメニューが表示されます。
4. 環境設定...をクリックします。ポップアップメニューの一番上にあります。環境設定ウインドウが開きます。
5. Composing タブをクリックします。環境設定ウィンドウの一番上にあります。
6. 署名を追加する」ボックスをチェックします。このボックスにチェックが入っていない場合は、iCloudメールの署名が有効になります。
7. 署名を追加します。署名を選択してCtrl+C（Windows）または⌘Command+C（Mac）を押し、「iCloudから送信」テキストを選択してCtrl+Vまたは⌘Command+Vを押して署名に置き換えます。

   • iCloudメールでは、ほとんどのテキストフォーマット（サイズ、色、フォントなど）が保存されないため、署名は他のメールプロバイダほど強力ではないかもしれません。
8. 完了をクリックします。ウィンドウの右下隅にあります。これで署名が保存されます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Create a Professional Email Signature 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。