返信がない場合のフォローアップメールの送り方

就職の面接でも、ビジネスの提案でも、友人との約束でも、返事を待たされるのはいつもいらいらするものだ。しかし、心配する必要はありません。生産的なメールの書き方、フォーマット、送り方をご紹介します。12のヒントをご紹介します。

1

フォローアップを送るには、少なくとも3営業日待ちましょう。

1. 受信者から特に連絡がない限り、3営業日が目安です。その場合は、その日から少なくとも1営業日待ちましょう。

   • 例えば、相手が19日（火）までに返信すると言った場合は、少なくとも20日（水）まで待つ。
   • 就職面接のフォローアップの場合、通常は少なくとも5営業日待った方がよい。
   • 個人的な立場でフォローアップをする場合は、営業日だけをカウントする必要はない（つまり、土日祝日をスキップする）。
   • すぐに返事が来ないからといって、仕事が取れなかったとか、相手があなたのビジネス提案に興味がないとか、最悪の事態を想定してはいけません。担当者が本当に忙しいだけかもしれません！

2

担当者に直接メールを送りましょう。

1. フォローアップのメールを他の人に送る必要はありません。もちろん、これは個人的なメールの場合にも言えることですが、通常、ビジネス上のフォローアップには最適な戦略です。相手があなたに連絡先を教えてくれたり、フォローアップをするよう誘ってくれた場合は、必ずその人（だけ）に直接メッセージを送りましょう。

   • 相手が連絡先を教えてくれなかったり、フォローアップを誘ってくれなかった場合は、指示した担当者（管理アシスタントや採用コーディネーターなど）にメールを送ります。その際、件名に「以前連絡を取った担当者宛にお願いします」と書きましょう。
   • 以前にメールで連絡を取ったことがある相手には、以前と同じ「to」と「from」のメールアドレスを使います。

3

フォローアップメールは合計2通まで。

1. 2通目のフォローアップは、少なくとも1～2営業日待って送信しましょう。この2通目のメールに返信がない場合は、フォローアップをやめるか、社内の他の人に連絡しましょう。

   • 新しいフォローアップ・メッセージを作成することもできますが、最初のフォローアップと同じメッセージを送信しても構いません：「先週木曜日にお話したビジネスチャンスについて、お返事をお待ちしています。ありがとう、ヤン）"
   • 一般的な経験則として、フォローアップを1回送ることになったとしても、（仕事が取れないことなどを）まったく心配する必要はない。フォローアップを2回送らなければならない場合は、ほんの少し心配する。2回目のフォローアップを送っても返事がない場合は、もう少し心配し始める！

4

お礼のメールでフォローアップの必要性を先取りしましょう。

1. 仕事上のコンタクトの翌日には、必ずお礼のメールを送るのが礼儀です。このお礼メールにフォローアップの内容を織り込んでおけば、数日後に別途フォローアップを送らなくても、返事を促すことができるかもしれません。

   • お礼のメールは、フォローアップメールとほぼ同じフォーマットと内容で構いません。
   • これは「正式な」フォローアップにはカウントされないので、必要であれば最大2通の「本当の」フォローアップを送ることができます！

5

件名には、事前にコンタクトを取った相手のことを直接書きましょう。

1. 件名が曖昧だったり、無関係だったりすると、フォローアップが読まれなかったり、削除されてしまったりする可能性があります。件名が受信者とのやりとりに即座に明確につながるよう、慎重に言葉を選びましょう。

   • 件名に「RE:」とつけることで、以前のやりとりの続きのように読めるようにするのもひとつの方法です："RE:面接 9月23日（金）午前11時"
   • もうひとつの方法は、あなたの名前、簡潔で直接的な説明、そしてメールの理由を記載することです："Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up".
   • 相手があなたのメールアドレスを知っていて、メールを開くとは考えないこと。件名をうまく使いましょう。

6

受信者の名前とお礼

1. 挨拶では必ず相手の名前を挙げ、結びではお礼を述べましょう。個人的なフォローアップメールであれば適度にくだけた表現でも構いませんが、ビジネスフォローアップの場合は、敬意に満ちた形式的な表現と、事前のやりとりから生まれた親しみやすさのバランスをとる必要があります。例えば、相手が "Joe Selmon "と名乗ったり、"Call me Barb "と言った場合は、ファーストネームで挨拶しても構いません。

   • あなたの挨拶は通常このようになります：「親愛なるジョーへ」、あるいは「親愛なるバーブへ」：「親愛なるセルモン様」、「親愛なるベネット先生」。
   • 最後にもう一度お礼を言い、自分の名字と名前を使う。"Thank You, Steve Caraway"。

7

段落は3～4段落以内にする。

1. 各段落は2～3文の長さにする。フォローアップを書くときは、要点をつかみ、素早く書くこと！これは、たった一文を書くという意味ではありませんが、余計な内容のない合理的なメールを作るという意味です。以下のような流れで、無駄のないきれいな段落を作りましょう：

   • 挨拶
   • 第1段落：お礼とフォローアップの明確な表明。
   • 第2段落：連絡した内容を手短にまとめる。
   • 第3段落：あなたの関心や熱意を素早く再確認する。
   • 第4段落：更新を "楽しみにしている"、または "ありがたい "と述べる。
   • クロージング

8

相手が必要とする関連情報をすべて提供する。

1. こうすることで、相手はフォローアップのために多くのことをする必要がなくなる。相手がまだ返信してこないのは、おそらく忙しかったからでしょう。そのため、もし相手が以前のやり取りに関する情報を得るためにメモやファイルを見返さなければならないのであれば、相手も今あなたに返事をする時間は割に合わないと判断する可能性が高くなります。

   • 面接を受けた場合は、具体的な日時、ポジション名、面接のごく簡単な振り返り、または面接での逸話やエピソードのいずれかを述べる。例えば「先週の月曜日（23日）正午に行った面接の続きを書きます。私がセールスマネージャーのポジションについて話したくてたまらず、あなたのデスクにコーヒーをこぼしそうになったことを覚えていらっしゃるでしょうか。
   • Eメール、電話／テキスト、郵便など、相手に使ってもらいたい連絡方法ごとに明確な情報を提供するようにしましょう。

9

受信者に感謝し、フォローアップしていることを最初に述べる。

1. メールの途中でフォローアップを書いていることを隠さないようにしましょう。その代わりに、相手になぜ連絡を取っているのかをすぐに伝え、ついでに感謝の気持ちも伝えましょう！

   • 次のようにしましょう：「先週の木曜日はお時間を割いていただき、ありがとうございました。先週の木曜日にお時間を割いていただき、ありがとうございました。

10

やりとりをもう一度振り返り、あなたの関心を素早く再確認しましょう。

1. こうすることで、相手にあなたの以前の接触について再確認してもらうことができる。相手が多くの面接や会議などをこなしていることを知っている場合、これはビジネスの場面で特に役立つ。相手にあなたが誰で、何を話したかをすぐに思い出してもらうようにしましょう。

   • 例えば「御社の請求業務を合理化するための私のプランをご紹介できて光栄でした。

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率直かつ丁寧に。

1. 押しつけがましくなったり、申し訳なさそうにしたり、消極的にならないようにしましょう。フォローアップを恥ずかしがらないこと！自分の関心や、自分の立ち位置を知りたいという欲求を確認するのは、礼儀正しく敬意をもって行う限り、良いことです。しかし、あなたの条件通りに返答する義務はないことを忘れないでください。

   • 次のような口調で：「コミュニティ・アウトリーチのポジションについて、私がどのような立場にあるのか聞くのを楽しみにしています。
   • 押し付けがましくならないように："昨日までに返事をくださると約束されましたが、できるだけ早くお返事をいただきたいのです"。
   • 消極的な態度も禁物だ："お返事をいただけなかったので、私はこの仕事に就けなかったのだと思いますが、その確認が欲しいのです。"

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相手の時間を大切にしていることを示し、伝えましょう。

1. わかりやすい件名と簡潔なメールを使うことで、相手の時間を尊重していることが伝わります。また、相手が自分のために割いてくれている時間に感謝していることを、メッセージの中で1度か2度具体的に述べるのもいいアイデアです。過剰なお世辞は必要ありませんし、役に立ちさえしませんが、ある程度の敬意を示すことで、常に迅速な返信の可能性が高まります。

   • 例えば「この時期、あなたが本当に忙しいのは知っています。
   • あるいは、「先週の木曜日も私の質問に時間を割いていただきありがとうございました。もうひとつだけお願いがあります。
   • 相手が忙しくてなかなか返事を返せない場合は、あなたがどれだけ相手の時間を大切にしているかを示し、伝えることが、相手から返事を引き出す素晴らしい方法です！

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Send a Follow Up Email After No Response 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。