毎日3,000億通以上のEメールが送受信されていることを考えると、人々が "Eメール疲れ "を起こしているのも無理はありません。だからこそ、自分の言いたいことを明確かつ簡潔に伝える効果的なメールを書くことがとても重要なのです。会議の案内メールが長すぎたり、不明瞭だったりするために、十分に読んでもらえないという事態は避けたいものです。このWikiHowでは、件名の書き方、本文の書き方、カレンダーアプリの使い方など、会議の案内メールを書く際に必要なことをご紹介します。
知っておくべきこと
- 会議の招待メールを作成するには、受信者がすぐにわかるような、関連性のある強い件名を使いましょう。
- メールの本文には、ミーティングの目的、時間、期待することを書きましょう。
- Outlookのようなカレンダーが統合されているプログラムを使い、招待者が参加表明をするとすぐにカレンダーに追加されるようにしましょう。
方法1
強い件名を書く
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ミーティングの日付とトピックを記載し、関連性のある短い件名を書きます。これらの詳細を記載することで、メールを開かなくてもいつ開催され、何が話し合われるのかを知ることができます。例えば、"Meeting 12/8: New reporting guidelines."（12/8ミーティング：新しい報告ガイドライン）と書く。
警告：ミーティングのトピックを書き漏らしてしまうと、自分の部署に関係あるのか、出席は必須なのか、といった問い合わせが返ってくる可能性があるので、必ずトピックを明記すること！
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件名に出欠の確認を求める。誰がミーティングに来るのか知る必要がある場合は、件名に出欠の確認を求めましょう。そうすれば、メールを開く前から、できるだけ早く返信する必要があることが相手に伝わります。例えば、"10/6（金）HRミーティング、至急ご確認ください "と書いてもいい。
- また、"Please RSVP: HR meeting 10/6 "と書くこともできる。
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件名に緊急の会議であることを伝えましょう。急を要する、あるいは一刻を争う問題で、すぐにでもミーティングが必要な場合は、件名に緊急性を持たせましょう。例えば、「緊急ミーティング 2/31（月）：サイバーセキュリティについて"
- ミーティングの件名も書いておくと、相手に何が起こるかある程度わかってもらえる。
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出席が必須か推奨かを明記する。大企業に勤めている場合、すべての会議に出席する必要がない人もいるかもしれない。件名に関連部署を明記するか、出席が必須かどうかを受信者に知らせましょう。例えば、"Mandatory marketing meeting 10/6 "と書くこともできます。
- 会議が必須でない場合は、こう書くこともできる："10/6、効率的なリサーチ戦術についてのミーティングを提案します。"
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混乱を避けるために、件名には完全な単語を使いましょう。略語は効率的に見えるかもしれませんが、完全な単語ほど具体的ではなく、混乱を招く可能性があります。例えば、"SAP "は "systems and processing "を意味することもあれば、"sampling and analysis plan "を意味することもあります。
- しかし、"RSVP"、"HR"、"Wed "のような一般的な略語を使っても問題はない。
方法2
メール本文を作成する
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簡単でフレンドリーな自己紹介と短いメモを書きましょう。大企業に勤めている場合や、まだ全員のことを知らない場合は、自己紹介が必要です。また、この短い自己紹介の中で、必要な書類や備品がある場合、またはミーティングに持参する必要がある場合について述べることも重要です。
- 自己紹介は、人柄を表すか、仕事に関連したものにしましょう。例えば、"こんにちはチーム、来週の新プログラムの立ち上げを楽しみにしています！"など。
ヒント受信者が何かタスクを完了したり、ミーティングに何か持参したりする必要がある場合は、リマインドしましょう。例えば、"念のため、ベンダーの連絡先リストを印刷したものを4部ご持参ください"。
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会議の日時は、目立つように一行で記載しましょう。これは会議に出席してもらうために必要不可欠な情報なので、他の文章よりはっきりと目立つようにします。上下2行をインデントするか、太字にする。
- 例「10月6日午前10時30分～11時45分"
- ミーティングがオンラインの場合は、タイムゾーンを明記する。例えば「10月6日 10:30 - 11:45AM (PST)"
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日時の後に場所を記載する。特に、新しい場所でミーティングを行う場合、場所がわかりにくい場合、受信者の中にその場所に慣れていない人がいる場合は、日時と同じくらい場所を目立たせましょう。バーチャルミーティング（ライブフォーラムまたはビデオチャット）の場合は、簡単にアクセスできるようにフォーラムまたはビデオ通話へのリンクを提供します。
- 道順を教えるときは、できるだけ詳しく書きましょう。例として「Timarenビル（209 Nix St.）の592会議室までお越しください。592号室はビルの2階にありますので、1階からエレベーターで上がり、12番出口から出て、ビルの南側（左手）にあるエレベーターで59階まで上がってください。"
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会議の目的を共有する会議の目的を相手に伝えましょう。会議の簡単なアジェンダを提示することで、事前にどのタスクをこなす必要があるかを認識しやすくなる。単にトピック（「サイバーセキュリティの最新情報」など）を述べるだけでもよいし、タイムラインを示すこともできる：
- 10:30 - 10:45 プロジェクトの最新状況を共有する。
- 10:45 - 11:10 実行可能なオファーを比較・選択する。
- 11:10 - 11:30 ブレーンストーミングと立ち上げの目標
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文法や事実に誤りがないか、メールを校正しましょう。校正で最も重要なのは、会議の日時と場所なので、それらが正しいことを確認する！また、自己紹介やアジェンダ、その他のメモも校正し、基本的なことがすべてカバーされていることを確認しましょう。
- メールを送る前に声に出して読み、文章が明確で簡潔であることを確認しましょう。
方法3
Outlookまたは統合カレンダーアプリケーションを使う
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Outlookのホームタブにある「新規会議」をクリックします。あなたの会社がOutlookのような統合カレンダー付きのコミュニケーション・データベースを使用している場合は、それを使ってミーティングをセットアップします。通常、一緒に仕事をする人たちの連絡先としては、そちらが好まれます。
- 会社でOutlookなどを使っていない場合は、仕事関連のメールを使って招待状を送ることができます。
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スケジュールアシスタント "ウィンドウから日時を選択します。新しい会議を作成すると、カレンダーウィンドウがポップアップ表示されます。Scheduling Assistant "をクリックし、会議の可能な日時をハイライトします。
- あなたと出席予定者の都合がつく時間帯であることを確認してください。あなたの会社のアプリケーションによっては、（あなた自身のスケジュールに加えて）全員のスケジュールを表示するように表示設定を調整する必要があるかもしれません。
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名前を入力するか、アドレス帳を使用して出席者を追加します。テキストバーをクリックして手動で名前を入力するか、アドレス帳をスクロールしてリストから名前を選択します。スケジューリングアシスタント "機能を使用して、他の参加者のスケジュールを確認することができます。
- 空いていない人の名前はハイライト表示されます。アシスタントは、あなたと出席者のスケジュールに合わせて、おすすめの時間帯を表示することもできます。
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会議の開始時間と終了時間を設定します。会議の日付が先ほど選択した日付であることを確認し、必要であればカレンダーボタンをクリックして変更します。次に、時間リストの右側にあるドロップダウン矢印を使用して、正しい開始時間と終了時間を選択します。
- 終了時間を追加することで、相手の時間を最も尊重することができ、相手も予定がわかるので、通勤や仕事の計画を会議に合わせて立てることができます。
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画面上部の「会議」タブの下にある「予定」をクリックします。このボタンをクリックすると、一般的な予定画面に戻り、予定が表示されます。ここから、件名、場所、メモを追加できます。
- もし予定画面にあなたの予定が表示されない場合は、表示されるまで戻って作業を繰り返してください。
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件名、場所、メモを入力する際は具体的に。例："Upcoming Product Testing"（製品テスト予定）。場所については具体的に書き、一般的なミーティング場所でない場合や、行き方がわかりにくい場合は道順を示す。ミーティングに関連するメモ（準備作業など）を追加する。
- 相手がすでに知っていると思われる場合でも、場所の住所を伝える。
- 終わったら「送信」をクリックする。
ヒントブレーンストーミング」のような大雑把な題名は、会議の目的があまり伝わらないので避けましょう。代わりに、"brainstorming vendors for new product."（新製品のベンダーについてブレインストーミングを行う）とするとよいでしょう。
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