謝辞メールの書き方

確認メールは、あなたがメッセージやリクエストを受け取ったことを相手に知らせるものです。個人的に受信したメールすべてに謝辞を送る必要はありませんが、プロフェッショナルな場やビジネスシーンでは、自分宛に直接返信すべきです。相手にメールを受け取ったことを伝えるだけでよい場合は、短い謝辞を送りましょう。相手がサービスや商品の注文をした場合は、いつ返信が来るか、どのように問題を解決するかなど、より詳しい情報を提供しましょう。

知っておくべきこと

• 送信者の名前を名乗り、連絡をくれたことに感謝する。
• 送信者が十分な回答や問題の解決を期待できる時間の目安を伝える。
• 丁寧で理解しやすい口調を保つ。もし、あなたからの回答がなくても、送信者が前進できるような情報を持っている場合は、メール本文で共有しましょう。

方法1

メールを受け取ったことを確認する

1. To:行に自分の名前が記載されている場合、またはメッセージに自分の名前が記載されている場合は、返信する。メールの上部にある "To: "の行に、あなたのメールアドレスが記載されているかどうかを確認します。To:」にあなたのメールアドレスが記載されていない場合は、メール本文のどこかにあなたの名前が記載されていないか確認してください。もし、あなたの名前が記載されていたら、直接あなた宛に送られたものなので、必ず謝辞を送りましょう。

   • あなたのメールアドレスがメールの "CC "行にしか記載されておらず、本文にあなたの名前がない場合は、おそらくそのメールは大勢の人に送られたものでしょうから、謝辞を送る必要はありません。

   警告スパムメールは、あなたが返信するとメールを送り続けてくる可能性があるため、返信は避けましょう。
2. 挨拶文には送信者の名前を書きましょう。相手がメールを開いたときにすぐに目に入るように、敬語はメールの先頭から書き始めましょう。Hello "や "Dear "などのフォーマルな挨拶文の後に相手の名前を書きましょう。目上の人やあまり親しくない人に返信する場合は、相手の肩書きの後に名字を続けます。相手をよく知っている場合は、ファーストネームを使ってもよい。

   • 例えば、"Hello Mrs. Davis "や "Dear Jonathan "といった具合です。
3. メールに目を通したことを簡潔に述べます。挨拶は2、3文にとどめ、言葉足らずにならないようにしましょう。メールを送ってくれたことに感謝するか、メッセージを受け取ったことを伝えましょう。具体的な内容がある場合は、冒頭の文章でそれを再表現し、相手のメッセージに目を通したことを示しましょう。

   • 例えば、"来週のミーティングについてのメッセージを送っていただき、ありがとうございます"、"新しい見込み客についてのメールを受け取り、目を通しました "といった具合です。
   • メールに目を通す時間がなかった場合は、"Thank you for reaching out to me.メールを受け取りましたので、時間が取れ次第、目を通させていただきます。
4. メールに要望や質問がある場合は、返信の予定時間を伝えましょう。すぐに返信できる余裕がある場合は、できるだけ早く返信し、あなたが信頼できる人物であることをアピールしましょう。そうでない場合は、相手から無視されていると思われないよう、次のメッセージを期待できる時間枠を提示しましょう。返信に時間がかかりそうな場合は、すぐに返信できると約束しすぎないように注意しましょう。

   • 例えば、"2日以内にはその情報をお伝えできると思います "とか、"この問題についてさらに話し合うために、今日のうちにもう一度連絡を取ります "といった具合です。
   • 返答にどれくらい時間がかかるかわからない場合は、"I'll get back as soon as you with any questions or comments. "を使う。
   • もし、そのメールに対応する必要がある要望や問題がなければ、期限を指定して返信する必要はありません。
5. メールを送信する前に、結びと自分の名前で締めくくりましょう。Best "や "Thanks again "など、正式な結びの言葉を使うと、よりプロフェッショナルなメールになります。最後に自分の名前を書き、メッセージを締めくくりましょう。送信ボタンをクリックする前に、すべてのスペルが正しいことを確認してください。

   • 例えば、"Best, Beth "や "Thanks again, Travis "と書くことができます。
   • 相手に別の連絡方法を伝えたい場合は、名前の後に電話番号や別のメールアドレスを記入することもできます。
6. できるだけ早く、完全な返信メールでフォローアップしましょう。元のメールに要望や質問があった場合は、できる限り時間をかけて完全な返答を書きましょう。時間をかけて相手のメッセージを検討したことを示すため、メッセージにある懸念や質問にはすべて完全に対応しましょう。メッセージ全体を通して丁寧で前向きな口調を保ち、相手との良好なレパートリーを維持する。

   • 報告書や書類を待っている場合など、もう少し時間が必要な場合は、相手が自分のことを忘れていると思わないように、最新情報と新しい時間枠を記載したフォローアップメールを送るようにしましょう。

方法2

ビジネスサービスや注文に対応する

1. メールの冒頭に相手の名前を入れます。Hello（こんにちは）」や「Dear（拝啓）」など、フォーマルな挨拶から始め、プロフェッショナルなトーンのメッセージを心がけましょう。相手のことをよく知らない場合は、肩書きの後に姓を使い、フォーマルさを保ちましょう。相手のことをよく知っていたり、相手がファーストネームを名乗ったりしている場合は、代わりにファーストネームで呼んでもかまいません。

   • 例えば、"Dear Mr.Christensen "や "Hello Dana "などと書きます。
2. 相手に感謝し、依頼された商品やサービスに言及する。メールの冒頭で、相手への純粋な感謝の気持ちを伝えましょう。同じ文章の中で、相手が注文した製品や、事前のやり取りで相手が述べた問題や懸念事項を再度述べましょう。そうすることで、相手はあなたが以前のメッセージを読んだり、処理したりする時間を割いてくれたことを認識します。

   • 例えば、"当店で2箱のチョコレートをご注文いただき、ありがとうございます。"とか、"ご応募いただいた求人についてご連絡いただき、ありがとうございます。"といった具合です。
3. いつまでに返事が来るか、いつまでに届くかを相手に伝える。相手が自分のことを忘れてしまったと感じないように、次の文章で、相手から返事が来るまでにかかる期間を述べましょう。その期間が正確で正直なものであることを確認してください。

   • 例えば、"3営業日以内にお荷物をお届けします "とか、"お返事まで1～2営業日かかります "といった具合です。

   バリエーションです：返答にどれくらい時間がかかるかわからない場合は、"ご心配にお応えするため、できるだけ早くご連絡いたします "などと言いましょう。
4. メールで解決できない問題があれば、提案をする。相手の問題を直接解決できない場合は、より役立つ他の選択肢を勧めてみましょう。否定的に聞こえたり、不誠実な印象を与えたりしないよう、メッセージ全体を通して丁寧で理解しやすい口調を保ちましょう。相手が問題解決のための次のステップを踏めるよう、できるだけ詳細を伝えるようにしましょう。

   • 例えば、「お客様の当座預金口座への送金に問題があるとのこと、申し訳ございません。FAQをご覧になって、問題が解決されているかどうかご確認ください。そうでなければ、銀行を訪れて口座管理者と話し、取引を確認する必要があるかもしれません。"
5. 連絡先をメールの最後に残しておきましょう。メールの最後には、「Best」や「Thanks again」など、フォーマルな言葉で締めくくりましょう。締めくくりの後には必ず自分の名前を入れましょう。相手に連絡を取る選択肢を与えたい場合は、名前の後に電話番号や別のメールアドレス、ウェブサイトを残すこともできます。

   • 例えば、メールの最後に "Thanks again, Frank "や "Best, Annie "と書くこともできます。
   • お礼状は3つか4つの主要な部分で構成されるべきです。最初の部分は、Dear Mr.またはMrs.です。 具体的なお礼から始めましょう。例えば、授業後に代数について一緒に考えてくれた先生に感謝する。
   • 次に、その人がしてくれたことをどのように利用するか、あるいはどのような恩恵を受けるかを伝えます。例えば、SATの成績が良くなるのは、先生の助けがあったからです。
   • その後、「お元気で」「よろしくお願いします」「お気をつけて」などの挨拶文を書き、自分の名前を署名します。

お礼メールの例

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Write an Acknowledgement Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAで利用可能です。