マイクロソフト・アウトルックを使って自分を整理する方法

マイクロソフト・アウトルックで整理整頓することで時間を自由にする方法。 これには規律が必要だが、ほとんどはプログラムとツールで何をするのかを整理することである。

1

最初にすべきことは、新着メール通知をオフにすることです。これを行うには、ファイルメニューをプルダウンし、ツールを選択し、オプションを選択します。オプションウィンドウが開きます。環境設定タブで「電子メールオプション」ボタンをクリックします。開いたオプション・ウィンドウで、「詳細電子メール・オプション」ボタンをクリックします。開いたオプション・ウィンドウで、「受信トレイに新しいアイテムが届いたとき」のセクションを見てください。すべてのオプションの選択を解除します。

2

カレンダーをOutlookのデフォルト表示にする。これで、その日に予定されている仕事が表示されます。カレンダーを既定のビューに設定するには、「ファイル」メニューを引き出して「ツール」を選択し、「オプション」を選択します。オプション」ウィンドウで「その他」タブを選択し、「詳細オプション」ボタンをクリックします。詳細オプション」ウィンドウで、「一般設定」セクションを探し、「参照」をクリックします。フォルダの選択が開きます。フォルダの選択 "ウィンドウで、"カレンダー "を選択し、OKを3回クリックします。

3

デフォルトのウィンドウにタスクを含めるには、「ファイル」メニューをプルダウンして「表示」を選択し、「タスクパッド」を選択します。

4

今日締め切りのタスクだけを表示するには、「ファイル」メニューから「表示」を選択し、「タスクパッド表示」を選択し、「今日のタスク」を選択します。

5

メールを見る時間を毎日決めてください。メールを見る時間を1日2～3回に設定し、それ以外の時間はメールを見ないようにしましょう。メールは気晴らしになり、本当の仕事をする妨げになります。

6

メールを読んだら、必ず受信トレイを整理しましょう。メールセッションの最後に何も残っていてはいけません。受信トレイを整理するには、それぞれのメールをどうするか決めなければなりません。選択肢は4つ：削除、延期、委任、実行。

7

そのメールを処理したなら、削除する。

8

メールを延期するには、Outlookの左下にあるタスクボタンにメールをドラッグしてタスクを作成します。タスクが自動的に作成されるので、開始日時と期限を選択し、保存する。

9

メールを委任するには、タスクを作成し、そのタスクを別の個人に割り当てるか、メールを別の個人に転送します。

10

最後の選択肢は、メールが要求しているタスクを何でも実行することです。やるなら、受信トレイから削除するか、古い取引メールを保管する個人用フォルダに移動する。

11

カレンダーで時間を区切るには、Outlookの左下にあるカレンダーボタンにメールをドラッグ＆ドロップします。会議通知が開きます。ブロックしたい日時を入力し、保存します。メールのコピーが会議通知に含まれます。受信トレイからメールを削除するか、個人用フォルダに移動します。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Organize Yourself Using Microsoft Outlook 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。