O.O.でオフィス外への返信を有効または無効にする方法

少しの間オフィスを空けなければならなくなったり、休暇で外出する予定がある場合、メールを送ってくれた人に不在であることを知らせたいと思うかもしれません。幸い、「自動返信」（旧バージョンのOutlookでは「Out of Office Assistant」）をオンにすれば、留守中に受信したメッセージに自動的に返信することができます。オフィスに戻ったら、「自動返信」の設定で「外出中」を簡単にオフにできます。このWikiHowガイドでは、お使いのPCまたはMacのMicrosoft Outlookのどのバージョンでも、Out of Officeの返信をオンまたはオフにする方法を説明します。

知っておくべきこと

• Microsoft Outlook 2010以降では、Out of Officeアシスタントは "自動返信 "と呼ばれています。
• Exchangeアカウントまたは@outlook.comメールアドレスを使用している場合は、「ファイル」>「自動返信」に「自動返信」が表示されます。
• 自動返信が表示されない場合は、ルールを作成して社外への返信を設定します。

方法1

自動返信を使用する（Outlook 2010以降）

1. ファイル］メニューをクリックし、［自動返信］を選択します。Outlook 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013、Outlook for Business、またはOutlook 2010を使用している場合、.NET Frameworkを使用している場合は、ファイルメニューに「自動返信」オプションが表示されます。

   • これらのバージョンのOutlookで「自動返信」オプションが表示されない場合は、代わりにこの方法を使用する必要があります。
   • Outlook.comまたはOutlookモバイルアプリを使用している場合は、自動返信の作成と管理方法を参照してください。
2. 自動返信をオンまたはオフにします。ウィンドウの上部にあるラジオボタンを使用して、社外への返信をオンまたはオフにします。

   • Out of Officeメッセージをオフにしたい場合は、「自動返信を送信しない」を選択し、「OK」をクリックして変更を保存します。これで自動返信機能がオフになり、あなたからのOut of Officeメッセージを受信することはなくなります。
   • 自動返信を有効にするには、代わりに「自動返信を送信する」を選択してください。
3. Out of Officeメッセージを送信するタイミングを選択します。

   • 今すぐOut of Office自動返信を有効にしたい場合は、開始日と終了日を選択しないでください。
   • 自動返信を有効にするには、外出の開始日と終了日を選択してください。
4. 営業時間外の自動応答を作成します。社内または組織のExchangeサーバーから送信されたメールには、[組織内]タブを使用します。それ以外から受信したメールに返信する場合は、「組織外」タブを使用します。自動応答をオンにしている間に Outlook に自動送信させたいメッセージを入力します。
5. OK］をクリックして変更を保存します。社外への返信の日時を入力しなかった場合、この機能はすぐに有効になります。日時を選択した場合、自動返信メールは選択した日時に送信を開始します。

   • 自動返信の日付範囲を設定した場合、日付範囲が終了すると Out of Office は自動的にオフになります。
   • 日付範囲を設定しなかった場合、ファイル > 自動返信に戻り、"自動返信を送信しない "を選択するまで、Out of Office機能は有効のままになります。

方法2

職場外ルールの作成（すべてのバージョン）

1. Outlookの「新規メール」をクリックして、空白のメールメッセージを作成します。Exchangeアカウントをお持ちでない場合は、新しいバージョンのOutlookに搭載されている機能や、Outlook 2007のOut of Officeアシスタントを使用することはできません。それでも、テンプレートといくつかのルールを使って自動応答を設定することは可能です。メッセージから始める。これが自動返信のテンプレートになります。

   • 自動ルールを使ってすでに「社外への返信」を設定しており、それをオフにしたい場合は、［ファイル］メニューをクリックし、［ルールとアラートの管理］を選択して、「社外への返信」の横にあるチェックマークを外し、［OK］をクリックして変更を保存します。
2. Out of Officeメッセージを作成します。この新しいメッセージは、自動的に「外出先」自動返信として使用されます。

   • 状況を簡潔に説明する件名を選択します。例えば、"Out of the office until <date>"などです。件名に「auto-reply（自動返信）」と付け加えれば、受信者に自動返信であることがすぐに伝わります。
   • メールの本文には、受け取った人全員に適用できるような簡単なメッセージを書きます。留守中の連絡先や、他の連絡先を相手に知らせましょう。
3. テンプレートを保存します。メッセージが完成したら

   • ファイル]をクリックし、[名前を付けて保存...]を選択します。
   • 保存形式」ドロップダウンメニューで、Outlookテンプレート（*.oft）を選択します。
   • 保存]をクリックして、ファイルをOutlookに読み込むテンプレートとして保存します。
4. ルールとアラート」パネルを開きます。自動応答を正しく動作させるには、プロセスを自動化するためのルールを定義する必要があります。

   • Outlook 2010以降（Microsoft 365のOutlookバージョンを含む）では、［ファイル］タブをクリックし、［ルールとアラートの管理］を選択します。
   • Office 2007では、[ツール]メニューをクリックし、[ルールとアラート]を選択します。
5. 新規ルール」ボタンをクリックします。ルールとアラート」パネルの左上にあります。
6. 受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。このオプションは、パネル下部の "空白のルールから開始 "の下に表示されます。
7. 自動返信するメッセージを選択し、「次へ」をクリックします。受信したすべてのメッセージに社外返信を送信したい場合は、"Step 1 "セクションのどのボックスにもチェックを入れないでください。また、"自分だけに送信された"、"重要としてマークされた"、"アクションのためにフラグが付けられた "など、リストされた基準のいずれかに基づいてOut of Office返信を送信するように選択することもできます。

   • 組織内の特定の人またはグループにのみ返信を送信したい場合は、"人または公開グループから "の横にあるチェックボックスをオンにします。次に、下部のパネルで[人から]または[公開グループから]をクリックし、自動返信を受信するユーザーとグループを選択します。
8. テンプレートを読み込みます。次のウィンドウで「特定のテンプレートを使って返信する」ボックスを選択し、先ほど作成したメッセージを読み込みます。ステップ2」ボックスの特定のテンプレートというリンクをクリックし、先ほど作成したテンプレートを選択します。
9. 例外を設定し、「次へ」をクリックします。テンプレートが読み込まれたら、特定の受信者や特定のタイプのメッセージなど、返信を送信したくないケースを定義できます。選択後、Nextをクリックします。

   • 例外を作成したくない場合は、どのボックスにもチェックを入れず、そのままNextをクリックします。
10. ルールに名前を付けて有効にします。Step 1 "フィールドにOut of Officeルールの名前を入力します。将来、すぐにルールを無効にできるように、覚えやすい名前にしてください。このルールを有効にする］の横にあるチェックボックスをオンにし、［完了］をクリックして［外出先対応］をオンにします。

    • オフィスに戻ったら、［ルールとアラート］メニューをもう一度開いて、ルールを無効にします。アクティブなルールのリストから作成した［外出中］ルールを選択し、［削除］ボタンをクリックします。

方法3

外出アシスタントを使用する（Outlook 2007）

1. ツール］メニューをクリックし、［Out of Office Assistant］を選択します。 Outlook 2007の上部に［ツール］メニューが表示されます。
2. Out of Office Assistantをオンまたはオフにします。アシスタントを有効にするか無効にするかを選択します：

   • Out-of-Officeの返信を無効にする場合は、[Out-of-Officeの自動返信を送信しない]を選択し、[OK]をクリックして変更を保存します。
   • Out-of-Officeアシスタントをオンにするには、上部の［Out-of-Office自動返信を送信する］を選択します。オプションとして、「この時間帯にのみ送信する」ボックスを選択することで、2つの特定の日付内に自動的にOut of Office返信を送信することもできます。
     • 設定後すぐにOut-of-Office自動返信を開始したい場合は、ボックスにチェックを入れたり日付を選択したりしないでください。
3. 自動返信を作成し、［OK］をクリックします。Exchangeサーバー内から送信されたメールには、［組織内］タブを使用します。他の人から受信したメールへの返信には、「組織外」タブを使用します。外出中に電子メールを送信した相手に受け取ってもらいたいメッセージを入力します。

   • OK］をクリックすると、［Out of Office Assistant］が、メールを送ってきた人に自動で［Out of Office］の返信を送信し始めます。
   • 自動返信の日付範囲を設定した場合、日付範囲が過ぎるとアシスタントは自動的に終了します。
   • 範囲を設定しなかった場合、［ツール］>［社外アシスタント］に戻り、［社外自動返信を送信しない］を選択するまで、社外アシスタントは有効になります。

方法4

圏外アシスタントを使用する（Outlook 2003）

1. ツール]メニューをクリックし、[Officeアシスタント]を選択します。 Outlook 2003の上部にツールメニューが表示されます。
2. Out of Office Assistantをオンまたはオフにします。

   • Out of Office Assistantをオフにして自動返信を停止するには、[I am currently In the Office]を選択し、[OK]をクリックして変更を保存します。
3. 返事を書き、OKをクリックします。各送信者に一度だけ、以下のテキストで自動返信」と表示されたボックスに、外出中に返信したい内容を入力します。
4. ルールを追加する（オプション）。特定の送信者からのメッセージを別の受信者に転送するなど、アシスタントにルールを追加できます。カスタムルールを設定するには、［ルールを追加...］ボタンをクリックします。たとえば、特定のクライアントからのメールをアソシエイトに転送するルールを作成して、不在中に重要なメールを見逃さないようにすることができます。
5. オフィス外アシスタントを無効にする。自動返信メニューを開き、"Out-of-Office自動返信を送信しない "を選択するまで、Out-of-Officeアシスタントは継続されます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Enable & Disable Outlook Out of Office Replies 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。