電子メールでの質問にプロフェッショナルに答える方法

電子メールで質問に答えていますか？質問に答えるとき、特に仕事の場では、プロフェッショナリズムが必要です。迅速に返信すること、正しいスペルや文法を使うこと、その他多くのことが必要です。

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電子メールに迅速に返信する。メールを受け取ったら、何日も何週間も待たずに返信しましょう。送信者の気分を害するかもしれませんし、特に職場ではプロらしくありません。質問の答えがわからない場合は、その答えを知っていそうな他の人に尋ねることができます。例えば、学用品は必要なのか、それとも単なる寄付なのかと聞かれたら、次のように返事を書きましょう：「学用品が必要かどうかは分かりませんが、上司に聞いておきました。

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丁寧に説明を求める方法を知っておく。送り手が何を尋ねているのか理解できない場合は、明確にしてもらうことができます。次のような丁寧でプロフェッショナルなメモを書いてみるとよい：「申し訳ありませんが、ご質問の意味がわかりません。もう少し詳しく説明していただけますか？"差出人は、あなたがその質問に答えられるように、質問を詳しく説明して返信してくれるでしょう。

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正しいスペルと文法を使いましょう。これは言うまでもありません。インターネット上では多くの人が不適切な文法を使用しており、特に誰かに送るメールでは非常にプロらしくありません。スペルを正しく書くのが苦手な人は、オンラインのスペルチェック機能を使ってみましょう。また、正しい英語の句読点の使い方も読んでおきましょう。

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送信者が質問した元の質問を含めます。メールに返信するのではなく、その質問を答えに変えてみましょう。これは、送信者がクローズドエンドの質問（YES/NOの質問や、特定の選択肢で答える必要のある複数選択肢の質問など）をしている場合に特に重要です。例えば、送信者があなたに "Does school start next Tuesday? "と尋ねた場合、ただ "Yes "と答えてはいけません。はい、学校は来週の火曜日からです」と答えましょう。

• 対面での会話では、人は通常、クローズドエンドの質問には一言で答えますが、Eメールは違います。送信者は元の質問を見つけるためにスクロールダウンしなければならないので、あなたがクローズドエンドの質問に一言で返信すると、送信者を混乱させることができます。

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メールを送信する前に校正しましょう。小さなタイプミスや文法・スペルミスを見逃しがちです。これらは校正をすることで避けることができます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Answer Questions over Email Professionally 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。