電子メールのエチケットを向上させる方法

メールの受信トレイを開けることは、不適切な文法やスペル、悪趣味な文章が詰まったパンドラの箱を開けるようなものです。あなたのEメールが相手にどんな印象を与えるか考えてみましょう。以下のステップを踏んで、メールマナーを向上させましょう。

方法1

新しいメールを書く

1. 宛先欄を正しく使う。to "フィールドにある宛先はアクションを起こすことが期待され、"CC "にある宛先は同僚や上司に情報を伝えるためのものです。

   • To:」欄で複数の人にアクションを依頼するのは要注意。 この場合、同じタスクに複数の人が取り組むことになったり、他の誰かがそのリクエストに対処していると思われ、何も取り組まなくなる可能性があります。
   • アドレスを非公開にしたい人のリストにメールを送る場合は、その人たち全員をBCCフィールドに入れ、自分のアドレスを「宛先」フィールドに入れましょう。
   • 誰かをスレッドから外したい場合（例えば、その人があなたを他の人に紹介し、あなたとその人が詳細を詰めているところで、紹介者の受信トレイをふさぎたくない場合など）、その人のアドレスを「to」またはCCフィールドからBCCフィールドに移す。
2. 件名を有用なものにする。良い件名は、メールの内容を要約し、読み手に素早く伝えることができます。メールの受信トレイは頻繁に混み合いますので、良い件名は受信者がメールの優先順位を判断するのに役立ちます。また、メールが読まれる前に削除されるのを防ぐのにも役立ちます。件名は受信者が最初に目にするものなので、間違いのない簡潔なものにし、"Hi"、"What's up"、受信者の名前などの一般的な行は避けましょう（後者はスパム対策フィルターでブロックされる可能性があります）。

   • 受信者のためにメッセージに優先順位をつけるのは避けましょう。すべてのメールに "緊急！"や "優先度高 "のマークをつける習慣をやめましょう。そうしないと、あなたのメールは狼を泣かせた少年のように扱われ、すべて無視されてしまいます。特に仕事においては、自分のEメールリクエストが他の誰よりも優先順位が高いと思い込むのは、イライラさせるし、おこがましいことだ。受信者があなたのメッセージの優先順位を自分で考えたことを認めてあげるくらいの潔さを持ちましょう。

方法2

メールに返信する

1. 返信のコピー先に気をつけましょう。あるメッセージに返信した後、元の送信者が含まなかった第三者をCC:にした場合、元の送信者がそのことで怒ることはないと心の中で確信しましょう。この情報は「あなたの目に触れるためだけのもの」だったかもしれません。これは、元の送信者があなたの仕事の上司である場合、特に重要です。BCC:の使用は慎重に。BCC:された相手が、自分のコピーが盲目的なものであることを知らずに返信してきた場合、これは逆効果になる可能性があります。
2. 誰に返信すべきかを決めましょう。通常、自分だけに送られたメールには、送信者にだけ返信する必要がありますが、複数の人に送られたメールには、全員に返信するために「全員に返信」を選択する必要があるかもしれません。全員に返信」ばかり使っていると、返送が大量に発生し、多くの人の受信箱にメッセージが滞留することになります。メールを受信し、「すべて返信」を押すと20人に送信され、その20人が「すべて返信」を押すとどうなるか考えてみてください。あっという間に何十万通ものメールになり、誰が読むべきで誰が読まないのか誰にもわからないため、全員が輪の中に入っておくための手段として「すべて返信」を押さざるを得なくなるのです。
3. ただありがとうと返信する前に、よく考えてください。"ありがとう "と書かれたメールを望まない人もいる。すでに知っていることを読むためだけにメールを開き、読むのにさらに時間がかかる。人によっては、"NTN" - "No Thanks Needed "という一行を入れる人もいる。
4. 長い議論を要約する。ディスカッションを理解するために何ページもの返信をスクロールするのは煩わしいものです。メッセージの文字列を転送し続ける代わりに、読者のために要約する時間を取りましょう。
5. 返信する情報を必ず含めること。多くの人や企業は、毎日何百通ものメールを書いて返信しています。はい」だけの不明瞭なメールを送るのは避けましょう。受信者が質問した内容を含めることで、何を返信しているのかが相手に伝わります。受信者が履歴をスクロールするのを避けましょう。
6. 返信は迅速に。メールに返信する前に少し調べたり考えたりする必要がある場合や、忙しくてすぐに返信が書けない場合は、送信者にメールを受け取ったことを伝え、いつ返信するかを知らせる短い返信を送りましょう。
7. 積極的に行動しましょう。メールに返信する際は、返信によって引き出されるであろう疑問や懸念を予測することで、全員の時間を節約することができます。誰かが質問するために新たにメールを送らなければならなくなる前に、返信の中でそれらに対処しましょう。

方法3

基本的な注意事項

1. プライベートなメールは転送しない。例えば、秘密のメールを転送するのは避けましょう。そうすることで、受信者はあなたへの信頼を失い、あなたとの関係も台無しになってしまうかもしれません。そんなことは絶対に避けたいものです。
2. 人の噂を流さないこと。もしそうしたくなったら、相手の立場になって、もしその人があなたの噂を流したらどう思うかを考えてみてください。例えば、あなたの友人が意地悪で強気だという評判を持っている場合、その友人があなたの癖の一つを他の友人に話したら、あなたはどう感じるかを考えてみてください。あまり嬉しくないでしょう？
3. 人のプライベートなことを話題にするのは避けましょう。例えば、友達が元カレと別れたことを友達に知らせるのは避けましょう。電子メールは完全にプライベートなものではないので、あなたが話している相手の人がその電子メールを見て、あなたに腹を立てたり、恥をかいたりする可能性があります。
4. 炎上は避けましょう。炎上は基本的にあなたを怒らせるためにオンラインで送られる侮辱なので、他の人に炎上を送ったり、炎上合戦を始めたりしないことが重要です。これは相手を怒らせる可能性がありますし、あなたのアカウントが停止される可能性もあります。
5. 他人の個人情報を許可なく共有することは避けましょう。相手の年齢や通っている学校名など、何でも構いません。相手の立場になって考えてみてください。もし誰かがあなたの家の住所を友達に教えたらどう思いますか？相手の個人情報をメールで他人に教える前に、必ず許可を取るようにしましょう。
6. 怒っているときにメールを送ってはいけません。怒っていることが伝わり、相手を怒らせてしまいます。例えば、職場の人に腹を立てているときに、その人に全角文字で大声で怒鳴り散らすようなメールを送ると、メールを送った相手がイライラしてしまう可能性があります。これはメールの返信でも同じことで、特定のメッセージを送ってきた相手に腹を立てている場合は、落ち着くまで返信を控えましょう。

メールのサンプル

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Improve Your Email Etiquette 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。