電子メールのフォーマット

Eメールは今や、テキストメッセージ、電話、インスタントメッセージアプリケーションと並んで、最も一般的に使われているコミュニケーション形態のひとつである。Eメールでのやり取りがあまりにも一般的になったため、多くの人がEメールの正しい作り方を忘れてしまっています。よく構成されたEメールは、プロフェッショナリズムと誠意を伝えるメッセージに反映されるため、Eメールのフォーマットについて知っておくことは絶対に必要です。

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メールの件名を作成するEメールの件名は、そのメッセージの内容を短く要約する役割を果たします。件名は、簡潔でわかりやすいものでなければなりません。

• 例えば、あなたがビジネスについて誰かに手紙を書いている場合、件名に「あなたが乗っている車が好きです。その青い色と豪華なホイールが気に入っています。"
• 件名に直接あなたの動機をはっきりと書きましょう。例えば"あなたの青いセダンの購入希望者"

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適切な敬語を使いましょう。メールの冒頭にいきなり言いたいことを書いてはいけません。"Greetings "や "Good day "のような一般的な敬語を使いましょう。不特定多数の人が、挨拶もせずにいきなり話しかけてきたら嫌ですよね？メールでも同じです。

• よりパーソナルな挨拶にするために、相手の名字を敬語に入れましょう。

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本文を書きましょう。書くメッセージの種類や相手によって、どのように書いてもかまいません。

• 親しい人に送るのであれば、個人的な印象を与えるメールにすることもできますが、ビジネスレターであれば、できるだけプロフェッショナルなメールにする必要があります。
• また、メッセージの形式にも留意する必要があります。読みにくいフォントスタイルやサイズ、書式を使用したり、大文字を使ったりするのは避けましょう。大文字はデジタルの世界では怒鳴り声に似ています。

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結びの言葉を入れましょう。メッセージの最後に、ただメールを終わらせるだけではいけません。Sincerely（敬具）」「Best regards（よろしくお願いします）」など、あなたが今作成しているEメールに一番合うと思う言葉で締めくくりましょう。

• 結びの言葉は、メールと相性が良いはずです。なぜか？なぜなら、もしあなたがビジネスメッセージを書いているのなら、手紙の結びの言葉として「Lovingly yours」と書きたくはないでしょう。

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署名をつけましょう。あなたのメールアドレスには、送信するすべてのメールにあなたの名前がすでに含まれていますが、それでも、あなたが作成するすべてのメッセージに署名を含めることをお勧めします。署名は単なるテキストでもいいですし、クリエイティブにしたい場合は写真（ロゴやブランドマークなど）でもかまいません。

• あなたが使っているウェブメールやメールクライアントアプリケーションの署名オプションを使って、あなた自身の署名を作成してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Format an Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。