フレンドリーなリマインダー・メールの書き方

リマインドメールを書くときは、フレンドリーであることと、メッセージを効果的に伝えることのバランスをとることが大切です。このWikiHowでは、フレンドリーかつ有益なリマインダーメールの書き方や修正方法をご紹介します。

フレンドリーなリマインダーの例

パート1

フレンドリーな雰囲気を出す

1. 受信者に挨拶をしましょう。ビジネスシーンでは、"Dear so-and-so "のような標準的な挨拶を使わなければならないかもしれません。しかし、最近ではパーソナライズされたメールがスタンダードになりつつあります。最初から友好的な雰囲気を出すのに役立つメールの挨拶には、次のようなものがあります：

   • こんにちは、ジョン
   • こんにちは
   • お久しぶりです。
   • お久しぶりです！
2. 受信者とのつながりを強調しましょう。ただ念を押すだけでは、冷たい印象を与えてしまうかもしれません。友人関係や共通の経験を反映したフレーズを盛り込むことで、相手との個人的なつながりに言及しましょう。以下のようなものがあります：

   • 学校はどう？
   • 学校はどう？
   • 先週末はあなたととても楽しい時間を過ごしました。
   • 最後に話したのはいつだったかな？
   • 一緒に行った旅行は楽しかったね！また近いうちに行こうね。
3. 表情を柔らかくする。これは、メールのリマインダーの部分で特に重要です。もし相手と連絡を取るのが久しぶりであれば、軽い謝罪や、リマインダーのためだけに連絡を取ったという言い訳をするのが適切かもしれません。表現を和らげる例としては、以下のようなものがあります：

   • 久しぶりなのは分かっているのですが、思い出してもらいたくて...。
   • 赤ちゃんが生まれたばかりで慌ただしかったので、ついさっき思い出したのですが...。
   • 忙しかったのは知っているので、しつこくするつもりはなかったのですが、思い出してもらいたくて...。
4. 礼儀正しく。リマインダーの内容が重要なものである場合、あまりに強く伝えるのは簡単です。相手にもいろいろなことがあることを念頭に置いて。お願いします」「ありがとうございます」、またそれに準ずる表現も忘れずに。次のような丁寧なフレーズを入れてもいいかもしれません：

   • お忙しいところ申し訳ありませんが、念のため...。
   • お忙しいところ恐縮ですが、ご確認させていただきたく......」など。
   • このリマインダーに返信するために時間を割いていただきありがとうございます。感謝しています。
   • お返事を楽しみにしています。

パート2

必要なものをカバーする

1. 件名を使いましょう。気の利いた件名を書く必要はありません。明確で要点を押さえたものが最も有効です。このような件名であれば、受信者は一目でメールの目的を知ることができます。フレンドリーなリマインダーメールの一般的なオプションには、以下のようなものがあります：

   • チェックイン
   • 簡単なお知らせ
   • 旅行やイベントなどのお知らせ
   • 旅行／イベント／その他に関する簡単なお知らせ。
2. リマインダーの内容を忘れないようにしましょう。親しみやすく礼儀正しくしようと一生懸命になると、重要なこと、例えば実際の注意事項が抜けてしまうことがあります。メールの冒頭近く、挨拶と簡単な個人的なつながりのすぐ後に、リマインダーを入れましょう。例えば

   • 「こんにちは、
     久しぶりだね、ベン。奥さんとお子さんは元気ですか？僕の方は忙しくしているんだけど、ちょっと話があるんだ。
   • "やあ！
     おばあちゃん、メッセージを送ろうと思ってたんだ。忙しくてごめんね。ランチデートのことを思い出してもらいたくて...」。
3. 簡潔な言葉を使う一般的に、丁寧な言葉遣いは長い表現を使うと言われています。例えば、"Work harder "というフレーズは、"It might be a good idea if you were to work harder. "の方が丁寧でしょう。丁寧な表現ではありますが、このような長い表現はメールの焦点を絞りにくくします。

   • メールの構成はシンプルにしましょう。以下のような構成です：挨拶（オープニング）→個人的なつながり→注意喚起→挨拶（クロージング）
4. 不必要な情報は削除する。各文章や各文章の各部分について、"これは必要か？"と自問してみましょう。場合によっては、"必要 "とは、"私のメールが冷たく聞こえないために必要だ "というような大まかな意味かもしれません。不要な部分を削除する

   • 一般的に、副詞（"very"、"really"、"truly"、"extremely"、"definitely "など）は、メッセージをより簡潔にするために削除することができます。
5. 最後に "valediction "で締めくくります。"Valediction "は、「別れを告げる」という意味のおしゃれな言葉で、"Best"、"Regards"、"Yours Truly"、"Sincerely "などの表現があります。署名は "valediction "の後に書く必要があります。しかし、これらの一般的な挨拶文は、非人間的な印象を与えるかもしれません。次のような表現にしてみてはいかがでしょうか：

   • ご友人
   • 乾杯
   • 最高の一日を
   • 良い一日を
   • タグを付けてください。
   • あなたからの連絡を楽しみにしています。

パート3

間違いのないメールを送るために

1. メールを校正しましょう。メールに一度や二度目を通すだけでも、書いている間に紛れ込んでしまった単純なミスをなくすことができます。メールを書き終えたら、スペルや文法について校正しましょう。

   • 多くのメールサービスには無料の文法・スペルチェック機能があります。チェッカーの質はメールプロバイダーによって異なります。場合によっては、あまり正確でないこともあります。
   • 件名、挨拶文、結びの言葉も忘れずにチェックしましょう。ついつい見落としてしまい、メール本文だけに集中してしまいがちです。
2. メールを声に出して読んでみましょう。重要なメールを書いているときや、特に親しみを込めて丁寧に送りたいときは、最初から最後まで声に出して読んでみましょう。会話に聞こえますか？そうであれば、メールは送信できます。

   • つたない文章に聞こえる場合は、書き直しましょう。あなたの最善の判断で評価してください。これは、あなたの話し方によって個人差があります。
3. 別の人にメールに目を通してもらいましょう。ビジネス用など重要な連絡の場合は、送信前に別の人にリマインダーをチェックしてもらうとよいでしょう。簡潔なEメールを書いていれば、一般的に時間はかかりませんし、些細なミスも見つけることができます。

   • オンラインメッセージングサービスをチェックする。オンラインで友人にメッセージを送り、「ちょっと、私が送らなければならない短いメールに目を通してもらえますか？分で済むから"
   • メールに目を通してくれた人には、感謝の気持ちを伝えましょう。結局のところ、彼らはあなたに好意を持っているのだ。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Write a Friendly Reminder Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。