寄付をお願いするメールの書き方

寄付を募る効果的なEメールを作成するには、あなたの組織に対する興奮を生み出すようなトーンが必要です。郵送や電話よりもコストがかからず、すぐにコミュニケーションが取れることから、資金調達の手段としてEメールの利用が増加しています。多くの寄付という結果を得るために、魅力的で実用的なEメールを作成する方法があります。

サンプルメール

パート1

メールの構成

1. 強い見出しをつける。見出しはメールの最初の行で、タイトルのような役割を果たします。メールの約15％しか開封されないため、その15％の人の注意を引きつけ、読み続けてもらうためには、優れた見出しを書くことが非常に重要です。実際、ほとんどのメールアカウントでは、件名の隣にあるフィールドでメールの最初の行を読むことができます。つまり、見出しはメールを読み続ける理由であるだけでなく、そもそもメールを開く理由でもあるのです。

   • アクティブな動詞や名詞を使って注目を集め、太字、中央揃え、大きめのフォントを使いましょう。
   • 見出しは短く、要点を押さえ、メールの目的を最初から明確にしましょう。このメールを読めば、役に立つ、タイムリーだ、自分の生活にとても関係がある、と読者に思わせましょう。
   • 読者が知りたい質問に答えましょう：私には何があるの？
   • 件名は、読者をからかったり、行動を呼びかけたり、時事問題を題材にしたり、地域密着型の組織であれば、地元の場所やイベントを題材にしたりすることができます。
   • 見出しの例としては、"New York City Challenges State Natural Gas Regulations in Court"（ニューヨーク市、州の天然ガス規制に法廷で異議申し立て）がよいでしょう。
2. 最初の段落ですべてを伝える。すぐに要点を伝える。読者が途中で何のメールなのかわからなくなり、寄付をせずにメールを削除してしまうようなことは避けたいものです。この段落では、読者に何をしてほしいのか、なぜこのメールを送っているのかを明確にしましょう。

   • この最初の段落で、読者に寄付をお願いしましょう。直接会って話をする場合は、お金が欲しいことをやんわりと伝えたいかもしれませんが、Eメールでは最初に「お願い」をする必要があります。このお願いは、太字や大きめのフォントで見やすく書きましょう。
   • お願い」の中で、お金を出すことで何ができるのかを読者に伝えましょう。すべてではないにしても、少額で何かができるのであれば、それを伝えましょう。例えば、50ドルで100人の子どもたちに食事を与えることができるのであれば、小屋を建てるために1000ドル必要だと言うよりも多くの反応が得られるかもしれません。
   • 断っても構わないことを伝える。統計によると、寄付をすることをプレッシャーに感じるよりも、寄付をすることを自由に選択できると感じたほうが、より多くの人が寄付をすることがわかっています。
   • この最初の段落で、あなたの目的を説明し、何かをするためにお金が欲しいのであって、ただお金をもらうためにお金をもらうのではないことを明確にしましょう。
3. マイクロコンテンツを賢く使う。マイクロコンテンツとは、メールを飾る短いフレーズや小見出しのことです。メールを読む前にざっと目を通すのが好きな読者が、本文を読みたくなるように、要点を強調するためにマイクロコンテンツを使いたいものです。

   • マイクロコンテンツには、見出し、小見出し、件名、リンクやボタンなどが含まれます。
   • 能動的な動詞、説明的な副詞、名詞を使いましょう。あなたのゴールは、実際のテキストを読んでもらうことです。
   • 良い見出しは次のようなものです："イルカを救うために50ドル寄付しよう"
   • 太字や大きな文字にして、目立つようにしましょう。見出しは段落や新しいセクションの最初につけましょう。
   • シンプルな小見出しをつける。小見出しはあってもなくても構いませんが、見出しが短すぎると感じたときに入れると便利です。同じ原則-短く、行動しやすく、大胆に-に従いましょう。
4. ストーリーを語る。メールにストーリーを持たせることで、読者をより惹きつけることができます。メールの本文にはストーリーを書きましょう。ストーリーには起承転結があることを覚えておきましょう。読者に金銭的な負担を強いるような感情的なストーリーや、あなたの組織で実際に起こったこと、またはあなたの活動の結果として起こったことを使うとよいでしょう。
5. 本文は短く書くメールの本文は短く、要点を絞って書きましょう。なぜなら、読者は膨大な量のメールを受け取ることで消耗しているからです。メールの長さを制限することで、あなたの存在を際立たせることができます。

   • 要点は1つか2つだけにしましょう。
   • そのために何度編集や修正が必要であろうとも、非常に簡潔であること。
   • なぜお金を要求するのか、その経緯は含めないこと。なぜお金が必要なのかを説明するには、冒頭の用途と本文のストーリーで十分です。
6. リンクやボタンを設置する - ただし、メッセージに沿った形で。メールにリンクをたくさん付けたくなるかもしれませんが、これは気が散ってしまい、メインメッセージである「寄付を募る」という目的から読者を簡単に脱線させてしまいます。気を散らすようなリンクをたくさん追加せずに、好奇心旺盛な読者に情報を提供する簡単な方法は、関連するすべての情報をウェブサイトに掲載し、そのウェブサイトへのリンクだけを記載することです。例えば、あなたの声明が真実であることを証明する研究がある場合、読者が迷うような長くて複雑な研究に直接リンクするのではなく、あなたのウェブサイトにその研究へのリンクを掲載するのです（そして、ウェブサイト上で寄付をするオプションが目立つようにしましょう）。
7. 画像の追加は慎重に。ポイントを強調するために1つか2つの画像を追加したいと思うかもしれませんが、これは必要ありません。画像はなるべく上部か下部に挿入し、要点を伝えたり、共感を得たりするためにどうしても必要だと思われる場合に限定しましょう。

   • 例えば、貧困にあえぐ少女が初めて新しい洋服を受け取るシーンなどです。
   • ロゴを下隅のような目立たない場所に挿入すれば、すぐに読者に認知されるため、このルールの例外となる。
8. 直接的な次のステップや行動への呼びかけを書く。メールの最後の部分は行動への呼びかけです。この部分を目立たせることで、読者は寄付をすべき理由をすべて読む前に、この部分をスキャンすることができます。こうすることで、なぜメールを送っているのかを読者に伝えることができ、読者の興味を持続させることができます。寄付の方法を明確にする。

   • 読者がなぜメールを読んでいるのかわからなければ、メールを捨ててしまう可能性が高くなります。
   • この最後の "お願い "は、メールの他の部分よりも目立つようにし、何をお願いしているのかを明確にしましょう。 その段落を独立させ、太字や大きめのフォントを使い、明るい色のリンクや寄付ボタンをつけましょう。
   • 読者がボタンやリンクをクリックしなければならない場合は、そうするように伝える。さらに詳しい説明を求めてメールに返信しなければならない場合は、そうするようにはっきりと伝える："今すぐ猿を救うためにボタンをクリックしてください！"とか、"今この瞬間に返信ボタンを押して、本文に "寄付情報 "と入力してください "とか。
   • 読者にとっては、その場でリンクをクリックできる方が理にかなっていますし、その方がより多くの寄付を得られる可能性が高いので、あなたの団体へのリンクやボタンを用意するようにしましょう。
   • 読者がオンラインで寄付できるように、ウェブサイトやオンライン寄付ページを設置する。これは読者が寄付メールに期待することです。
9. 短くまとめましょう。メールが長いと、読むのが大変です。段落や見出しを短くすることで、読者が読み続けるかどうかを決める前に、メールがきちんとスキャンされるようになります。

パート2

読者を意識する

1. 手紙よりもカジュアルなトーンにしましょう。組織から個人へ郵送される正式な手紙は、その通信手段からフォーマルでよそよそしい印象を与えます。 しかし、ブログのようなEメールは、フォーマルなトーンではありません。

   • 読み手に話しかけるときは、二人称の「あなた」を使う。
   • 読み手が共感しやすいように、"It cost an arm and a leg "や "He was knee-high to a grasshopper "のような身近な表現を使いましょう。
   • 読者があなたとのつながりを感じ、本物だと思えるように、読者に語りかけるときは、直接的で、正直で、オープンな言葉を使いましょう。
2. 言葉を読みやすくする。基本的なフォントを使い、Eメールの視覚的アピールをスリム化する。派手な筆記体のフォントを使おうとせず、基本的なセリフ体のフォントで十分です。また、見出しと本文に2つの異なるフォントを使わないようにしましょう。太字にしたり、文字の一部を他の文字より大きくしたりするだけでも、十分にポイントを強調することができます。

   • また、言語面でも読みやすい文章を心がけましょう。単語が多すぎたり、複雑になりすぎないようにしましょう。文法やスペルミスのない、読みやすい文章を心がけましょう。
3. Eメールサービスに登録する。あなたのEメールが読まれているかどうかを確認したい場合や、どのような人が他の人よりもあなたのEメールを読んでいるのかを調べたい場合は、返信や寄付を待つ必要はありません。MailChimpのようなメールサービスに登録すれば、実際の読者に合わせたメールを送るために、メールを送るたびに様々な指標を測定することができます。

   • クリック率、開封率、既読レポートなどの指標を確認することができます。
   • 開封率は特に、どの件名が人気があるのかを判断するのに役立ち、メールを読む人の数を増やすことができます。
   • メールサービスが役立つもう一つの理由は、寄付を募るメールを定期的に大量に送信していると、メールプロバイダーが不審に思い、スパマーの疑いがあるとして遮断してしまう可能性があるからです。また、リストを作成したり、メールアカウントの要件に合わせて送信先リストを分割したり（ほとんどのメールプロバイダーは、1通あたりの受信者数を50人程度に制限しています）、個別に返信したり、非アクティブなメールアドレスから戻ってきたメールに対応したりと、多くの時間がかかります。
4. リストがあなたの活動に関心を持っていることを確認する。メールリストを定期的に見直し、読んでくれる可能性の高い人にメールを送っているか、特に関心を示している人にメールが届いているかを確認しましょう。そうすることで、指標も改善され、時間の無駄も少なくなります。
5. セグメンテーションによってパーソナライズする。寄付者のグループごとに異なるトーンを使いましょう。例えば、定期的にEメールに返信してくれる人がいれば、個人的なトーンでEメールを送ります。また、普段メールを読まないような読者には、あまり堅苦しくないトーンでメールを送る。また、初めてメールを送る人には、説明調のメールを送りましょう。

   • メールサービスプロバイダを利用すれば、"Dear Henry "のように宛先の名前を入れて個々のメールをカスタマイズすることもできます。
6. 資金調達の裏付けとなるデータを含める。読者の関心を引きつけるために、自分の寄付がどのように役に立ったか、あるいは役に立ちそうかを示す、励みになるデータを提供するとよいでしょう。この情報は、冒頭の段落や行動喚起、あるいはその両方に書くことができます。人は、すでに良いことをしているとわかっているときに寄付をしたがります。
7. 寄付を受けたら、お礼を言いましょう。寄付を受け取った後、寄付者に個人的なお礼を送ることを忘れないでください。これは単純な行為ですが、将来的に繰り返し寄付してもらえる保証になります。このメールはできるだけ早く送りたいものです。領収書のようなものと考えてください。

   • 毎月多くの寄付者が集まる場合は、テンプレートを作っておき、メールの下書きに貼り付けてすぐにカスタマイズできるようにしておくとよいでしょう。

パート3

メールリストの作成

1. Eメールリストは買わないでください。潜在的な寄付者のメールアドレスのリストを売り買いすることは、2003年のCAN SPAM Act（迷惑メール防止法）により違法とされています。 一度だけ使用するリストを「レンタル」してくれる会社もありますが、数千のメールアドレスを購入しなければ、わずかなリターンすら得られない可能性が高いため、非常に高額になる可能性があります。そのお金を他のことに回し、もっと確実なメールリスト構築の方法を探した方がよいでしょう。
2. イベントで名前を集める あなたの非営利団体がイベントを主催したり、参加したりするときは、必ずメールリストに登録してもらう方法を用意しましょう。ペンとクリップボード、そして数枚の紙を用意し、興味のある人が名前とメールアドレスを書けるようにしましょう。その紙には、Eメールリストに登録する旨を明記しましょう。

   • 抽選会やコンテストを行い、より多くの名前を集めましょう。イベント会場で、Eメールリストに登録してくれた人を対象に、抽選会やコンテストを開催してみましょう。
3. ソーシャル・ネットワーキングを利用しましょう。 ツイッター、フェイスブック、インスタグラムなど、非営利団体がソーシャルメディアで強い存在感を示していることを確認しましょう。ソーシャル・メディアを通じて人々にアプローチするのは簡単で、魅力的なコンテンツがあれば、人々はあなたの投稿や寄付の呼びかけをシェアし始めるかもしれません。重要なお知らせを見逃さないよう、フォロワーにEメールリストへの登録をお願いしましょう。
4. 簡単に。ウェブサイトでは、訪問者がEメールリストに登録できるようにしましょう。派手さは必要ありませんが、簡単に見つけて登録できるようにしましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 寄付をお願いするメールの書き方 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。