顧客からの別れのメールに返信する：プロフェス

クライアントがあなたのサービスを必要としなくなったことを知らせるメールを受け取ったばかりだというのに、関係を維持できるようなプロフェッショナルな返事を作成するにはどうしたらよいでしょうか？さようなら」のメールにどのように返信するかで、そのクライアントと再び仕事をするかどうかが決まります。この記事では、礼儀正しくプロフェッショナルな返信を作成するために必要なことをすべてご紹介します（さらに、今後の仕事の機会を残すための返信メールの例文もご紹介します）。

知っておくべきこと

• メールはできるだけ簡潔に、しかしクライアントへの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
• クライアントとの契約が終了する正確な日付を記載し、最後にあなたの連絡先を記載することで、今後のプロジェクトの可能性を残すことができます。
• 丁寧でプロフェッショナルな口調を心がけましょう。"さようなら "のメールは、クライアントとの間に抱えている問題をぶつけるためのものではありません。
• 適切な文法と書式で返信しましょう。

メールのエチケット

1. 返信は短く簡潔に。クライアントへの感謝の気持ちは伝えたいものですが、返事は読み飛ばしやすいように書きましょう。ほとんどの人は長いメールを読む時間やエネルギーを持っていません。
2. 適切な書式と文法を使いましょう。スラングや略語は避け、スペルミスがないようにしましょう。クライアントに返事を送る前に、自分のメールアドレスにメールを送り、書式が適切であることを確認しましょう。

   • 時間があれば、他の人に校正してもらい、間違いがないことを確認しましょう。
3. プロフェッショナルな口調を保つ。クライアントがあなたのサービスに満足していない場合でも、もう必要ない場合でも、丁寧でプロフェッショナルな対応を心がけましょう。クライアントが再びあなたのサービスを利用する可能性もあるため、ドアを開けておくためにも、潔く思いやりのある態度で「さようなら」と言いましょう。

何を含めるべきか

1. さようなら "のメールを送ってくれたクライアントにお礼を言いましょう。時間を割いて "さようなら "のメールを送ってくれたことへの感謝から返信を始めましょう。冒頭の一行でメールのトピックが決まるので、シンプルかつ簡潔に。

   • 相手が大口の顧客であれば、冒頭行で会社名を出すとよいでしょう。例えば、"アクセンチュアの代表として、正式なお別れのメールを送ってくれたことに感謝します "と言うこともできます。
2. 一緒に仕事をすることができたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。クライアントと数ヶ月間協力した場合でも、数年間協力した場合でも、感謝の気持ちを伝え、プロセス全体を通してクライアントと楽しく仕事ができたことを伝えましょう。感謝の気持ちを伝えることは、協力意欲の向上につながり、将来の仕事の機会への扉を開くことになります。

   • 一緒に大きな目標やプロジェクトを達成した場合は、その成果と組織にとっての意味を簡潔に述べましょう。例えば、"あなたと一緒に仕事ができたことは本当に光栄でした。私のチームは、イーグル・プロジェクトの記録的な成果を決して忘れることはないでしょう。"と言うこともできます。
   • あるいは、従業員の親しみやすさや返信の迅速さなど、あなたが大切にしているクライアントの具体的な資質を伝えるのもよいでしょう。"あなたと一緒に仕事ができたことは、この上ない喜びでした。"と言うこともできますし、"あなたの積極的な協力姿勢は、いつまでも忘れません "と言うこともできます。
3. 契約終了日を正確に記載する。ほとんどの会社では、最終契約日の記載を義務付けているので、月、日、年を明記しましょう。混乱を避けるため、この日付は本文2段落目の冒頭か、別のセクション／ブロックに記載しましょう。

   • 日付を直接明記するには、"Please note that your contract with us terminates on May 4, 2023."（当社とのご契約は2023年5月4日に終了いたしますので、ご注意ください）と言えばよい。
   • また、文章を太字にして、特に注意を引くこともできます。
   • 過去に取引先との連絡ミスがあった場合は、メールプロバイダーを通じて既読をリクエストする（または、既読を設定する）のもよいでしょう。
4. 最後に、あなたの連絡先と簡単な挨拶で締めくくりましょう。クライアントとの関係を維持するために、あなたの名前、勤務先住所、Eメール、電話番号、ファックス番号（該当する場合）を記載しましょう。これらの情報を追加することで、クライアントは今後、特に再び一緒に仕事をする機会がある場合に、あなたに連絡を取ることができることを知ることができます。

   • には、「よろしくお願いします」「よろしくお願いします」「よろしくお願いします」などを添えると、温かくもプロフェッショナルな敬語になります。
   • をつけると、返事の最後がすっきりします。
   • もしあなたの会社がクライアントとネガティブな経験をしたのであれば、連絡先を書き加える必要はありません。ただし、上司にそのような詳細を書き添えなくてもよいかどうか必ず確認しましょう。

書いてはいけないこと

1. 不満は口にしないこと。送別のメールは、クライアントとの間に抱えている問題を提起する場ではありません。プロフェッショナルな口調を保ち、ポジティブな話がない場合は、返事を短くまとめることを忘れずに。

   • クライアントとの関係が悪かった場合は、当面一緒に仕事をする必要がないことに感謝しましょう。
   • クライアントと直接対決する代わりに、フィードバック・フォームへの記入を丁重に依頼することもできる。そうすることで、何がいけなかったのかを知ることができ、より効果的にクライアントのニーズに応えることができる。
2. 相手の決定を変えようとしないこと。多くの場合、お別れのメールを送った人には、クライアントを引き留める権限はありません。それよりも、潔く「さようなら」と言い、感謝の気持ちを伝え、良い形で関係を終わらせましょう。
3. 迷惑なアドバイスはしない。どのような業界でも、勝手なアドバイスは緊張の原因になります。怒りや憤りを助長しないためにも、不必要な意見は自分の胸にしまっておきましょう。

   • 迷惑な助言は、それが誰からのものであれ、通常は却下されることを忘れないでください。たとえそのクライアントと長期にわたって素晴らしい関係を築いていたとしても、特に頼まれない限りはアドバイスをしないこと。
4. 個人的に受け取らないこと。ほとんどの場合、退団は決して個人的な問題ではないので、クライアントの決断を真に受けてはいけない。言うは易く行うは難しですが（特に長年のクライアント）、個人的な感情と仕事環境を切り離すようにしましょう。

   • 状況を前向きに考えるようにしましょう。クライアントとの関係が悪かったのなら、そのクライアントと仕事をする必要がなくなったことに感謝する。素晴らしい経験をしたのであれば、クライアントと分かち合ったすべての勝利について振り返りましょう。

返信メールの例

1. 件名Re：(親愛なるジョン、アートワークスの代表として、昨日「さようなら」のメールを送ってくれたことに感謝します。この2年間、あなたと一緒に仕事ができたことに、言葉では言い表せないほど感謝しています。あなたの創造性とコラボレーションへの意欲は、私のチームのみんなを本当に刺激しました。あなたがいなくなるのは寂しいですが、今後のご活躍をお祈りしています。なお、あなたとの契約は2023年5月3日に終了します。この日付の前後を問わず、何かご質問がありましたら、[e-mail]、または電話[phone]）でお気軽にご連絡ください。今後ともよろしくお願いいたします。
2. 件名Re：(親愛なるベス、お別れのメールをお送りいただき、ありがとうございました。この半年間、あなたと一緒に仕事ができたことはこの上ない名誉でしたし、Glossierの誰もがあなたの従業員とのコラボレーションを楽しんでいました。あなたがお辞めになるのは残念ですが、あなたのご多幸を心よりお祈り申し上げます。この日以降も連絡を取りたい場合は、[e-mail] までお気軽にメールをお送りください。よろしくお願いいたします。
3. 件名Re：(今朝は正式な「さようなら」のメールをお送りいただき、ありがとうございました。この1年間、あなたと一緒に仕事ができたことは本当に光栄でしたし、5月に完了した「ABC」プロジェクトのことは決して忘れません。あなたが去ってしまうのは信じられないほど悲しいですが、あなたの幸せを祈っています。私たちのサービス最終日は2023年3月3日であることを心に留めておいてください。この日の前後に何か必要なことがありましたら、[e-mail] までお気軽にご連絡ください。ベスト、（あなたの名前と肩書き）

人間関係の活性化

1. 2～3ヵ月後、個人的なタッチポイントで対話を再開してください。顧客関係管理ツールを使って、再接続の機会があるかどうかを確認し、特に相手が何かに悩んでいるようであれば、そのビジネスについて質問するなど、本格的なメールを作成しましょう。そこから、あなたのサービスの利点を話したり、以前一緒に成功したことを思い出させたりすることで、彼らの問題を解決することをやさしく提案することができる。

   • その際、必ず親切心と寛大さを示すこと。かつての顧客が再びあなたと仕事ができる経済状況にない場合は、リンクや個人的な推薦など、役立つリソースを提供しましょう。
   • かつての顧客が最近、昇進や結婚などのライフイベントを経験した場合は、お祝いの言葉を述べ、有機的な形で会話を始める。そうすることで、ゆっくりとビジネスの話に移行することができます。
   • 突然メールするのであれば、"How's business? "や "Is there've anything've been struggling with this year? "と切り出すといいだろう。

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