メールでの休暇申請方法

仕事を休みたいと頼むのは気が引けるし、気まずいものだが、必要な場合も多い。雇用主に迷惑をかけないよう、計画的に休暇を申請すれば、休暇を取得しやすくなります。申請メールを書くときは、率直に、フレンドリーに、そして仕事を休みたい理由をきちんと説明しましょう。休暇を取るにせよ、個人的な用事を済ませるにせよ、欠勤が職場にどのような影響を与えるかを配慮し、礼儀正しくすれば、自信を持って休暇を申請することができます。

その1

申請のタイミング

1. 休暇申請に関する会社の方針を確認しましょう。従業員ハンドブックを確認するか、上司に職場の休暇規定を尋ねてみましょう。自分が利用可能な休暇日数、いつどのように発生するか、有給休暇を取得できるかどうかを確認する。

   • 年功序列も、休暇日数や休暇取得時期に影響する場合があります。
   • 新入社員の場合は、自分がまだ休暇を取る資格があるかどうかを確認してください。新入社員で休暇を取るのは難しいかもしれませんし、上司が乗り気でないかもしれません。
2. 都合の良い日に休みを取りましょう。進行中のプロジェクトに携わっていなかったり、締め切りが迫っていなかったりすれば、休みを取りやすくなります。会社に繁忙期がある場合は、その時期はなるべく仕事を休まないようにしましょう。

   • 繁忙期に予期せぬ緊急事態や機会で休暇が必要な場合は、その理由をきちんと説明しましょう。
   • 可能であれば、あなたが希望する日程の前後に休みを取ろうと考えている人がいないか尋ねてみましょう。勤務先が人手不足の場合、上司があなたの申請を許可するのは難しくなります。
   • 休暇の申請が認められたら、仕事を休む1週間ほど前に、同僚にあなたが不在になることを伝えましょう。
3. 少なくとも2週間前には申請しましょう。休暇を取りたい日の少なくとも2週間前までに休暇を申請しましょう。一般的に、事前に申し出ることができればできるほど、休暇を取得できる可能性が高まります。数週間前、あるいは1カ月前に上司に休暇を取る予定であることを伝えれば、職場はあなたの欠勤に備えることができます。

   • 仕事を休む予定が長引けば長引くほど、事前通告は必要です。数日休む場合は2週間前に通知すれば十分です。1週間以上休む場合は、少なくとも1カ月前には上司に知らせるようにしましょう。
4. 出発前にできる限り仕事を終わらせておく。休暇を申請している期間中にやるべき仕事や責任がある場合は、休暇前にできる限り終わらせておきましょう。あなたの欠勤が同僚に過度な負担をかけないことを保証しておくことは、非常にありがたく、上司もあなたの申請を認めやすくなります。

   • 出発前に完了できない仕事がある場合は、同僚に代わってもらうよう手配しましょう。同僚には、あなたが遂行しなければならない仕事を十分に理解してもらいましょう。あなたの助けが必要な場合に備えて、連絡先を伝えておきましょう。

パート2

メールを書く

1. メールの件名には、あなたの要望を書きましょう。メールを開かなくても、上司がすぐにあなたの要求を理解できるようにします。具体的に休暇を申請していることを明記し、件名には申請する日付を記入します。

   • 例えば、件名は次のようになります："Pat Smith Requesting Vacation Days 10/10/2020 ～ 10/25/2020" とします。
2. 友好的な挨拶で始める。上司に直接名前で挨拶し、敬称をつけましょう。余計なお世話、どうでもいいことのように思われるかもしれませんが、温かみのあるトーンになり、プロフェッショナルなメールに見えます。

   • 挨拶は豪華にする必要はありません。Hey Jane」、「Hello Dave」、「Greetings Aden」といったシンプルなものでも構いません。
   • 上司の肩書きや、宛名の書き方の好みにも気をつけましょう。あなたの職場で通常、名字を使ったコミュニケーションが行われている場合、メールで上司のファーストネームを使うと失礼にあたるかもしれません。同様に、上司が肩書きの接頭辞（医師、教授、裁判官など）を使っている場合は、それを挨拶に使うべきです。
3. 休暇の日付を記入しましょう。メールの件名に休暇を取りたい日付を書いたとしても、メールの1行目にはその日付を再度書きましょう。この情報はリクエストの形で書きましょう。

   • 例えば、こう書きます：「10月10日（水）から10月25日（木）までの休暇を申請します。
4. 休暇を取りたい理由を説明する。休みたい日付を伝えたら、すぐにその理由を述べましょう。たとえ前向きな返答が得られないと思ったとしても、休みたい理由を正直に話すべきです。休みが必要な理由について嘘をつくと、深刻な影響を受ける可能性があり、今後休みを申請するのが難しくなります。

   • 例えば、こう書くといいでしょう："家族がハワイに旅行に行くので、休みを申請します"。
   • 緊急事態や予期せぬ出来事のために休暇を申請する場合は、そのことを強調して説明しましょう。葬儀、医療問題、あるいは突然の結婚式などは、上司が直前の申請を許可しやすい予期せぬ出来事の例です。
5. 上司を安心させる。自分の欠勤が職場にどのような影響を与えるか、慎重に検討したことを雇用主に伝えましょう。代わりの人を手配する必要がある場合や、休職中に既存のプロジェクトや顧客に注意を払う必要がある場合は、これらの問題を解決する方法を詳しく説明しましょう。上司の労力や不満を減らすことができれば、あなたが休暇を取ることに納得してくれるでしょう。

   • 例えば、こう書けばいい：「私が不在の間、私の責任は私が処理します。私の顧客はチャーリーに任せてあります。また、私が不在の間に必要な事務処理もすべて済ませてあります」。
   • 留守中の連絡先を上司に伝えておくとよいでしょう。休暇中に連絡の取れる電話番号やEメールを提供できない、または提供したくない場合は、リクエストにその情報を明記する必要があります。
6. 最後は前向きに。メールの最後の行には、あなたが提示した要求が雇用主にとって問題ないかどうかを尋ねます。また、自分の名前を署名する前に、上司に感謝の言葉を述べましょう。こうすることで、挨拶で始まった友好的でプロフェッショナルなトーンが維持されます。

   • 例えば、メールの結びにはこう書きます：「いかがでしょうか？ありがとう、パット"

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Request Time Off from Work by Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。