フォーマルなメールの始め方：必要なことすべて

Eメールはその性質上、手紙ほどフォーマルではありません。しかし、よりフォーマルな文章を書く必要がある場合もあるでしょう。相手が誰なのかを考え、その状況にふさわしい挨拶を選びましょう。それがわかったら、挨拶文の書式を整え、冒頭の文章を書きましょう。

その1

相手を考える

1. どの程度フォーマルであるべきかを決めましょう。たとえ「フォーマル」なメールを書いていたとしても、そのメールがどの程度フォーマルであるかは、メールを受け取る相手によって異なります。例えば、教授に手紙を書くときと、求人に応募するときとでは、同じレベルのフォーマルさは使いません。

   • 初めて連絡を取る相手には、念のため、必要以上にフォーマルな方が良いでしょう。
   • Eメールはカジュアルなコミュニケーション手段ですが、ビジネスの場でEメールを書く場合は、正式な手紙の書式に従わなければならないことを覚えておきましょう。
2. 相手の名前を調べる。まだ知らない場合は、相手の名前を調べましょう。相手の名前を知っていることで、フォーマルなテクニックを使っていても、挨拶がより親しみやすいものになります。
3. 相手のリードに従いましょう。相手がすでにあなたにメールを送っている場合は、その挨拶スタイルを真似ても問題ありません。例えば、相手が "Hi "とあなたのファーストネームを使っていたら、同じスタイルで返信しても構いません。

パート2

挨拶文の選び方

1. "Dear "に戻る。"Dear"（相手の名前の後に続く）が古くから使われているのには理由があります。堅苦しくなくフォーマルで、頻繁に使われるため、挨拶文の中で目立たなくなることがよくあります。挨拶が不適切なために目立ってしまうのは避けたいものです。
2. 相手の名前がわからないときは、「Greetings」を使ってみよう。Greetingsは比較的フォーマルな挨拶で、特に相手の名前を知らない場合にビジネスメールで使うことができます。しかし、可能であれば常に相手の名前を確認したほうがよいでしょう。

   • 特にフォーマルなメールで、相手の名前がわからない場合は、「To Whom It May Concern」を使うこともできます。ただし、この挨拶は相手によっては不快に感じることもあります。
3. 少しフォーマルでないメールでは、"Hi "や "Hello "を考えてみましょう。Eメールは一般的に手紙よりも堅苦しくない傾向があるので、多少フォーマルなEメールでも「Hi」のような挨拶で済ませることができます。例えば、教授、特に実際に交流のある教授にメールを送る場合は、"Hi "や "Hello "で問題ないでしょう。
4. "Hey "は避けましょう。セミフォーマルなメールでは "Hi "は使えるかもしれませんが、"Hey "は使えないでしょう。スピーチでも非常にインフォーマルな挨拶なので、フォーマルなメールでは避けるべきです。例えば、上司のことをよく知っている場合でも、「Hey」は使わない方がよいでしょう。
5. 必要であれば、名前の代わりにタイトルを使いましょう。相手に手紙を書くとき、会社や組織内での肩書きしか知らないこともあります。その場合は、"拝啓 採用担当者様"、"拝啓 採用委員会様"、"拝啓 教授様 "のように、相手の名前の代わりに肩書きだけを使うこともできます。
6. よりフォーマルにしたい場合は、その人の敬称を加えます。可能であれば、相手の名前の前に "Mr."、"Mrs."、"Dr."、"Professor "をつけると、よりフォーマルな表現になります。また、ファーストネームだけでなく、ラストネームやフルネームを使うとよりフォーマルです。

パート3

メールのフォーマットと書き出し

1. 1行目に挨拶を入れます。一番上の行は、あなたが選んだ挨拶文とし、その後に相手の名前を続けます。Mr.、Mrs.、Dr.など、可能な限り相手の肩書きを使い、その後に姓と名を続けます。
2. コンマを使います。一般的に、挨拶の後にはコンマを使います。フォーマルな手紙ではコロンを使うこともできますが、メールではフォーマルすぎることがほとんどです。ほとんどの場合はカンマで十分ですが、カバーレターをEメールで書く場合はコロンを使うかもしれません。
3. 次の行に移る。挨拶文は一番上の行に書くので、書き終えたらリターンキーを押して次の行に移動します。インデントの代わりに改行を使って段落を作る場合は、挨拶文と最初の段落の間に空白行を空ける必要があります。
4. 必要であれば、冒頭で自己紹介をしましょう。初めて手紙を書く相手には、たとえその人を実際に知っていたとしても、自己紹介を書くべきです。相手にあなたが誰なのかの手がかりを与えることで、読み進めてもらうことができます。

   • 例えば、"私の名前はジェシカ・ヒルズ、XYZ社のマーケティング・ディレクターです "と書くことができます。また、あなたがその人をどのように知っているかを書くこともできます：「私の名前はロバート・スミスで、あなたのマーケティングのクラス（火曜と木曜の正午に開かれるマーケティング101）に所属しています。
   • すでに相手を知っていて、以前に手紙を書いたことがある場合は、最初の文章を挨拶として使うことができます。例えば、"Thank you for getting back to me so quickly "とか、"I hope you are doing well "とか。
5. 本題に入る。ほとんどのフォーマルなメールは、すぐに要点をまとめる必要があります。つまり、最初の文章か2番目の文章で、なぜあなたが相手に手紙を書いているのか、その理由を紹介する必要があります。目的を述べるときは、できるだけ簡潔にすることを忘れないでください。

   • 例えば、"マーケティング上の問題であなたのサポートをお願いしたくて書きました。"とか、"授業で困っていることがあるので、助けになるような追加資料を読んでいただけたらと思い、書きました。"といった具合です。

この記事は " How to Start a Formal Email： この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている "How to Start Formal Email: Everything You Need to Know " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。