ナレッジ共有メールの書き方

ナレッジシェアリングメールとは、特に職場やその他の専門的な場において、情報を共有するためにデザインされたメールのことです。ナレッジシェアリングは、あなたが同僚を気にかけていること、将来役に立つかもしれないと思って知っていることを同僚と共有したいと思っていることを示すのに最適な方法です。また、仕事上のつながりを強めることにもつながります。知識共有のメールは、できるだけ分かりやすく、消化しやすいものにしましょう。そうすることで、相手が理解し吸収しやすくなります。

ナレッジ共有メールのテンプレート

方法1

メールの作成

1. 件名には、メールの目的を簡潔かつ明確に書きましょう。受信者がメールを開いたときに、何を期待しているのかがわかるような件名を書きましょう。件名の長さは7ワード程度に抑えましょう。

   • 例えば、コーディングカンファレンスに参加した際に得た知識を共有したいのであれば、件名を次のようにします："Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020"（マイアミ・コーダーズ・カンファレンス2020からの主な収穫）。
   • 曖昧な件名や長すぎる件名のメールは、開封される可能性がかなり低くなります。1～2語程度の短い件名では、何のメールなのか効果的に伝わりません。

   ヒント：ある期間内にナレッジ共有メールを読んでもらいたい場合は、件名に日付を入れましょう。例えば、"Industry Advancements to Discuss in Meeting August 2"（8月2日のミーティングで話し合う業界の進歩）と書くといいでしょう。
2. メールの冒頭には、特定の読者に向けた挨拶を入れましょう。個人的な内容にしましょう！ナレッジ共有メールを送る相手を考え、適切なフォーマル度の挨拶を選びましょう。挨拶文は、メールを受信するすべての人を包含するものにしましょう。

   • 例えば、あなたが親しく仕事をし、よく知っているプログラマーの小さなチームにメールを送るのであれば、超カジュアルでフレンドリーな言葉でメールを始めることができます：「こんにちは、コーディングニンジャの皆さん。
   • 上層部や、個人的に面識のない人たちを含む何らかのグループにナレッジ共有のメールを送る場合は、もっとフォーマルな挨拶を選ぶかもしれません："役員会の皆様"、"マーケティングチームの皆様、おはようございます"。
   • もし1人か2人と知識を共有するのであれば、メールの挨拶文にその人たちの名前を書くことができます。
   • 迷ったときは、一般的なものを使っても構いません："皆さん、こんにちは "や "こんにちは"。
3. メールの冒頭には、簡単な背景や背景を書きましょう。挨拶文のすぐ下に、メールで何を伝えるのかを説明する短い段落を書きましょう。こうすることで、読者は件名よりも、これから読むメールの内容をより深く理解することができます。

   • 例えば、コーディング会議での学びを共有するのであれば、次のように書きます：「先週、私は幸運にも2020年版のMiami Coders Conferenceに参加することができました。この2日間のカンファレンスで、人工知能と2021年のコーディングトレンドについて学びました。この知識が、私にとってそうであるように、あなたにとっても有益で興味深いものになることを願っています。"
4. メール本文をセクションに分ける。共有したい主要なポイントをまとまったセクションに分けることで、フォローしやすく、消化しやすくなります。各セクションの冒頭には見出しをつけ、下の文章が何について書かれているのかを明確にしましょう。長いセクションを複数の短い段落に分け、情報を分割する。

   • 段落のひとつひとつに関連するポイントが含まれているようにしましょう。新しい考えを始める場合は、新しい段落から書き始める。
   • 例えば、最近参加したカンファレンスで人工知能やコーディングのトレンドについて学んだことを共有したいのであれば、次のようなメールの構成が考えられます。「人工知能業界の最新情報」というセクション見出しをつけ、そのテーマについて数段落書き、その後に「2021年のコーディングトレンド」という別のセクション見出しをつけ、さらに数段落書くのです。
   • 何が成果で、参加者が何を得て帰るのかを明確にする。主要な収穫だけに焦点を当てず、学習成果とは何かを議論しましょう。
5. メール本文の最後に、要約と行動への呼びかけを書く。サインオフの前に短い段落を書き、メールに含まれた主な情報の一部を再度説明しましょう。読者に、共有した知識から何を得てほしいかを伝え、関連するアクションアイテムがあれば、それも含めましょう。

   • 例えば「ご覧の通り、マーケティングに関連するAIには多くのエキサイティングな新展開があり、2021年には注目すべき興味深いプログラミングの新トレンドがあります。この情報を私たちの開発プロジェクトに応用し、来年にかけて私たちの製品を改善する方法を考えてほしい。"
   • アクション・アイテムの例としては、次のようなものがある：「金曜日のミーティングで、これらの情報についての考えを共有しましょう。少なくとも1点は議論できるように準備してきてください。"
6. メールの最後には、あなたの名前と肩書きに続いてサインオフを書きましょう。サインオフは簡潔で親しみやすく、聞き手にとって適切なレベルのフォーマルなものを選びましょう。最後に自分の名前と肩書きを入れることで、今読んだメールが誰からのものなのかが正確に伝わります。

   • どのようなメールにも使える、さりげないサインの例としては、次のようなものがあります：「ありがとうございます」、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」。
   • よりフォーマルな例としては「Sincerely（敬具）」、「Respectfully yours（敬具）」などです。
   • さらにカジュアルなサインオフのアイデアとして、一緒に仕事をする人や毎日顔を合わせる人へのメールに使えるようなものがあります：「また明日」、「乾杯」。
   • 社外で知識を共有する場合は、自分の名前と肩書きの後に、所属する組織の名前も書き添えましょう。

方法2

メールを読みやすくする

1. メールはできるだけ短くまとめましょう。できるだけ少ない文字数で、伝えたい情報をすべて盛り込むようにしましょう。メールが長ければ長いほど、あなたの知識を共有したい人が最後まで読んでくれる可能性は低くなります。

   • 特に複雑なトピックについて書いている場合は、外部ソースへのリンクや添付ファイルを使って、より詳細な情報を提供することもできます。そうすることで、あなたが共有しようとしていることに興味を持った人は、そのトピックをより深く掘り下げることができる。
   • ナレッジ共有メールの長さに決まりはなく、共有する情報の種類やテーマの複雑さによって大きく異なります。目安としては、自分が読みたいと思う以上の長さのメールは書かないことです。
2. 箇条書きや番号付きリストで重要な情報を強調する。本文の段落にある重要な情報は、箇条書きや番号付きリストで繰り返し強調しましょう。こうすることで、あなたが共有している知識を再確認することができ、読者がメールの要点をつかむために素早く目を通すことができます。

   • 例えば、「2021年のマーケティングトレンドトップ5」のようなタイトルのリストを作り、その下に1～5のトレンドを番号付きリストで書き出します。読者は簡単にトレンドがわかり、さらに深い情報が欲しければメールの本文を読むことができます。
3. できるだけシンプルでわかりやすい言葉を使いましょう。どうしても必要な場合を除き、大げさな言葉や専門用語を使って説明するのは避けましょう。そうすることで、おそらくあなたほどトピックに詳しくないであろう、より多くの読者が読みやすく、理解しやすいメールになります。

   • どのような言葉を使うか選ぶ際にも、読者のことを考えましょう。例えば、少人数のプログラマーに向けて書くのであれば、様々な読者に向けて書くよりも、コーディングの専門用語を多く使っても大丈夫でしょう。

   ヒント: どうしても知らない単語を使う必要がある場合は、メール本文で初めてその単語を使うときに定義を説明しましょう。
4. プロフェッショナルなトーンで書く。礼儀正しく、適切な文法と句読点を使い、慎重に言葉を選びましょう。カジュアルなトーンで書くのは避け、スラングやプロらしくない言葉は使わないようにしましょう。そうすることで、あなたが情報を共有しようとしているテーマについて、プロフェッショナルで知識豊富であることが伝わります。

   • 例えば、単語を大文字で書いたり、感嘆符を使ったりするのは控えめにしましょう。
   • また、「YO」、「WHAT'S UP」、「Y'ALL」などの俗語や言い回しは使わないようにしましょう。
5. 標準的なフォント、文字、メールフォーマットにこだわる。一部のシステムにないフォントや特殊文字は使わないようにしましょう。メールサーバーに組み込まれている標準的なシステムフォントを使い、標準的なキーボードの文字を使い、メールのデフォルトフォーマットをいじらないようにしましょう。

   • こうすることで、あなたのメールを別のコンピューターや別のメールサーバーで受信した人も、あなたがメールを書いたときとまったく同じ内容を見ることができます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている " How to Write a Knowledge Sharing Email " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。