フィードバックを求めるメールの書き方

職場や学校、あるいは執筆した原稿に対してフィードバックを求めるメールを書く必要がある場合、メッセージの言い回しや時間、構成を知っていれば、最もタイムリーで役立つ返答を得ることができます。このWikiHowでは、Eメールでフィードバックやレビューを依頼する際の、丁寧で効果的な書き方をご紹介します。また、フィードバック依頼メールのサンプルもいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてください！

方法1

職場でフィードバックを求める

1. あなたの仕事についてコメントするのに最もふさわしい人に宛名を書きましょう。多くの場合、直属の上司になります。いずれにせよ、まずはその上司、あるいはもっと年上の同僚や同僚から始めるべきです。彼らにはあなたを助け、必要なフィードバックを与えてくれる経験があるはずです。
2. メールでは礼儀正しく。メールについては、職場の規範に従うべきです。フィードバックを求めるには謙虚さが必要ですが、上司やマネージャーに自分の仕事について何も知らないと思われるような謙虚さは禁物です。そうすることで、上司にあなたがただ座ってフィードバックを待っているのではないことを伝えることができます。また、以下のヒントも覚えておきましょう。

   • 明日のプレゼン資料を作成していたところ、フォーマットでつまずきました。プレゼン資料を添付しました。書式について何かご提案はありますか？ご協力ありがとうございました。
   • メールでお礼を言うのを忘れずに。
3. フィードバックの依頼には、その旨を明記しましょう。こうすることで、仕事に役立ちそうもない大雑把なフィードバックを避けることができます。必要な場合を除き、イエスかノーかの質問は避けましょう。その代わりに、プロジェクトの具体的な部分に焦点を当てましょう。上司や同僚に、あなたの仕事について考えられるすべての質問を一度にぶつけないようにしましょう。

   • 例えば、「イーストマンのファイルをどう進めていいかわからなくて。クライアントからメールの返信がなく、優先順位の高い仕事なので、どうしたらいいか、あなたにメールするのが一番だと思いました。
   • レビューやレポートの形でより一般的なフィードバックを求めている場合は、具体的にリクエストしてください。礼儀正しく、できるだけ具体的に書くと効果的です。例えば、あなたの効率性や創造性についてのレポートを求めることができます。あなたの部下からのフィードバックを求める場合は、匿名アンケートを実施する必要があるかもしれません。
   専門家のヒント

   職場コーチ

   アリソン・ガリード（Alyson Garrido）は、国際コーチ連盟認定のプロフェッショナル・サーティファイド・コーチ（PCC）、ファシリテーター、スピーカーである。強みに基づいたアプローチで、クライアントの就職活動やキャリアアップをサポート。 キャリアの方向性、面接準備、給与交渉、人事考課などのコーチングに加え、カスタマイズされたコミュニケーション戦略やリーダーシップ戦略も提供。ニュージーランドのシステミック・コーチ・アカデミーの創立パートナー。

   
   職場コーチ

   一般的なフィードバックを求めるときは、KISS法を試してみてください。KISSモデルは、適切で実行可能なフィードバックをもらうための素晴らしい方法です。何を残すべきか？何を改善すべきですか？何を始めるべきか？そして、何をやめるべきか？"
4. 相手が返事をしたら、送信する。フィードバックで、多くの改善が必要であると指摘された場合や、自分の仕事が水準に達していないと指摘された場合は、それをどのように修正するかについての簡単な文章を必ず添えましょう。すぐに返信する前に、感情を整理する時間を設けましょう。

   • 長くても1～2日以内に返信するようにしましょう。

方法2

学校でフィードバックを求める

1. 自分の名前を名乗る。特に大学教授であれば、あなたの先生には何百人もの生徒がいるかもしれません。自分の名前（姓名）、クラス、セクションを明記する必要があります。あなたがまだ高校生なら、これはあなたの時間帯や時間枠を意味するかもしれません。こうすることで、あなたが誰であるかを把握させることで先生の時間を無駄にせず、必要なフィードバックにより多くの時間を割くことができます。
2. それを守ってください。初めて先生にメールするとき、生徒がこのことに悩むことがあります。"Hi Dr. Smith "や "Dear Ms. Turner "と言ってください。もし先生からメールをもらったのであれば、先生ほど堅苦しくならないようにしましょう。プロフェッショナルなトーンを保ちましょう。代わりに、"Hey, do ya think of my paper?と言う代わりに、「課題がよくわかりません。論文についていくつか具体的な質問がありました」と言う。
3. 簡潔に。質問の文脈がその質問に必要でない限り、質問の文脈をすべて説明する心配はありません。例えば、延長の可能性についてフィードバックを求めている場合、教師は文脈を必要とするかもしれません。しかし、単に課題についての質問をしようとしているのであれば、犬のせいで遅刻してしまったことや、なぜ今メールをしているのか（課題時間に非常に近い場合を除く）など、目の前の課題とは無関係かもしれない話はしないようにしましょう。
4. 試験や提出日の前夜までフィードバックを求めないようにしましょう。先生は期限間近にフィードバックをくれる可能性が低いだけでなく、あなたがフィードバックを求めるのをギリギリまで待ったことに苛立つ可能性が高いです。どうしてもぎりぎりに質問を送らなければならない場合は、簡潔に、具体的に、申し訳なさそうに書きましょう。そうすることで、先生もメールを時間内に見ていれば、返事をしやすくなります。
5. 先生が要求したファイル形式を使いましょう。多くの場合、先生はシラバスに課題やEメールで受け付けるファイル形式を明記しています。例えば、先生が.docファイルを指定した場合、.pdfや.pagesファイルは送らないようにしましょう。わからない場合は、.rtfや.pdfファイルを送るか、単に質問してください。
6. すでに提出した論文や試験のフィードバックを求める。単に教授にメールを送り、礼儀正しくする必要があります。教授にオフィスアワーがあれば、そこを訪ねてもいいし、アポイントを取ってもいい。親愛なるスミス教授、試験の結果が思ったほど良くありませんでした。次回の試験でもっと良い結果を出せるよう、ミスを直すのを手伝っていただけませんか？教授は通常、このような依頼に好意的に応じてくれるはずです。

方法3

原稿のフィードバックを求める

1. まず知り合いにメールする。丁寧なフィードバックが欲しい場合は、知り合い、できれば友人や同僚にお願いするのが一番です。知っている人にメールでフィードバックを求めるときは、いつもと同じようにメールするようにしましょう。普段は電話をしているのであれば、そのようにしてください。相手が「イエス」と言ってくれそうな場合（あなたが原稿を読んだことがある人、あるいはあなたの原稿を読んでくれると言ってくれた人）以外は、最初のメールで原稿を送らないこと。

   • 相手が友人か同僚かによって、簡単な説明や、「」を含めるとよい。
2. 専門家にメールする本当に専門家のアドバイスが必要な場合は、あなたが知っている専門家にメールを送り、あなたのプロジェクトとフィードバックが必要な理由を説明しましょう。押しつけがましくなく、むしろ親切に配慮してくれたことに感謝し、"フィードバックをくれる時間がなくても理解します "と言う。もし時間がなく、専門的な知識がない場合は、誰か助けてくれる人を知らないか尋ねてみるのもいいでしょう。
3. コールドメールで原稿を送らないこと。特にお金を払うと言わない限り、返事をもらえない可能性が高い。相手が有名な作家であれば、そのようなメールを大量に受け取っているため、返信してくれる可能性は低い。それよりもまず、友人や同僚、教授などに尋ねてみよう。彼らはあなたを助けられる可能性が高いし、助けたいと思う可能性も高い。
4. フィードバックに何を求めるかを具体的に伝えましょう。肯定的なフィードバックだけが欲しいのであれば、そう伝えましょう。詳細なフィードバックなのか、ローカルなフィードバックなのか、グローバルなフィードバックなのか、美的なフィードバックが欲しいのか、文法的なフィードバックが欲しいのか、構造的なフィードバックが欲しいのかを伝えましょう。これは、あなたが読者に何を求めているかを知ってもらうのに大いに役立ちます。

   • 肯定的なフィードバックは、非建設的である必要はない。もし彼らが、なぜ気に入ったのかを説明してくれれば、自分の原稿について多くを学ぶことができる。
   • 否定的な感想をもらったら、返事をする時間を与えましょう。もし相手があなたの友人であれば、彼らは助けたいと思っているだけでしょう。相手が教授であれば、どんなに腹が立とうが動揺しようが、そのような返事をすべきではありません。その代わり、助けてくれたことに感謝し、次に進もう。時間が経てば、フィードバックの伝え方が悪かったとしても、そのフィードバックが役に立ったと気づくかもしれません。
5. 読み手に返事をする時間を与えましょう。小説の原稿について詳細なフィードバックを求めた場合、1日や1週間以内のフィードバックを期待してはいけません。その長さの原稿を編集するには時間がかかります。締め切りがある場合は、その旨を読者に伝えましょう。また、ある期日までに校正を終えてもらえるかどうか聞いてみるのもいいでしょう。彼らには彼ら自身の生活や義務があることを忘れないでください。
6. 協力に感謝しましょう。友人であれば、チョコレートの箱のようなプレゼントを贈るのもよいでしょう。教授であれば、彼らの仕事と時間に感謝していることを伝えるために、お礼のメールを書くとよいでしょう。お礼を忘れると、読者は利用された、あるいは感謝されていないと感じ、将来あなたを助けてくれなくなるかもしれません。

方法4

顧客にフィードバックを求める

1. あまり多くの質問をしないこと。顧客は、そこら中にあるほとんどすべてのビジネスからのアンケートに圧倒されています。もし顧客がメールを読んだ瞬間に自動的に削除してしまうようにしたいのであれば、大量の質問で埋め尽くしましょう。顧客の興味を引きたいのであれば、1つか2つの質問で終わらせましょう。
2. 質問するイエス／ノーの質問ではなく、より詳しい答えを引き出す質問をしましょう。"当店を友人に薦めますか？"と聞く代わりに、"当店を友人にどのように説明しますか？"と聞く。このような質問では、単純な「はい／いいえ」の質問よりも多くの情報を得ることができます。
3. 顧客には、すぐに返信することを伝えましょう。こうすることで、顧客は自分の意見がただ巨大な受信箱に送られるのではなく、読まれるかもしれないし、考慮されないかもしれないと感じるようになる。また、返信があるとわかっていれば、より率直なフィードバックが得られるでしょう。

   • 返信するときは、率直かつプロフェッショナルに。今日のバイラル・インターネット文化では、プロ意識と誠意以外のものをもって返信すれば、企業の評判を一瞬で台無しにしかねません。
4. フラッシュなど、読み込みに時間がかかる機能は使わないこと。顧客が遅い回線を使っている場合、読み込みに失敗しているのがわかると、すぐにメールを削除してしまうでしょう。フィードバックは相手よりもあなたにとって重要であることが多いことを覚えておいてください。
5. デザイン性の高いフォントとフォーマットを使用する。メールの見た目はすっきりさせたいものです。粗雑なグラフィックやコミックサンフォントのメールは、顧客の印象に残りにくいでしょう。フォントに迷ったらTimes New RomanやArialなどの標準的なフォントを使い、余分なグラフィックは最小限に抑えましょう。
6. デバイスフレンドリーなメールにしましょう。複数カラムのデザインよりも、1カラムのフォーマットの方が柔軟性があります。また、フォントが小さすぎないように注意しましょう。ノートパソコン、携帯電話、タブレット端末で有利に見えるようにしましょう。携帯電話でメールをチェックする人が非常に多いため、メールのフォーマットもそれに合わせたものにする必要があります。

メール作成ヘルプ

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 フィードバックを求めるメールの書き方 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。