フォーマルなEメールの書き方

先生や上司、取引先、政府機関など、フォーマルが必要な相手にEメールを書くのは大変な作業に思えるかもしれません。でも心配はいりません。正しい書式を学び、参考になるサンプルを見れば、すぐにフォーマルなメールを送れるようになります。このWikiHowでは、完璧なスタイル、トーン、書式で、明確かつ明瞭なフォーマルメールを書く方法をご紹介します。

方法1

メールのフォーマット

1. プロフェッショナルなメールアドレスを使いましょう。メールアドレスは、ユーザー名やニックネームではなく、本名のバリエーションを使うのが理想的です。できれば、ピリオド、ハイフン、アンダースコアなどを使って、余計な数字や文字を使わない名前だけのメールアドレスを確保しましょう。

   • 例えば、[e-mail] はプロらしくないと思われます。しかし、[e-mail] は適切です。
2. プロフェッショナルな.NETアドレスにこだわる現在、ほとんどのメールサービスでは、さまざまなフォントやテキストスタイルを使って書くことができます。しかし、フォーマルなEメールでは、Times New RomanやArialのような保守的なフォントを使いましょう。Comic SansやOld Englishのような装飾的なフォントは避けましょう。さらに

   • 12ポイントなど、読みやすいフォントサイズでメールを書きましょう。
   • イタリック体、ハイライト、多色フォントなどの特殊なスタイルは、メールの内容や目的によって正当な理由がない限り避けましょう。
   • 大文字は使わない。受信者に向かって叫んでいるように見えます。
3. 件名は短く正確に。件名には、ほんの数文字で何を書いているのかがわかるようなキーワードを使いましょう。これにより、件名がなかったり、漠然としすぎていたり、メールが重要でないことを示唆していたりするために、読者があなたのメールを見落とさないようにすることができます。

   • 簡単な質問"、"ご連絡"、"重要な件についてのメール "などの件名は、漠然としすぎていたり、当たり前すぎて役に立ちません。
   • 一方、"Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for March 12th" は圧倒的に長く、いくつかのトピックにまたがっている。
   • しかし、"Meeting RE: damaged escalator on March 12th" は短く、要点を押さえている。受信者に1つの主要なトピックと特定の日付を知らせることができます。

方法2

メッセージを書く

1. 正しい敬語を使う。正式なメールの冒頭には必ず敬語を使いましょう。相手の名前がわかっている場合は、その名前で呼びましょう。相手の肩書き（Mr.、Mrs.、Ms.、Dr.など）と名字を入れ、コンマかコロンを続けます。敬称の前に "Dear... "をつけてもよい。

   • 相手の名前がわからない場合は、"Dear Sir/Madam"、"Dear Sir or Madam"、"To whom it may concern "のような敬語を使います。
   • Hello"、"Hey"、"Hi "などのくだけた敬語は使わないこと。
2. 必要であれば）最初の段落で自己紹介をする。新規の顧客、採用担当者、政府関係者など、すでに関係のない人に手紙を書く場合は、自分が誰で、なぜ手紙を書くのかを伝えましょう。これはメールの最初の1～2文に書きます。

   • 例えば、潜在的な雇用主に手紙を書く場合、次のように言うかもしれません：「アール・リバーズと申します。CareerXYZ.comに掲載されている管理アシスタントのポジションに応募したくご連絡いたしました。" といった具合です。
3. 最も重要な情報に優先順位をつける自己紹介と大まかな志望動機が済んだら、次はメールの本文です。最も重要な内容を一番上に持ってきます。こうすることで、相手の時間を尊重し、メールの目的を明確にすることができます。

   • 例えば、政府関係者にメールを送る場合は、次のように書き始めます：「私の名前はアーリーン・リバーズです。私はウェストチェスター郡職員のウェブサイトからあなたのメールアドレスを入手しました。2009年12月31日に受けた交通違反の取り締まりに異議を申し立てます。"
4. 本題に入りましょう。正式なEメールであれば、丁寧である限り、直接的であっても構いません。回りくどい言い方をすれば、読み手を失い、あなたが相手に何を求めているのかがわかりにくくなるだけです。

   • 例えば、教授に手紙を書くときは、「ダーレーン・フランクレです：「ダーリーン・フランクライヒです。私をご存知ですか？CHEM221は今一番好きなクラスです。講義の構成がとても気に入っています。講義がとても整理されているのが好きです。テストといえば、次の試験について考えていました」。
   • というような書き方のほうが、ずっとわかりやすい：「ダーレーン・フランクライヒです。 私はCHEM221のクラスの学生で、試験時間が重なる可能性があることについて書いています。
5. 簡潔に書きましょう。メールの長さに決まりはありません。しかし、メールの長さは1画面（ラップトップまたはデスクトップサイズ）程度にするのが良いでしょう。

   • メールが比較的長い場合は、短い段落に分けましょう。各段落の間には、インデントの代わりに改行を入れましょう。
6. フォーマルな言葉を使う。フォーマルなメールはプロフェッショナルな場面で使われるため、良い印象を与えたいものです。完全な文章と丁寧な言い回しを使いましょう。以下のようなことは避けましょう：

   • スラング
   • 不要な短縮形
   • 顔文字や絵文字
   • 冒涜的な表現
   • ジョーク
7. 適切な結びの言葉を使いましょう。敬語と同様、フォーマルなメールでは様々な結びの表現があります。自分のフルネームと役職、または署名（ある場合）を必ずつけましょう。例としては、以下のようなものがあります：

   • 敬具」、「敬具
   • "敬具"
   • 敬具
   • 「ベスト
   • "あなたの生徒"

方法3

送信の準備

1. 必要な添付ファイルを含める。添付ファイルが必要な場合は、必ずメール本文に記載し、添付ファイルが含まれていることを受信者に知らせましょう。添付ファイルの数やファイルサイズはなるべく少なくし、一般的なファイル形式や互換性のあるファイル形式を使用するようにしましょう。

   • 例えば、"I am attaching a copy of my resume and portfolio, in ." のようなメモを入れましょう。
   • そして、"送信 "を押す前に添付ファイルを必ず含めることを忘れないでください。
2. メッセージの内容を校正し、.メールサービスのスペルチェックや文法チェックに頼るだけではいけません。メールを声に出して読んだり、誰かに校正を依頼したりすることで、誤字や間違い、不明瞭な言い回しを見つけることができます。
3. Eメールに機密情報が含まれていないことを確認してください。メールは安全な通信システムではないことを常に念頭に置いてください。メールサーバーがハッキングされる可能性があること、または受信者が意図的または無意識に、あなたが漏らしたくない情報を共有する可能性があることを忘れないでください。

   • パスワードや口座番号、機密情報などをメールに記載するのは避けましょう。

サンプルメール

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている「 How to Write a Formal Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。